組織活動最先要確定的是什么叻？當(dāng)然是靈魂人物的時間啦。
然后，下面是幾點干貨~~
1.廣發(fā)英雄帖，找到你的組委會~
俗話說巧婦難為無米之炊。我們都是一只普通的上班族，精力、能力、資源都有限，所以必須廣發(fā)英雄帖，找到自己的合作伙伴，組建此次活動的組委會~三個臭皮匠頂個諸葛亮嘛~~更何況，有好多女諸葛亮!
那我是怎么找的呢？首先得知道都有些什么活兒吧？所以我就大概拉了個組織分工，如下。
一、活動前期
1.1活動召集，確定參與人數(shù)及規(guī)模
1.2活動流程設(shè)計與組織
1.3海報設(shè)計
1.4活動相關(guān)物資準(zhǔn)備
1.5場地踏勘
二、活動當(dāng)天
2.1簽到表制作及后期整理
2.2全程文字記錄
2.3影像記錄
2.4現(xiàn)場物資準(zhǔn)備及簽到
2.5活動計時
2.6收費及可能涉及的多退少補
三、活動結(jié)束后
3.1后期視頻剪輯和制作
3.2感想收集與整理
分工有了，上哪兒找合適的人呢？
這個問題問得好，合作伙伴真的無比重要！靠譜的合作伙伴，簡直是無價之寶！
好消息是，上次組織了一場12人的聚會，我們12只已經(jīng)心有靈犀一點通，有默契得很啦~
然后我先從這12只里面找啦~結(jié)果大家都好給力，能參加活動的小伙伴都根據(jù)自己的喜好和特長，秒秒鐘就把活兒領(lǐng)走了，好開心！
當(dāng)然，我們?nèi)藬?shù)有限，有幾個活暫時空下來，然后我就在聚會的群里吆喝啊張羅的，就又有靠譜的小伙伴主動請纓了呢~~更開心！
比如，通知發(fā)出來沒兩天，F(xiàn)an就主動提出要給我們免費場地啦！
（這里插一句，場地是非常關(guān)鍵的因素，現(xiàn)場踏勘很很重要，一方面是確定活動人數(shù)上限，一方面是合理安排現(xiàn)場位置。如果是咖啡廳茶館之類的場地，要提前跟老板充分溝通，確認包場費、人均最低消費之類的，避免變卦。同時還要確認現(xiàn)場家具、電腦、音響設(shè)備等的擺放，所以，感謝無比靠譜實在低調(diào)的場主Fan！）
再比如，Nikki人在美國，肯定無法來參加聚會，但是我看過她公號，知道她人美歌甜還會剪輯，所以就厚顏無恥地跟她私聊拉她入伙了，啦啦啦！
然后我就建了個組委會的小群，把大家都拉了進來，方便頭腦風(fēng)暴，群策群力！
敲下小黑板：
（1）詳細而明確的分工/
（2）相對熟絡(luò)的合作伙伴/
（3）相對厚的臉皮/
（4）建立組委會小群/
（5）活動場地很重要！
朕覺得，有了這幫小伙伴，天下垂拱而治也！
都有誰呀？來看看唄
一、活動前期
1.1活動召集，確定參與人數(shù)及規(guī)模：張張、莫莫
1.2活動流程設(shè)計與組織：小迎、紫蘇、張張、莫莫
1.3海報設(shè)計、現(xiàn)場視頻創(chuàng)作： Monkey
1.4活動相關(guān)物資準(zhǔn)備：張張、Fan、莫莫
1.5場地踏勘：Fan、張張、筱愛、莫莫
二、活動當(dāng)天
2.1簽到表制作及后期整理：張張、筱愛
2.2全程文字記錄：小迎、紫蘇
2.3影像記錄：二丫頭、sunny（照相）、筱愛（錄像）
2.4現(xiàn)場物資準(zhǔn)備及簽到：Fan、張張、微塵、筱愛、玲玲
2.5活動計時：微塵
2.6收費及可能涉及的多退少補：莫莫
2.7烘焙師：Serena及老公
2.8現(xiàn)場機動：田小茶
2.9現(xiàn)場茶水：愚木
三、活動結(jié)束后
3.1后期視頻剪輯和制作：nikki
3.2感想收集與整理：小迎、紫蘇
請叫我們：女子天團！（是的...都是女生，哈哈哈）
2.建立微信群，制作海報、邀請函~
人員確定了，接下來就得干活兒啦！
這會就是組委會的各位大顯神通的時候了...
于是我們有了精美的海報和邀請函，上面附了一個只有7天有效期的二維碼（為什么只有7天？因為微信的群就只有7天啊），想?yún)⒓踊顒拥娜丝梢話叽a入群。
張張和我負責(zé)在群里張羅大家，每天各種艾特~希望你們沒有被我們騷擾到，哈哈哈。
后來，由于報名人數(shù)過多，我們設(shè)置了報名截止日期，不然無法保證活動質(zhì)量，得不償失呢~所以，在截止日期后報名被我拒絕的朋友，對不起啊~~下回我提前私信你們~
五顆星重點：微信群運營很重要！
微信群真是個好東東~（給我廣告費嗎馬哥）
首先，要求入群以“接龍：序號+姓名+職業(yè)+自我介紹+想來聚會的原因”的方式報名，這樣一是便于統(tǒng)計人數(shù)；二是從來參加聚會的原因中，可以歸納總結(jié)出大家的關(guān)注點，從而確定本次聚會主題；三是便于大家在文字上先熟絡(luò)起來，我們本是同頻者，溫?zé)岬奈淖肿屛覀冃牡木嚯x更加貼近，而且，等見面的時候會有“哇你就是那個說#￥%@的誰誰誰啊”，新時代的網(wǎng)友見面不都這樣的么~~
其次，預(yù)先活絡(luò)氛圍。因為活動當(dāng)天參與人數(shù)很多，現(xiàn)場時間有限，我預(yù)先在群里搞了幾個小活動，活躍群氛圍，拉近距離，比如猜猜群里哪兩個是couple、猜到有獎啊，提前梳理出各自的共同愛好啊之類的（發(fā)現(xiàn)了一群頭馬人！），還沒見面呢就聊得熱火朝天~~（這樣破冰可以省幾分鐘，不是嗎，哈哈哈）
第三，依據(jù)自我介紹來確定聚會主題和活動流程。我在看每個人的自我介紹時，明顯感覺到大家對于職場的困惑和焦慮，感受到了大家想敞開心扉、尋找同頻者溝通、聽從專業(yè)人士指導(dǎo)的心情，并因此跟組委會的小伙伴們商量，將聚會主題定為“修煉內(nèi)功心法，化解職場困擾”，將“職場成長故事會”“你問我答，Lily準(zhǔn)備放大招”兩個環(huán)節(jié)作為本次活動的關(guān)鍵。
第四，設(shè)計調(diào)查問卷，進一步發(fā)掘大家內(nèi)心的想法和對活動的期待。其實這個應(yīng)該在活動流程設(shè)置前發(fā)放給大家，誰叫我們沒經(jīng)驗?zāi)貇~
在微信群與大家交流活動流程時，有少數(shù)朋友表示不愿意分享故事，只想簡單自我介紹。為了更好的把控時間，我設(shè)計了個調(diào)查問卷，準(zhǔn)備分享時區(qū)分對待。時間倉促，直接用的公號自帶功能，看不到是誰投的票...也無法備注特殊需求...
后來朋友推薦應(yīng)該采用“問卷星”APP，功能確實強大多了（快，給我廣告費！）
第五，組織者一定要經(jīng)常在腦中把整個流程過一過，看看有沒有落下的環(huán)節(jié)或物資~~我就是這樣想起了很多...很多...很多....
第六，組織者要定期同組委會的各位溝通細節(jié)。我才不會告訴你我和monkey就是這樣越搞越大，互相壓迫，最后弄出來那個感天動地的視頻呢~哇哈哈~
來來來，敲小黑板了：
（1）充分利用群公告/
（2）熟悉每個參加人員情況/
（3）用好調(diào)查問卷/
（4）合理設(shè)置活動主題和環(huán)節(jié)/
（5）組織者腦中常有流程/
（6）定期與組委會溝通
再甩一張我們的流程圖~
3.活動細節(jié)要把控，留有機動人員~
第一，依據(jù)活動流程，合理劃分各環(huán)節(jié)時間，并且嚴格把控住。
比如，活動正式是2點開始，但由于有簽到、留名環(huán)節(jié)，我們通知大家1點45到場（即便這樣，也還是有少部分朋友遲到了，不怪你們，天兒太熱...）
再比如，職場故事分享會環(huán)節(jié)，之前調(diào)查問卷有朋友說不分享故事，所以設(shè)計的是1分鐘自我介紹。但是，到了會場，發(fā)現(xiàn)每個人都想講自己的故事！報名說自己不愿意分享的，聽到別人的分享，也被帶動起來，想要分享。所以這會時間的把控就非常重要了。幸好我們有專門而又嚴格的專職Timer微塵，耶。
第二，現(xiàn)場物資準(zhǔn)備要齊全。
幸好我們有場主Fan，真的是靠譜又貼心，所有我想到?jīng)]想到的，她都想到了！包括但不限于現(xiàn)場投影儀、幕布、電腦、音箱、現(xiàn)場注意事項、wifi密碼等，還專門配備了好幾款話筒（因為擔(dān)心不能使用），連話筒電池都備好了，比心。
比如，我們的后勤部長張張，自己親自采購就算了，當(dāng)天還帶著老公當(dāng)司機，4歲兒子來跑腿，好多人都說愛上了你！買的小番茄~
還有一點，我們現(xiàn)場有全程錄像，之前上海聚會反饋的經(jīng)驗是，電池很容易用光！于是我們帶了5個充電寶，這回電是管夠了，但是，我們沒想到，內(nèi)存卡不夠用了！所以后來又用手機錄了一段....
第三，預(yù)留機動人員。
活動現(xiàn)場有很多意料之外的情況，這會機動人員就要上場了，比如幫我們開關(guān)空調(diào)，給大家指指路、帶瓶藿香正氣水什么的（其實現(xiàn)場還有主動請纓為大家服務(wù)的，比如默默為我們倒水的愚木)
第四，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)寫到流程里。
大合影是每次聚會都應(yīng)該有的吧？我也覺得理所當(dāng)然是這樣的，但上次聚會沒寫在流程里，所以結(jié)尾時候就華麗麗的忘掉了...這回差點又忘了，還好有筱愛提醒！
所以，來之不易的合影啊~
第五，默契的合作伙伴太重要了！
比如，我和張張一個嘴型，她就知道我要數(shù)據(jù)線，一個眼神，就知道甜品上了快來吃啊！！！哈哈哈再比心~
這段兒沒有小黑板了，看粗體字就行~~咩哈哈
4.本次查漏補缺~
百密終有一疏啊！
此次有一大bug在于我忘了設(shè)定主持人（思路都還停留在上次10人左右的活動了，覺得組織者稍微串下詞就可以）...好在我臉皮夠厚，對流程也夠熟悉，最后結(jié)果還算喜人，但畢竟業(yè)余了點，下回請專業(yè)的朋友自告奮勇啊~
還有一個小bug，為了核準(zhǔn)現(xiàn)場出席人數(shù)，組委會決定在“互動吧”APP再報一次名，并提前收取9.9元物資費（買水果啥的~）但是，我在通知的時候忘了告訴大家用微信名稱報名，所以出現(xiàn)了很多名字對不上的情況...最后我不得不花了幾個小時把將近50人的資料反復(fù)核實、和對不上的朋友一一短信聯(lián)系求證...
好處是對大家的了解又多了好幾分！！
然后，記得提前用專業(yè)問卷調(diào)查軟件做調(diào)查哦~~
還有，下回錄像，除了充電寶以外，還要記得多備內(nèi)存卡！
那什么，在哪里跌倒就在哪里爬起來！希望能充分吸取經(jīng)驗，下次活動組織得更精彩！
5.對于組織者而言最最重要的一點~
當(dāng)你決定擔(dān)當(dāng)活動組織者時，其實最艱難的一步就已經(jīng)邁過了！
剩下的事，只要用心去做便好，你會聚集龍珠、召喚神龍，全世界 都會為你讓路，所有資源都會向你匯集，so just follow your heart！
