注：卡爾紐波特是一名MIT博士后，作者，“ 學習技巧（Study Hacks）網站”的創始人，網絡最受歡迎學生咨詢博客博主。
我最近做了一個簡單的實驗： 我記錄了最近發出的50封郵件的時間戳。 可以從這些時間戳看到我一周內（10月22日（周四）—10月29日（周四））收發郵件的情況。
我的興趣在于統計出自己一天中的哪些時間花在了郵件這檔事上。 下面是我的發現：
如上圖所示，這一周里，我在6-7點間只發了1封，7點后則為0。 這個很好解釋：我每天都差不多5點半的樣子就結束了當天的工作。這意味著5:30之后，斷網， 關機， 無待辦事項。 每當我結束一天的工作，就該是時候放松了。
我必須強調，我不是某些生活懶散的企業家，公司已經上軌道，所以就躺在加勒比海的阿魯巴島的吊床上監督監督就完事。 我有一份正常的工作（我是一名博士后），有很多事情要做。
例如，在剛過去的那個夏天，我取得了麻省理工學院（MIT）計算機科學博士學位。 在寫作博士論文的同時，我完成了自己第三本書的手稿。這份手稿在我博士論文答辯結束一個月后交到蘭登書屋（Random House）出版社并將于2010年夏季出版發行。在過去的一年里，我還很用心經營著自己的博客——學習技巧（Study Hacks），創造了5萬的月獨立訪問量，與此同時，我還成功發表了超過半打同行評議過的學術論文。
換言之： 我可不是懶鬼。 除了極少的例外，所有這些事情我都是在工作日的8:30到5:30之間進行的。（我每天的鍛煉時間、1小時的遛狗時間也都是安排在這個時間段內的。 我真的很喜歡每天5：30之后的自由時間，完全的自由啊。）
我稱這個方法為固定時間表效率法（ fixed-scheduled productivity）,，我從2008年年初開始便一直在使用并向大家推薦這個方法。它的理念很簡單：
制定一份你認為最理想的工作時間表，然后再通過實際工作情況來調整，讓這張表真的適合你——使用這個方法的時候你得冷酷一些，接什么責任要懂的選擇，該拒絕別人的時候不能客氣，不要別人讓做什么就做什么，沒多大用處的任務要擺脫掉。
這個方法將會在你的控制力、壓力水平、完成的重要工作的數量上產生深遠而有益的影響。
不過它的理念并不是什么新的東西。提姆?菲利斯（Tim Ferriss）的一本很有名的書《每周工作4小時（The 4-Hour Workweek）》里就建議采用嚴格的時間限制。他認為我們所做的很多工作的效率是很低的，而且其重要性也是令人質疑的。（他運用了帕金森定律（Parkinson’s Law）來支撐“更多的時間并不一定帶來更多的成效”的觀點，并廣受歡迎，當然，如果你還心存疑慮，可以看看《揭露真實的帕金森定律（Debunking Parkinson's Law）》。）他說，相反，如果我們能辨別出什么是最重要的任務，并受到嚴格的時限約束，那么我們會吃驚地發現，實際完成所需的時間是很少的。
在本文中，我想告訴你們一些成功運用這種方法的真人真事——事業依舊成功，生活品質卻得以徹底改善。
案例一：吉姆?柯林斯的白板
吉姆?柯林斯的商業權威指導著作《從優秀到卓越（Good to Great ）》和《基業長青（Built to Last.）》銷售額已破700萬，他則將這些書的成功歸功于他的研究原則。
自去年五月柯林斯接受紐約時報的訪問后，他便帶領著12名本科生組成的幾支研究團隊開始了資料的搜集工作，現在（2009.11.19）搜集工作仍在繼續。 而他的一本書要從最初的提出假設到最后形成歷經千錘百煉的思想，平均耗時約5年，需經費約50萬美元。當從調研階段邁入“修道士”狀態般的寫作階段后，他狀態最好時一天也最多能完成一頁的內容。
換句話說，柯林斯是一個非常有毅力而且刻苦工作的人。 你可能會由此認為他和一般見到的在殘酷的商業世界里拼命打拼、睡覺也不關機的工作狂一樣。
但是，他沒有。
他位于科羅拉多的辦公地點的會議室里放了一塊白板，白板上潦草地寫著一個簡單的公式：
?創新 53%
? 教學 28%
?其它 19%
柯林斯在很多年前就定下了一個“宏偉的目標”，他人生中50%的工作時間要用于創新性的工作——思考、調研和寫作——30%的用于教學，剩下20%用來完成其它所有事。 白板上的百分比正是他日常時間分配的大體狀況。 （他用秒表計時，用電子表格來控制進度。）就使用固定時間表效率法來說，柯林斯的例子就很典型。
擁有與他同一級別成就的作家則很容易陷入過量工作的泥沼中： 熬夜更新推特（美式微博）、雇傭工作人員、精心設計網頁、開發系列產品、不放過任何演說機會。 但柯林斯逃出了此種命運。
舉例來說，盡管柯林斯一次演講的薪酬就超6萬美元，但他每年演講的次數不足18場，所得收入的三分之一都無償捐獻給了非營利組織。 他從不到各地去推銷自己的書。 他的網頁設計得也很普通。他嚴格控制自己的生活開支，避免過度依賴收入（過去的14年里，他和妻子一直生活在加利佛尼亞的一棟小平房里）。他只顧了很少的員工，喜歡需要時再招募些志愿者。
時代周刊形容他道，“柯林斯先生……非常善于說‘不’。” （他曾為《今日美國》寫了一篇文章：《最好的新年決心是？一份‘不做’清單”（Best New Years Resolution? A ‘Stop-Doing’ list.）》）
他固定時間表的生活方式源自一個簡單的理念"讓工作持久而與眾不同”，而其真正得以實現還是得益于他“愿意……用對‘做什么’的相同程度的專注來對待‘不做什么’”的這種態度。
柯林斯不是唯一從固定時間表效率法中受益的……
案例二：伊麗莎白的轉變
當伊麗莎白?格蕾絲?桑德斯（Elizabeth GraceSaunders）開始她的第一份事業——職業文案服務時，她的工作時間表簡直就是“危害甚深”。
“我會先出去會了朋友再回郵件，”她告訴我，“然后熬夜到凌晨2點來完成手頭的項目。”
終于有一天，她崩潰了。“我不是秘書，”她說，“我的任務不是搞定所有攤在我面前的事。”
桑德斯改用了一個一周工作40小時的時間表。這個新的時間表帶來了兩個直接的影響。
第一，她發現自己開始只專注于最重要的事了。
舉個例子，由于計劃用于業務發展的時間只有幾個鐘頭，她不能再找借口去做些浪費時間的事，像是曾讓她熬夜的徒勞無益的網站微調和查看沒實際用處的郵件。 從而，她可以把心放在那些能產生成效的核心事務上，比如進行電話銷售或新產品的研發。 舊的時間表里的內容確實更多，但同時也更瑣碎，反而在這種約束下產生的專注帶來了更多的成效。
第二，她發現她可以讓她的客戶學會如何適應她的工作習慣。
“我會在24小時（而非24分鐘）內回復您的郵件，在開始一個新項目之前需要事先通知我，如果近期內我的時間安排已滿我會說‘不’，我可能提前將接下來一個月的會議安排都定下來了。”
桑德斯說，“對怎樣以及何時對要求作出反應的選擇會產生極大的影響。”
桑德斯的朋友和客戶都對她放棄文案工作，變身為一名“時間管理教練”的事情印象深刻。她現在的工作是幫助其她職業女性取得同樣的成效。（其中最有名的服務是“重塑時間表（Schedule Makeover）”。）
下面是典型的“桑德斯的一天”：
? 6點起床，8:30坐到電腦前。
? 在工作日，她的頭1-2個小時是用來做她稱為“常規處理”的工作，包括核對日程、查看郵件、為這一天接下來的時間做一個詳細的計劃。 桑德斯認為正是早上的這項“慣例”讓她不用再浪費時間思考工作怎么開始，并將她從整天都在查看郵件的“強迫癥”中解放出來。
? 她會進行一個小時左右的電話銷售。 對于私營企業來說，這算是最痛苦的事情。 但是通過將其嚴格固定在時間表上，可以避免她將這件事推到一邊。
? 這一天接下來的時間里，她將按照早上制定的計劃走： 通常是一些客戶要求的任務和至少一項業務拓展工作。
?下午5：30結束工作。
絕大多數的企業家都會工作到5:30以后（并聲稱這是完全不可避免的），不過，桑德斯雖然沒有像他們這般，她的事業依舊蒸蒸日上。原因很清楚：她的固定時間表迫使她只從事那些能有成效的工作（電話銷售、客戶任務、主要業務拓展），并避免將時間花在那些沒實際用處、只是為“忙”而忙的事情上（像是動不動就會去調整網頁、強迫癥似的反復查看郵件、對一些小的業務發展機會窮追不舍）。
桑德斯并不是我遇到的唯一一個驚訝于這個發現——做得少反而有助于
提高營收——的年輕企業家。
案例三：嬰兒效應
下面這個故事來自我的好友邁克爾?西蒙斯（Michael Simmons）。
他自己創業——極限創業教育公司（ Extreme Entrepreneurship Education Corporation），他的公司在他畢業后的那幾年迅速擴張。那段時間我恰好在看《每周工作4小時》，我開始研究西蒙斯減少工作時間的可能性。我認為，那是他自己的公司，那么為什么不利用這個優勢給自己創造更贊的生活呢。
我們就此討論過，當時我曾告訴西蒙斯他應該減少花在郵件和社交網絡上的時間。
“我沒得選擇，”他解釋道， “每一次聯系都可能給我一個重要的合作伙伴或者一份寶貴的訂單。”
但之后，他的女兒哈莉（Halle）出生了，他和妻子（公司創始人之一）開始輪流照顧女兒，早上是他，下午是妻子。 晚上則是家庭時間。所以，他的工作時間從每天10-12個小時縮減到3-5個小時。
哈莉的存在迫使他做出改變，他之前還口口聲聲說不可能，現在他也開始嚴格控制自己的時間表， 他之前也認為自己的事業會受到影響，事實證明，也沒有。
“孩子的存在讓做‘應做的事’變成做‘必做的事’，”西蒙斯向我解釋道，“過去，我總是推遲做出關鍵決策或者因不愿跨出自己的舒適區而說‘不’。現在，我才是真的沒得選擇，我必須有所抉擇，因為我的時間已經被砍掉了一半。”
“自一年前我們女兒出生到現在，我們的公司擴展了不止一倍。”
固定時間表的作用
柯林斯、桑德斯和西蒙斯有一個相同的發現。 當給時間表加上嚴格的時限，刪減掉不必要的工作，同事和客戶也重新適應了何時該對你有所期待后，他們發現了固定時間表所產生的兩個令人驚奇的作用。
第一，所謂必要的事情——無論是電話銷售或者還是專注于為創作一本新書而進行的核心研究工作——恰是那些真正重要的事；而不必要的事情——無論是動不動就郵件郵件的，還是像患了強迫癥般總在調整博客的模板——比許多人以為的還要更無關痛癢。
第二，與不穩定的時間表相比，他們反而因專注于必要的事情（而非所有的事）而受到更多的關注。這些“佯謬”的事實——正如柯林斯的書最暢銷，桑德斯和西蒙斯的公司發展飛速——說明你也可以收獲更多成效。
固定時間表的生活方式
固定時間表效率法的步驟很簡單明了：
選擇一個你認為能達到最理想的勞逸平衡狀態的工作時間表。
盡一切努力去避免破壞時間表的安排。
聽上去非常簡單吧， 但，當然不簡單。 要滿足第2條可不是件容易的事。 如果你還放不下現在的項目、責任或者工作習慣，那么你很有可能遠遠達不到這個理想時間表的要求。
當你開始想要通過固定時間表來提高效率時，有一個簡單的事實你必須面對：要堅持住這個理想時間表需要更大刀闊斧的行動。舉個例子，你也許不得不：
? 給待辦事項數目來個大瘦身。
? 痛下決心把那些缺乏效率的習慣從你每日的時間表中刪除掉。
? 為了換取大量的自由時間，冒著一不小心惹惱他人或讓他們失望的風險。
? 停止拖延。
理論上來說，這都是些硬指標，而且非常難達成。 但是當你專注于一個特定的目標——“我拒絕在工作日工作到5：30以后！”——你會很驚奇地發現上面的要求變得沒那么難了。
下面讓我們再多看一個例子……
案例研究： 我的時間表
現在有一個不錯的案例可供研究——我研究生時期的時間表。
為了在更短的時限內完成工作，我不得不格外謹慎地運用一天的時間。那時我身邊有太多失眠患者，他們總是一副睡眼惺忪的樣子，這讓我意識到陷入一種凌晨3點睡到中午起的生活模式（這就是聲名狼藉的“MIT生物鐘”）是一件多么容易的事。
下面我將與大家分享我為了嚴格按照固定時間表行事而慣常采用的一些技巧：
? 我近乎冷酷地只以結果說話。作為一名研究生，我們的最終目標是什么？ 從事能夠回答重要問題的優秀研究。其它的事情在這個階段真的不重要 （Nothing else really matters）。 但我的一些同齡人對這一形而上學的問題的答案是： “用長時間的工作證明你屬于這里。” 就像這些自己未來的決策者們在將來翻出他們的時空卡片，宣稱他們非常有效率的完成了該做的事。胡說！我當時想做的事情就是在一年內寫出幾篇好論文，而任何會妨礙我達成這個目標的事情我都會持懷疑態度認真審視。這種結果導向特質讓我更能夠阻止中途出現的各種雜事擠進我的時間表。
? 我特別清楚自己何時能出成果，而成果也并不總能來得那么快。如果有人把別的什么事丟給我，我會很誠實地評估然后告知什么時候這件事才會排到我的待辦事項第一位。然后我們會就這個日期進行溝通。等到點做這事了我再開始。如果——這個如果很重要——你確實告知了別人這個確定的日期，就可以避免讓他們在未來很長一段時間里都在期待成果、期待成果、期待成果。 當你在堅持一種不成熟的、“只在臨近最終期限的時候才開始”的態度的時候，長的交付周期也可以幫助你繞過這成堆的事情（這些事情會毀了你的固定時間表）。
? 拒絕。如果我的安排太滿，無法按時完成這個新項目，我會拒絕。
? 終止、退出。如果一個項目已經失控并開始占用過多的時間讓我無法完成時間表上的其它事項，或者偏離我對結果導向的要求： 我會終止這個項目。 如果又出現一些明顯更重要的事，而這些事又與我計劃中的其它事沖突，我會放棄其中較不重要的。 告訴你個秘密： 其實沒人真會在意你做了什么小調整，或者你放棄了什么。 最終，結果才是別人評價你的依據。 如果某件事正阻礙著你在你的領域里取得重要的成果，那你就必須問問自己為什么還要繼續這件事。
? 我不在服務區。我常呆在學校圖書館的旮旯里或窩在自己公寓的角落里工作。 我每天只會收發兩三次郵件，晚上和周末都不會再碰郵箱，因此人們不得不等上一段時間才能收到我回復。要找到我通常不是件容易的事，如果有人在周五晚上給我發來一封需要在周六早上前處理的緊急郵件，他們就會失望了。 但最終，他們都會適應我的工作習慣。 同樣重要的是，我可不是故意作怪。 我從未為我的郵箱設置過那些虛偽的自動回復。 我只是做自己，然后人們會習慣真正的我。
? 分批處理、形成習慣。任何的常規工作都會慢慢變成一種習慣——習慣就是我們總在那一天的那時候做的那件事。 舉個例子，我總是在午餐后寫我的博客，記下早上發生的第一件事。當我上課的時候，我會回想我為完成各科作業是如何分配這周的時間的。為你的常規工作制定時間表的時候按照自己的習慣走，這會讓處理非常規工作也變得更輕松。同時還可以防止各種瑣事毀了整個計劃。
? 早早開始。有時，要真的很早。 我無法接受在處理重要事情時候還有所拖延。 我不愛拖。如果為了確保計劃按需進行，我得提前2-3周開始做某些事情的話，我就會這樣做。
? 我不要求許可。我覺得你認為按自己喜好定下時間表后自己就會自動按它行事是絕對錯誤的。不過，你可以爭取這就是最寶貴的獎勵。而成效就是金錢，你必須付出代價才能獲得。只要我能確保完成別人花錢交給我的主要任務，那么按照我自己的方式去驚醒會讓我更舒服。如果我無法產生好的成效，那么人們就有權要求更多地介入。
結論
你可以填寫任意的時限，只要你覺得它可以提高你工作的效率。 你手中總有些事在忙，無論是郵件、瀏覽重要網站、還是處理待辦事項清單，等你到戴維?艾倫的年紀這份清單都可以趕上《圣經》的長度了。 但盡管如此，總有那么個時候，你不得不停下腳步說：我知道我有做不完的工作，現在我必須先接受這個事實。如果不，那么你會被這份工作耍得團團轉。它會使你陷入令人疲憊、毫無效率的時間安排里，讓你感到更多壓力并且無法取得更多進展。
按你自己的意愿制定時間表。 然后讓其他所有事都順應你的需求。 靈活一點。 有效率點。如果你無法讓事情順應你的需求：是時候換個工作了。但最終，不要妥協。
