文/李東東
【5步提升職場工作效率】第一步挖掘需求，我們今天來進入第二個步驟叫制定方案。其實挖掘需求是一個技術(shù)活，那制定方案就是一個工具類的活。那有沒有一些特別好的工具能讓我們在制定方案的時候事半功倍呢？我接下來給大家介紹三個工具。
第一個給大家介紹的方法叫5W2H，5W分別是哪五個呢？就是Why、What、Who、When和Where這個五個W。兩個H是什么呢？就一個是How，一個是How much。那這七項是構(gòu)成了我們在做一個具體的策劃方案中的必要條件。注意，我說的是必要條件，不是充要條件。就是這七條在任何一個策劃的方案中你都需要涵蓋，但是有的時候因為各個項目的任務(wù)不同，你可能還有第八條、第九條、第十條，這些東西需要根據(jù)你的具體情況去往上添加，但是這七條是必不可少的。換句話說，你做一個方案，你是一個職場的小白、菜鳥，剛剛開始，什么經(jīng)驗都沒有，你只要把這七條都涵蓋了，那你這個策劃方案至少能打80分，至少關(guān)鍵的內(nèi)容沒有遺漏。我們分別解釋一下。
why
Why是什么，Why是做這項工作的原因是什么，比如說我們剛才提到的那案例，說做一個客戶的答謝會，那一定要上來就是開宗明義，說我們?yōu)槭裁匆鲞@項工作。比如說領(lǐng)導(dǎo)的需求已經(jīng)告訴你了，就是兩條，第一個是我們答謝2015年客戶對我們的支持，第二個是一定要增強客戶和我們合作的信心，我們要把我們明年的合作的想法要傳達給客戶，你看，這就是Why，我們?yōu)槭裁匆鲞@件事情。
what
第二個W就是What。What就是說我們做這項工作的內(nèi)容或者是達成的目標(biāo)是什么。比如說我們剛才提到了我們?yōu)槭裁醋瞿?？是為了答謝客戶，為了增進合作，但是這些注意不是What，不是目標(biāo)，目標(biāo)可能就是我們現(xiàn)場這個會要達成兩個目標(biāo)，第一個目標(biāo)就是客戶現(xiàn)場的滿意度我們要超過，比如說平均要超過90分。比如說第二個目標(biāo)，明年我們要在現(xiàn)場跟客戶有合作意向的簽約，要達到比如50%以上。你看這些都是具體的What，有明確的目標(biāo)和內(nèi)容。
who
第三個W叫Who，誰來參加這項工作。從我們剛才的案例當(dāng)中，這個Who就包括了幾大類，第一個就誰來參加，第二個來說，比如說我們內(nèi)部誰來主持，比如說我們誰上去要發(fā)言，比如說我們哪些人要負(fù)責(zé)這項工作，這些都是Who的部分。
when
那第四個W就是When，在什么時間開始這項工作。通常來說這個When的話，一個是具體的時間點，比如說我們12月30號要搞客戶答謝會，第二個When就是我們需要多長的周期，比如說這個答謝會我們是搞兩天還是搞三天，還是搞兩個小時，這就是When。最后一個W就是Where，在哪里開展這項工作，這個很簡單，就是工作的地點。
How How much
那兩個H，第一個叫How，就是用什么方法去完成這項工作。通常在剛才的這個舉例當(dāng)中的話，就是你要成立什么樣的項目組，大家怎么做一個分工啊，然后通過什么樣的合作方式或者用什么樣的渠道去完成這項工作。第二個H就是How much，就是我們通常說的你的預(yù)算，或者是你做這項工作的成本是什么，你要簡單地羅列出來做一個匯總，讓你的決策者能夠一眼看到我們所付出的代價是什么。
接下來我們來看給大家介紹的第二個制定策劃方案的工具，我們把它稱為目標(biāo)制定的四維度?？赡芎芏嗳嗽诼殘霎?dāng)中都知道有一個特別著名的目標(biāo)制定的維度方法，叫做平衡計分卡，英文的縮寫就是BSC。我們今天不是來講BSC，但是我們重點要用這個方式來借鑒一下，就是我們在制定方案、制定目標(biāo)的時候，一定要參考這四個維度。那BSC，大家都知道是財務(wù)、客戶、內(nèi)部管理和學(xué)習(xí)成長這四個指標(biāo)，我給大家舉一個形象的例子，你就能理解這四個維度為什么重要了。比如說針對我們每一個個人，我們2016年，我如果給個人制定一個自己的人生目標(biāo)，你應(yīng)該制定什么樣的目標(biāo)呢？很多人會說，我明年要掙一百萬，我明年要帶著父母要到歐洲去一次旅行，明年我要減肥，明年我要多看書。你看，很多人有各種各樣的目標(biāo)，其實這些目標(biāo)綜合起來就是四大類，分別是財務(wù)目標(biāo)、家庭目標(biāo)、身體目標(biāo)和學(xué)習(xí)目標(biāo)，這四大類就對應(yīng)出我們組織當(dāng)中的一個平衡計分卡。財務(wù)目標(biāo)對應(yīng)組織當(dāng)中的財務(wù)目標(biāo)，家庭目標(biāo)對應(yīng)組織當(dāng)中的客戶目標(biāo)，身體目標(biāo)對應(yīng)組織當(dāng)中的內(nèi)部管理目標(biāo)，學(xué)習(xí)目標(biāo)對應(yīng)組織當(dāng)中的學(xué)習(xí)成長目標(biāo)。這四個方面的話我們一定要取得平衡，不能偏頗。我舉一個例子，比如說很多人說，明年我也不要什么家庭了，我也不要什么身體了，我也不要什么學(xué)習(xí)了，我玩命就是賺錢。比如說明年我要賺一百萬，你還真的有可能實現(xiàn)，但是帶來了一個負(fù)面的效果是什么呢？就是你的家庭可能比如說很多的親人，或者你的愛人不認(rèn)你了。比如說身體，你為了賺錢，你已經(jīng)不注意身體的保養(yǎng)了，不注意身體的鍛煉，你很快身體就垮了。比如說學(xué)習(xí)，你當(dāng)下還可以去靠自己過去的積累和本事賺一點財務(wù)的錢，但是因為你沒有學(xué)習(xí)呀，接下來可能就會沒有人再愿意去花錢雇傭你了。你看，這個就是說平衡計分卡給我們帶來的價值。我們不管是組織還是個人，在制定自己的目標(biāo)的時候，千萬不要極端，千萬不要偏頗，要取得一個平衡，既要滿足財務(wù)，同時要兼顧家庭，既要滿足自己身體鍛煉的需求，同時也要滿足自己智力的、學(xué)習(xí)成長的需求。那這是教給大家的第二個工具，叫目標(biāo)制定的四個維度。
第三個給大家介紹的方法叫目標(biāo)制定的SMART原則，這個SMART就是英文中聰明那個詞，S-M-A-R-T，那這五個方面分別代表了我們目標(biāo)制定的五個原則。S代表什么呢？S代表具體，就是說我們做任何的目標(biāo)制定當(dāng)中，你的目標(biāo)制定一定要具體，不能籠統(tǒng)。比如說剛才我們提到了這個案例當(dāng)中，我們要做客戶答謝會。如果你制定一個目標(biāo)，說我們要讓客戶滿意，增強合作的信心，你看聽起來也沒什么錯誤，但是本質(zhì)上這就不符合SMART原則的第一個S，它不具體。什么叫客戶滿意呀，什么叫增強信心呢？這些東西都是籠統(tǒng)的，我們必須要具體下來。比如說我們把剛才這個目標(biāo)改一下，怎么能改成具體呢？就是我們通過這次答謝會之后做的客戶滿意度調(diào)研，客戶的平均打分的滿意度超過90分，你看這就具體了。第二個M叫可衡量，我們?nèi)魏我粋€目標(biāo)最后能不能達成一定要能夠衡量，一定要能夠評估它。比如說我們要做一個個人目標(biāo)，說明年我要多帶父母出去走一走，我要多陪陪孩子，你看這種目標(biāo)聽起來也沒錯，也挺好啊，但是它不可衡量。那把它變成可衡量的目標(biāo)是什么呢？就是比如說我每個月至少要回父母家吃四次飯，比如說我每周一定要抽出一天的時間陪孩子鍛煉身體或者是做功課。你看這就是可以衡量的。第三個A就是可實現(xiàn)的。我們很多人制定目標(biāo)的時候都是不切實際，好高騖遠，那這個A就是要求你在制定目標(biāo)的時候一定是可達成的、可實現(xiàn)的。比如說很多人在制定明年目標(biāo)的時候，我明年要完成一次火星的探險，對不起，你這個目標(biāo)就不符合第三個原則，它不可能實現(xiàn)。第四個R代表什么呢？就是相關(guān)性，指你這項工作和你的工作的任務(wù)，和你工作的內(nèi)容和職責(zé)是緊密相關(guān)的。比如說我們剛才提到了一個客戶答謝會的案例，可能有人制定目標(biāo)就是說，我要讓客戶不再為行業(yè)的發(fā)展而擔(dān)憂。你看，這個目標(biāo)提出來的話，跟你做這個答謝會有什么關(guān)聯(lián)呢？你怎么能夠去影響到這個行業(yè)呢？這些都是無關(guān)的。最后一個目標(biāo)制定的原則就是T，就是要有時間限制。我們在整個的目標(biāo)當(dāng)中的話，都要考慮說，我是每個月還是每個季度，還是全年，一定要有個時間的限制，才可以衡量你這個目標(biāo)到底是不是能夠完成。SMART原則是我們在整個的職場當(dāng)中制定所有的工作的目標(biāo)當(dāng)中必備的一個工具，任何一個人在寫什么工作周報、月度計劃、年度總結(jié)的時候，千萬不要忘掉了這個SMART原則
