手賬丨看TA教你如何用手帳做好任務的分配和跟蹤

「文| 大頭,微信公眾號:ILOVEGTD」

手賬,讓時光看得見!

手賬不應該只是好看的代名詞,它可以用來記錄時光,做好人生管理的好伙伴!如何用手賬做好任務計劃的分配和跟蹤,本篇是大頭的一則經驗分享干貨貼。

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最近一個月以來,我做了手賬主題學習和實踐分享活動,逐步搭建以手賬為工具的時間管理乃至人生管理體系。

我對手賬的理解是更好幫你做好個人管理,通過手寫傳統方式上升到儀式感層面, 將情懷和實用性作為主要目的。不是大家以往所見到的膠帶、貼紙、畫畫那種費錢費時的不實用模式。

今天和大家分享一篇,我是如何用手賬做好任務計劃的分配和跟蹤?

我的手賬本子由兩個組成,一本是可以方便隨時攜帶記錄的本子,用作GTD體系,另外一本是A5點陣定頁本,用做計劃和習慣養成體系。


↑ 大頭的兩個手賬本

手賬符號系統

用手賬做好任務計劃的分配和跟蹤,首先應該要明確定義一套任務完成情況的符號涵義圖,哪些符號是表示任務已經完成的,哪些符號是表示任務不需要再做的,哪些符號是表示重要任務的,哪些符號是表示任務轉移分配到特定情境下的……按照自己約定速成的習慣,可以自定義出一套手賬符號系統。


↑大頭手賬符號系統

GTD手賬體系

我用單獨的本子用于GTD體系,因為GTD講究隨時收集記錄的習慣,所以本子尺寸要小,方便隨身攜帶,內頁格式倒不用過多講究。

GTD作為大事小事掌控感的工作丨生活管理系統,它的全稱是Getting Things Done,具體介紹該理論書籍是《搞定》系列三本書。GTD的核心理念是清空大腦、必須記錄要做的事,然后整理安排并使自己一一去執行。

五個核心原則是:收集、處理、組織、檢查、行動。


↑GTD流程圖

收集到收件箱的任務,按照工作流程,它的清單可以分為項目清單、下一步行動清單、等待清單、將來也許清單、ASAP清單和日程安排清單。

根據自己多年的GTD實踐經驗,在官方定義的基礎上我做了稍許調整,它們的定義分別如下:

項目清單:正在處理的重要優先級項目,時間范圍可以關注在本周;

下一步行動清單:待完成的零碎瑣事,可以采取批量處理原則;

等待清單:委派或授權他人完成的任務,需要跟蹤進度;

將來也許清單:未來可能要做的事情;

ASAP清單:盡快完成的事項,時間范圍可以定為下周;

日程安排清單:特定時間段需完成的任務。


↑大頭的GTD手賬索引目錄

以日程安排清單為例講解,根據目錄索引頁碼翻到第154面,里面顯示有些任務已經完成,有些已經刪除,有些已經轉移分配到其他地方。


↑大頭日程安排清單

比如【B1P12】表示該任務已經分配到另外一個本子的第12面日計劃中去執行,這樣兩個手賬本子通過數字代碼建立起任務分配和跟蹤機制。


↑大頭日計劃手賬

周計劃手賬

每周日我習慣抽出一些時間來制定下周計劃,包括下周已經確定時間要做的事宜和要推進的重要項目,事情盡量讓人生六大平衡輪都有所涉及:健康、工作、素質、家庭、社交和愛好,用六種不同的顏色區分表示。

下周已經確定時間要做的事宜,從GTD手賬本的日程安排清單中篩選,包括重要事情或零碎瑣事。而要推進的重要項目根據實際情況可以從項目清單、ASAP清單或將來也許清單中選擇。


↑大頭周計劃手賬

以上是我目前用手賬做任務分配跟蹤的實操經驗,執行下來運行順暢,關于我用手賬做個人管理的更多經驗干貨分享,點擊原文閱讀或識別二維碼,加入大頭飯團來交流學習提問,加入飯團后覺得內容不錯分享給好友加入后還能幫你賺錢哦!


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