郵‘仁’有余-郵件收發(fā)禮儀，主持人：馮耀瑩
第二次班級(jí)周四分享會(huì)2017.12.07 PM20:00-20:30
大家晚上好。我是熊建權(quán)，今晚分享的主題是《郵仁有余-電子郵件收發(fā)禮儀》，從兩個(gè)部分來(lái)講：①電子郵件的結(jié)構(gòu)，②轉(zhuǎn)發(fā)和回復(fù)郵件。仁就是仁愛(ài)，愛(ài)護(hù)，體現(xiàn)到現(xiàn)實(shí)生活中就是給人方便。職場(chǎng)人士都會(huì)發(fā)郵件，大家是否知道發(fā)郵件也彰顯禮儀，怎樣發(fā)郵件不失禮？
第一部分：電子郵件的結(jié)構(gòu)。它由五個(gè)部分組成：主題、稱(chēng)呼、正文、語(yǔ)言、簽名。
1.主題。郵件的主題要做到開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，客隨主便。山就是主題，客就是附件。主題要求簡(jiǎn)短，附件的容量不要超過(guò)5M，附件的內(nèi)容要與主題有關(guān)聯(lián)。
2.稱(chēng)呼。一定要量身定呼。身就是接受郵件對(duì)象，呼就是尊稱(chēng)。不要直呼其名，更不要混淆性別。
3.正文。郵件的正文簡(jiǎn)明扼要，條理清晰，切忌長(zhǎng)篇大論。確有很多內(nèi)容要寫(xiě)怎么辦呢？在正文分列要點(diǎn)，備注詳見(jiàn)附件。人家用中文，我們不要用英文。人家用英文，我們也要用英文，體現(xiàn)對(duì)等原則。
4.結(jié)尾簽名。正文結(jié)尾的信息最多四行。
5.字體。字體要四號(hào)加粗。曾經(jīng)我用五號(hào)字體發(fā)郵件給上司，上司告訴我閱讀起來(lái)很吃力。語(yǔ)言代碼要選擇正確，不要繁簡(jiǎn)混用，否則會(huì)亂碼。
第二個(gè)部分：回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)郵件的注意事項(xiàng)。
回復(fù)郵件注意事項(xiàng)：
1.及時(shí)反饋。收到郵件，一定要及時(shí)回復(fù)，及時(shí)反饋。就好像上司交待我們做事，要隨時(shí)向上司報(bào)告進(jìn)度，以便得到上司的幫助和支持，不至于延誤事情處理進(jìn)度。請(qǐng)注意：不要讓對(duì)方等，因?yàn)槿思乙灿惺乱觥?/p>
2.保守秘密，不要輕易點(diǎn)擊‘全部回復(fù)’。曾經(jīng)董事長(zhǎng)轉(zhuǎn)說(shuō)一個(gè)郵件給管理干部，該管理干部點(diǎn)擊全部回復(fù)，由于泄密造成客戶(hù)抱怨。
3.控制數(shù)量：一封郵件不要超過(guò)三次回復(fù)，形成爬樓梯、疊羅漢，導(dǎo)致閱讀困擾，否則就是無(wú)效溝通。
轉(zhuǎn)發(fā)郵件注意事項(xiàng)：
轉(zhuǎn)發(fā)郵件要注意自己承擔(dān)的角色，不要教導(dǎo)上司，更不要和上司搶功。
事例一：上司看了一篇很好的管理文章發(fā)送給下屬干部，也抄送給了副總和總經(jīng)理，結(jié)果副總經(jīng)理臉色變了。這說(shuō)明副總經(jīng)理誤認(rèn)為下屬在質(zhì)疑他的領(lǐng)導(dǎo)和管理能力，否定他的管理權(quán)威和形象。
事例二：公司ERP系統(tǒng)順利上線(xiàn)，我發(fā)給了各部門(mén)主管，也抄送給副總、總經(jīng)理和董事長(zhǎng)，結(jié)果副總不高興。結(jié)果我的上司告訴，我們只對(duì)自己的直接上級(jí)負(fù)責(zé)，不要超級(jí)報(bào)告，除非領(lǐng)導(dǎo)親自指派。報(bào)告給總經(jīng)理、董事長(zhǎng)由副總經(jīng)理去做更合適，因?yàn)楦笨傄残枰玫嚼习宓目隙ā?/p>
總之，不以規(guī)矩，不成方圓。禮多人不怪，遵守以上的規(guī)定，你的魅力會(huì)郵然而生，讓人刮目相看。今天分享到此結(jié)束，感恩大家的聆聽(tīng)。
