接到突發、量大的工作時,這3招就能搞定

昨天和今天,忙得每一分鐘都被我榨出了水。天吶,看似不可能完成的大量工作,我竟然在規定時間內完成了。

從昨天下午開始,山一樣的文件堆在我桌子上,而且情況緊急,今天就要翻譯完畢,上交。這些文件資料里面,除了每月定期收集上來的一些提案,還有前兩天突發不良的教育記錄,關鍵還有一份上司入住酒店的房屋租賃合同,要翻譯成日文他才能懂。拿到這些活,有種泰山壓頂的感覺。緊張無益,機智如我(捂臉…),開始考慮如何在一天之內完成這些。

想必身在職場,都經歷過這種一下子被塞過來大量工作而束手無策的場景,沒有時間抱怨上司多么沒大腦不會安排工作,既然來了,就搞定它吧。

1,分清優先順序,最緊急的先做

那些扔給我的工作可以分為四個部分:本月提案,客人來訪準入手續,不良品流出事件教育記錄,房屋租賃合同。都必須要做,我找找到上司,問他哪一個最緊急,我從最緊急的事情開始做。得知房屋租賃合同是最緊急的,今天中午之前就要去和總務部門交涉。交涉之前他必須要知道合同里都寫了什么內容。那我就先做這個吧。

合同文書,我是第一次翻譯。有很多詞要查閱辭書才能翻譯準確。不過第一次挑戰讓我特別興奮,從內容上,我決心要拿下它。昨天下午三點多開始翻,到五點下班的時候,完成了不到三分之一。下班時我收拾電腦準備下班,對面的上司不要臉的看著我說:“翻完了嗎,我明天上午就要用哦!”“知道了,明天上午之前,絕對給你完成?!比缓笪液仙想娔X,把椅子推進桌子下面就走了。這位先生,去臺灣旅行,給我帶了一塊200多塊錢的嬰兒皂,我很感激他,但也掩蓋不了我對他這種不顧別人死活安排工作的討厭。

任務在身,我今天八點到公司,沒吃早飯,直接做到桌前,開始翻譯房屋租賃合同。快馬加鞭,集中十二分精力,把句子翻到最簡單易懂。我要爭分奪秒,因為八點半上班以后,還有別的事情要做。我承諾中午前要完成,那我必須要兌現承諾。

2,適當地拜托同事幫忙,分擔任務

正在我內心呼嘯、頭腦風暴般翻譯合同時,又得知上司的朋友在上午11點要來拜訪,要先申請準入,手續蓋章要找好幾級領導才能蓋好!“小孫,你幫我申請!”雖然心里跑過無數只草泥馬,我還是迅速拿起手機,撥通了科長翻譯的電話“今天11點有客人要來,你幫我申請準入,需要的信息過來找我,很著急!拜托了,謝謝!”這個事情我就不用操心了。這位姑娘會替我辦好。我贏得了更多時間來搞定合同翻譯。

眼看到了九點多,我的合同翻譯才完成了一半,我更加快馬加鞭。然后又找來另外一個翻譯妹妹:“你幫我翻譯這最后三段,翻譯完馬上發給我?,F在、立刻、馬上翻!謝謝啦!”

等我翻譯完最后三段之前的部分,我去確認翻譯妹妹的進展,她剛好翻譯完其中兩段?!昂昧?,你就翻譯這兩段吧,剩下的我來。你把翻好的發給我吧!”我返回桌子,繼續把剩余的一段翻譯完畢,正好其他兩段也到達郵箱,復制粘貼,合同翻譯順利完成!我看了看時間,十點五十!我沒有食言。

我快速用郵件發送給上司,同時口頭上告知他:房屋租賃合同翻譯已完成,請查收!

上司說了聲謝謝,就出門去迎接他的客人了,他也已經拿到了客人來訪的批準書。我的工作中最緊急的事情同時完成了,沒有耽誤其中任何一個。

3,有選擇、針對性、有區別地處理量大的工作。

剩下的提案和教育記錄的翻譯,只要今天之內完成就可以了。我把所有提案瀏覽一遍,挑出來優秀提案,只需要翻譯優秀提案,而大部分的參考提案就只需要看一遍就可以了。因為只有優秀提案才需要領導知曉,才需要領導主導去推廣、展開。

教育記錄,問清楚哪一部分是需要讓領導知道的,我就翻這部分。領導不看的部分,我沒必要完全翻譯。

有選擇的、針對性的、有區別的翻譯,下午下班前,我完成了要求今天完成的所有翻譯工作。我沒有浪費一分鐘的時間,在忙碌的狀態下,感覺時間過的很快,也非常充實。正是這種緊急又量大的工作,逼迫我去想辦法,逼迫我使出洪荒之力,也使我全身心投入工作中。像今天這樣突然有大量而緊急的工作分配給我,已經不是第一次,我想也不是最后一次。每次接招,都是對我的鍛煉和考驗,也是我進步的契機。如果下次再有,我就不怕了。

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