工作筆記這樣記,不怕老板突擊提問

學會記筆記的重要性

提起記筆記,很多人會覺得,記筆記是讀書時候的事了,現在工作了還有必要記筆記嗎?事實上,工作時候面對的信息量的冗雜程度要比學生時代大的多。畢竟,學生時代的筆記是經過老師整理之后的內容,而工作時,面對各方提供的信息都需要自己完成整理和提煉,才能清楚地知道要解決的問題,從而指導進一步的行動。

舉一個典型的使用場景,一個10人會議上,各方就一件事情的處理協商,各自部門都有各自的立場,討論的時候七嘴八舌,有的提議剛拎出來就被否決,也有一些提議被不斷地修改;偶爾,老板會說,這件事情缺什么材料,需要事后準備下。那么,你是否能夠在會議最后的5分鐘之內清楚明白地列出需要跟進的事項清單呢?回看你的筆記,是學生時代的板書,密密麻麻找不到具體的邏輯;還是清楚明細,低頭就能整理出會議的關鍵信息和待辦事項呢?

這篇文章希望能夠幫助你做到后者。

記錄思考而不是記錄文字

“記筆記”這個說法有時候會帶來誤解,是把討論的事情原封記下來,越完整越好嗎?回答這個問題,要去思考,記筆記的目的是什么?

回溯和再現當然是目的之一,但是顯然不是唯一的目的。簡單地復述在會議中ABC各自講了什么,去還原1個小時的會議內容并不能幫助我們節約多少時間。會議的產出是找到解決問題的方法并將相關任務明確負責人,筆記則是能幫助我們迅速地找到結論的工具。

優秀的工作筆記能夠幫助我們理清思路,快速區分什么是想要的、什么是不想要的,進而提升我們的框架性思考和信息整理能力。記筆記的過程是腦子飛快運轉的過程,不是被動地記錄過程,畢竟,我們的工作不是速記員啊。

記錄思考的益處

有效的工作筆記能夠提升我們的思考能力:

  • 提升記憶力

記憶量變大,學習東西不容易忘記;通過筆記法完成了對知識的再整理,并能夠按照自己的理解。

  • 增強邏輯思維能力

思考問題、理解問題和尋找解決方法的邏輯思維能力。

  • 增強解決問題的能力

對復雜的問題能夠化繁為簡,由面到點,找出合適的解決方法。

  • 增強演講能力

邏輯清楚的筆記可以直接作為演講的輔助材料。

記筆記的基本原則

首先,是選擇一個好用的筆記本;個人推薦大開本,B6不錯,A4就更好了。大開本的筆記本能夠減少由于頁面限制帶來的精力消耗;筆記本實在太小,考慮橫向使用筆記本。

其次,用統一的格式模板記錄筆記并預留出信息整理的空間。用劃分好區塊的格式來整理筆記,而不是花花綠綠的顏色標識,畢竟,畫一兩條線所占用的時間比起拿起另外一個顏色要節省多了。

方格線.jpeg

再次,記錄時通過小標題和段落縮進等方式分清楚層次。

箭頭.jpeg

用三分法記錄思考

現在,你已經知道優秀的筆記能夠幫助我們理清思路,記筆記的過程不是簡單的記錄,更多的是記錄思考的過程和初步結果。

你已經拿到一個大開本的筆記準備好按照統一的格式模板去記錄筆記,那用什么樣的方式去記錄才能將自己的思路表達的一清二楚呢?以下分享的幾個筆記法僅供參考,其實具體模塊怎么劃分是完全靠自己的興趣來做的,相關模塊完整了,長什么樣就隨心所欲啦。

網絡上去搜索筆記法,會看到一個常見的筆記法推薦,比如康奈爾筆記法,強調NOTE\QUEUE\SUMMARY;

香奈兒.jpeg

又如麥肯錫的空(認清事實)、雨(對事實的解釋)、傘(行動方案);

麥肯錫.jpeg

或者埃森哲的Point Sheet,講述題目、重點和行動。

BCG.jpeg

過多的體系反而讓人有點摸不著頭腦,這里分享一個萬變不離其宗的筆記方法:三分法。其實,名頭再多,不都是三個部分加一個注意嘛。

三分法.jpeg

記錄筆記的步驟

  • 劃出標題區域

按照“一頁一標題”的原則清楚地標識這頁筆記記錄的主題,可以是你預先知道的;也可以是事后總結得出的。

  • 記錄事實和討論

表述事實的語句可能來自于多個人,也往往非常的散亂;在記錄的時候有效地分清楚層理,記錄關鍵事實。

  • 理清關鍵發現

在記錄事實的過程中發現邏輯和思路,把可能產生的結論或者疑問羅列在一個固定的區域。推薦用相應的符號區分結論、疑問;我會在結論前面畫一個圓圈,表示該句是根據事實推導出的結論;用問號表示需要進一步澄清的地方;感嘆號表示需要注意的點。

  • 定義行動和方案

這里就是記錄待辦事項區了,記錄的時候搞清楚需要誰在什么時間完成什么樣的事情,方便事后的記錄和追蹤。

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