導讀: 最近讀了兩篇關于知識管理的文章，分別是《金杜律師事務所知識管理系統建設》和天同律師事務所的《律所知識管理難題的破解與創新》。

這兩篇文章都是從大的方面上來談知識管理這個問題，一個機構如果能夠做好企業的知識管理，不僅可以“讓員工感覺不是一個人在戰斗”，更是打造百年老店的基石。但是，從《金杜律師事務所知識管理系統建設》這篇文章中，也可以看出在一個機構中普及知識管理是一件多么困難的事。

結合實際情況分析，從一個機構來說，想要做好機構管理是非常難的事情，即使大家都知道如果做成功的話，將會是一件非常好的事。做不好的理由很多，比如：觀念問題（人人都想做只獲取、不付出的“伸手黨”），部門利益問題（自己部門的知識經驗為什么要分享給競爭部門），以及投入壓力（設計和落實一套知識管理系統，從人力、物力上都需要巨大的投入）。

所以說，機構和公司層面的知識管理非常不好做，也不是普通職員所關注的問題，因此我在這里討論的不是大面上的知識管理，而是國際工程項目經理的個人知識管理。

正文

對個人而言，公司層面的知識管理做不好，并不等于個人的知識管理做不好；公司層面的知識管理你可以不關注，但個人的知識管理你不能不關注。因為做好個人的知識管理對于自我成長是大有作用的，所以，每個項目經理都應該有自己的知識管理方式。

關于項目經理個人的知識管理，隨著工作年限的增加，工作涉及領域拓展，自己約莫是在一年前首先意識到了知識管理這個概念的存在，其次也是在摸索著如何創立自己的知識管理方式。

1、為什么要做個人的知識管理？

一個項目涉及到方方面面非常之多，商務上，從合同的簽訂，到現場的做賬；資金上，從內外收付款進度管理，到最后的項目清算；貨物上，從最基礎的貨物采購，到最后的現場二次倒運；文件上，從簽署會議紀要，到項目上大量的公函往來；質量上，從出廠試驗的質量把控，到最終的現場安裝調試。

項目的廣度如此之大，卻又如此細枝末節，面對海量的信息流，再加上，身為項目經理更需要進行適當的人事來往，難免會有力不從心的感覺。

所以如果能夠做好知識管理，將曾經經歷的案例，碰到的情況，進行統一整理，分類吸收消化。對個人而言，一是可以增加個人的知識和經驗積累，二是將來可以大幅提升個人的工作效率。

2、個人知識管理是什么？

所謂個人知識管理，可以理解為是將個人擁有及獲取的各種資料信息變成有價值的知識，并分類保存起來，在工作需要時，自己能夠準確快速地找到并使用相關知識。

我們另外需要明確的是：進行知識管理本身不是工作之目的，不是為知識管理而做知識管理，知識管理的根本目的就是便于做好業務。

根據經驗，個人知識管理通常應該包括以下內容：明確的知識需求類別，人的精力是有限的，如果你把自己有限的精力投入到無限的事業之中，結果可想而知；明確有效的信息獲取方法，這個時代是一個知識、信息泛濫的時代，同時又是一個有效信息無比匱乏的時代，有效的渠道是獲得有參考價值信息的前提條件；消化信息并轉化為有用的知識，一柜子的書僅僅只是裝飾罷了，一肚子的書才是你的資本。

3、知識分類是管理的前提

每份工作都有他的具體要求，作為職場人士，我們首先要從范圍上對工作內容進行一個定義，之后再尋求對專業知識和技能進行縱深發展。因為文不對題，在這兒，我們就不對后者進行贅述了。

工作范圍的明確就需要我們加強對工作內容的認識，你要明確自己的工作職責是什么，就像一套工程合同一樣，他會有非常明確地供貨范圍。當然，還是如同一套合同，里面總是會有些是是而非的東西，抓大放小是必然的，最核心的東西永遠都只有拿20%。就法律這個類別舉例來說，我個人的分類包括合同、協議、和案例三大類，再對協議往細了說，再分成保密協議、合作協議、代理協議、聯合體協議等等。

對做好知識分類，我覺得網上的兩句話說的很好：“一是，從宏觀上你應該對自己希望構建的知識體系有個整體認知和把握，你知道某一個知識應該放入哪一個地方；二是知識分類也不是憑空想象的事情，可以根據關聯性原則進行處理，相關或相近的知識都可以作為一個類別。”

4、收集資料是一個基礎性工作

既然是知識管理，前提必然是要有“知識”，有知識才有管理，否則何來知識管理。知識管理的一個基礎性工作就是收集資料。

關于收集資料，從時間、空間的角度來說哦，配合現在的智能化設備，只要是有心人，完全是是不受時間、地點限制的，隨時隨地都可以進行。下面簡述三個重要的信息收集渠道。

第一個渠道是工作，一周七天，五天在工作，工作雖然也會有各繁瑣的事物，但是工作中的才是第一手的資料和信息，也是最真實的，未經過任何修飾和過濾的資料，我們首先需要在工作中做好積累。

第二個渠道是網絡信息，信息社會大部分的資訊都會通過網絡迅速地進行傳播，在信息良莠不齊的大環境下，我們就需要特別留個心眼，不要對任何信息都照單全收。但是我們更需要記住的是，沙子里面藏著金子，總是在等等有能力和有心人去發現。

5、知識管理的重要步驟就是要消化知識

隨著網絡和檢索工具的發達，現在各種資料都容易在互聯網上找到，如果你是一個有心人，收集資料本身并不是特別難的事情。但我要說的是，收集資料僅是一個基礎性工作，并不是個人知識管理的核心。個人知識管理的核心，是要對信息資料進行消化，只有經過消化并且轉化自己理解掌握的知識，這樣才能形成有效的知識。

很多人往往不重視知識消化工作，比如在微信上天天轉發各種文章資料，看似收集的資料很多，但真正去看、去研究吸收的可能并不多。這有點像猴子掰玉米，資料再多也沒用。我的做法是，在微信上看到不錯的文章，如果我來不及消化的話，我基本上都會將其列入收藏夾，等到周末或空閑的時候進行閱讀消化，對于有價值的內容，我會將其存入我電腦中的數據庫，放入某個具體專題之下。

6、兩款好用的軟件

上文洋洋灑灑說了這么多，可以看出來知識管理既是一件注重細節，非常瑣碎，同時又是一件需要耗費精力，認真消化吸收的工作。

所謂“工欲善其事必先利其器”，為了壓縮重復性的、整理性的工作，將更多地精力投入到成果產出環節，我們非常有必要引入合適的軟件，用以提高我們的工作效率。

第一個軟件是，total commander，非常經典的軟件，雙屏資源管理器，對于文件的分類、整理有著非常好的幫助，如果能夠熟練掌握快捷鍵，那簡直就是開掛了。

第二個軟件是，印象筆記，信息本地化，專題化的重要軟件。現代生活中信息的主要來源是網絡，但是網絡距離本地還是有一定的距離，印象筆記可以說是一款將網絡信息進行本地化的軟件，讓信息落地。再通過本地的專題化，對問題進行專題化突破。

最后一個是Everything，對于windows系統自帶檢索的體驗想必大家都已經體會過了那是有多么的糟糕的，而everything的出現，則完美的解決了這個問題，本軟件的搜索結果非常準確，且速度非常快，一秒都不到就可以搜索出結果。堪稱辦公室白領必備的神器級軟件。

7、備份，不可或缺的一環

現在的電子文檔雖然很方便，但也是非常脆弱的，隨時都有丟失毀損的危險。一旦發生無法修補的毀損，對于知識管理人而言不啻于是一場災難。

作為知識管理的一個重要環節，時間頻率上，個人認為每月一次的備份是非常必要的，可以是硬盤備份，也可以是云備份。為了保險起見，我建議大家不止用一種方式備份，因為備份本身也有損壞的風險，多一種備份方式，安全就多一份保障。