1. 背景
個人事務管理系統的概念和適用范圍
1. 什么是個人事務管理系統
用于管理個人待辦事務的系統
有一套工具的支撐
對不同的待辦事務用統一的方式進行處理，分類和完成
本文介紹的系統主要適合以下幾種人群
每天有較復雜(>10項)待辦事務的白領
有需要跟進事項的管理人員
對時間管理有興趣的大學生
項目管理人員
2. 個人事務管理系統不是什么
個人事務管理系統不是指的電腦軟件，手機app
個人事務管理系統不是萬能藥，它只能輔助用戶進行處理和分類，并不能替代用戶自動完成
個人事務管理系統不是普適的，下列人群并不合適本文介紹的方法
高中及高中以下的學生
大量重復勞動的工作者
目前時間極度緊張，無法騰出空余時間進行思考的人群
研究創新型工作
不需要事務管理系統的情況
當日常事務并不多，且關系并不復雜時，并不需要借助事務管理系統的幫助就能完全掌控，此時不需要事務管理系統。當建立和維護時間管理系統時，請注意以下幾個方面：
事務管理系統的建立需要大量的時間和多次的反復
事務管理系統的維護需要花費大量精力
建立事務管理系統的目的并不是為了減輕工作的強度，而是讓自身能夠理清事務的脈絡，決定優先級和完成次序
綜上所述，下列人群并不建議按照本文嘗試建立個人事務管理系統：
高中及高中以下的學生
建立事務管理系統需要花費大量的時間和精力
大部分情況下，學生并不能夠根據自己的意愿掌控事務的安排，而是需要跟從課堂的安排
大量重復勞動的工作者
事務管理并不適合大量重復的工作，如生產線操作工。
目前時間極度緊張，無法騰出空余時間進行思考的人群
建立及完善事務管理系統需要大量的時間和精力，如果沒有足夠的精力，很容易半途而廢
研究創新型工作
擁有大量不易分解的任務
項目分解路徑不清晰
無個人事務管理系統時遇到的問題
使用便條
便條容易丟失
不易辨別事情的輕重緩急
檢索不易
使用頭腦記住
容易忘記事情
容易精神緊張
使用日程表的事務管理系統
優點
不會忘記事情
容易看出截止時間
缺點
所有事項都有截止時間導致精神壓力大，容易導致破罐破摔
有依賴關系的項目需要同時調整截止時間，較為繁瑣
待辦事項按照截止日期排列，而不是項目排列。容易導致項目錯失事項，無法及時發現
使用任務清單的事務管理方法
優點
所有事項都會記錄
缺點
無法決定行動的次序
有截止日期的行動被淹沒在所有行動中
2. 如何一步步建立適合自己的事務管理系統
難點在哪里?
很多人都希望能夠快速的建立自己的事務管理系統并投入使用，卻常常遭遇失敗。經常會遇到QQ群里的朋友抱怨說不知道如何使用模版，或者是某類任務該如何歸類。歸根到底，是由于太心急，反而忽略了事務管理最關鍵的一個方面：對自身的適應性
文學家說：“一千個人眼里有一千個哈姆雷特”。同樣，不同的人適合的系統也不盡相同。希望有一個終極解決方案能夠一次性解決所有人的問題是不切實際的，也是不負責任的。
通過多年的經驗，總結了一下在建立自己系統的時候需要注意的幾點：
從空白開始建立系統，別人的系統/模版只能作為參考，而不能作為自己的框架直接套用
系統的建立要由粗到細。一開始只把大件的事情放進去，不需要一開始就進行任務分解。在對系統掌握不熟練的時候，沒有必要進行細致的分解，過早地進行分解反而會把自己陷入到細節之中，造成整個系統失控，從而放棄系統
慢慢過渡，接受失敗。一開始可以把系統建立在任務清單上，從實際使用的過程中慢慢感覺到任務清單的不便之處，從而一步步改進系統。如果在某一個階段覺得系統使用已經成熟，可以應付當前的需要，則沒有必要繼續改進系統。要始終記住，事務管理系統對于整個事務處理的過程是屬于附加勞動，在可以滿足要求的前提下，盡量減少事務處理的環節
事務處理系統的建立是一個非常耗費精力與時間的事情，在建立系統的過程中，會經常的反復，甚至于不停的放棄已經建立的系統。這個是非常正常的事情，請不要自責。
GTD介紹
經過多代的發展，目前常用的事務管理系統意境日趨成熟，本文介紹的是一個名為Getting things done的系統，由David Allen提出。具體的理論不在贅述，可以參考系列圖書
《搞定I》
《搞定II》
《搞定III》
本文作者只閱讀了第一本，其他兩本請讀者自行判斷是否需要閱讀。
GTD明確的把事務的處理分為了五個階段 ：
收集階段
任務拆解
任務分配
任務執行
回顧流程
具體流程可以參見下圖
為了更清楚的演示這個系統的運作，接下來將對每一條做一個解釋。
1. 任務收集階段
主要目的：收集現有的任務。
按照GTD的要求，此處需要收集所有的任務，包括頭腦中的想法都當作任務進行收集。實際上，如果完全按照GTD的要求，很容易在這一步造成任務過多，對后面的步驟產生很大的壓力。并且由于系統初建立，還有很多不完善的地方，如果按照GTD的要求，完成收集步驟后大腦完全不進行記憶工作，很容易因為細節的問題造成整個系統崩潰，對自己失去信心
初學者建議：收集工作任務。把暫時毫無頭緒的事情記錄下來，不要貪多，5-10件即可，重點在于慢慢進行摸索，而不要苛求一次性把體系完整建立
2. & 3. 任務拆解和任務分配階段
主要目的：把收集的任務拆解成可完成的步驟。
實際使用中有以下幾個地方非常容易遇到問題：
其實這個問題不需要太糾結，GTD概念里的項目和平時所說的項目有相似之處，但更多的傾向于一種松散的行動的集合，并不像傳統意義上的項目那么重型。比如說將和朋友出去吃飯作為一個項目，“上大眾點評查飯館”和“打電話約朋友”就是項目下的兩個行動
經常會有人對這個感到疑惑，認為很難分清楚參考資料和需要回顧的資料的區別，對于這種情況，我的建議是不要進行區分。在回顧的時候一起過一遍就好。
有人會覺得我們這一步是在分解任務，應該注重在已有任務的分解，而不是創建新任務，其實這個是一個誤區。很多時候我們應該根據自己的經驗和判斷，在這個步驟中會產生一些新的任務，重新加入到收集階段中去。例如：
– 委派個別人的任務需要提供清楚的期望，甚至范例。需要確定完成時間和跟蹤時間
– 需要在特定時間的行動有可能需要給與會人員發送會議邀請，提供會議日程單
– 對于需要細化的事務，要建立一個項目
不知道這一步是否應該會產生新的項目
對于無法立即執行的事務
一個行動是否屬于某個項目？
若某件事務可以執行
若某件事務暫時無法執行
如果短時間內自己可以執行完畢，立即執行
委派給他人執行
安排在特定時間行動，放入日程單
無特定時間要求，放入待辦事項清單
是否屬于某個項目
判斷是否需要定期進行回顧
是否屬于參考資料，預備查閱
這個是GTD的核心步驟，經常會有人卡在這一步上不知道該怎么進行。最常見的問題是拆解的粒度要有多細。經常看見群里或論壇上有人為這個爭執的不可開交。從我的角度來說，分解的粒度到自己確認能夠完成就可以了。這個粒度因人而異，不必強求每個人都一樣。
在這一步完成之后，所有的任務應該被分為以下幾種情況：
初學者建議：細化任務時做到看過去知道如何完成就好了，不要無限制的細化。對于無法確定屬于哪一類的行動，可以放入待辦事項清單，在執行任務時再進行一次思考
4. 任務執行階段
主要目的：按照分配完的任務清單執行任務
這個其實是整個系統最重要的步驟，也是最容易被人忽視的步驟。經常有朋友在前面花了很大力氣把任務分配完成，就認為任務已經完成了。可以看到在我的系統里，其實在任務分解和分配階段就已經把需要動腦子的部分基本搞定，剩下的就是按照任務清單一項項完成，更加傾向于體力活了。
初學者建議：一定要重視這個步驟，不然前面的都白做了。任務分解和分配不代表任務完成，請千萬記住這一點。
5. 回顧流程
主要目的：回顧流程的主要目的有兩個，在系統的初期，需要著眼于系統的運行狀況，檢查系統是否按照自己預想的進行運轉，至于系統內每個行動和項目的狀況可以不必太在意，這個階段推薦使用GTD chucklist進行檢查。當系統平穩運轉一段時間之后，可以不再僅僅聚焦于系統的運行，而是去深入的看每一個項目的執行情況。
小結
本文主要粗略介紹了一下我所使用的事務管理系統。其實每個系統的終極目標就是不用系統的情況下也能讓所有事情運轉良好。請記住，所有的事務管理系統都是附加在事務之外的，充其量能幫助人們理清問題，而不是解決問題。由于行文倉促，有些地方或有未盡思考之處，請大家指正。
