從我跨越大學的那一道門檻的時候,我就下定決心要加入班委的團隊里。好在,一年后由不太重要的組織委員毛遂自薦后,獨自挑起全班的大梁,擔任班長。
在這兩年的時間里,我看了一本書叫《照著做,你就是最能干的人》。
本書作者是日本知名企業的培訓負責人吉澤準特。她的職場著作很多,所寫內容多是對一線工作的總結、提升,實用價值巨大。但是我認為書里的內容,不僅僅是對職場來說價值巨大,對我們不管在任何一個團隊里,都是受益匪淺,意義重大的。
不信,你且看我整理的以下三點內容:
①『認準目的=把事做對』
你有沒有過這樣的感受:自己作為新人,剛進入一個新的環境,還什么都不懂。在接收到上級下發的任務之后,是不是一心壞著一腔熱血想要把事情做好?但如果面對有不確定或者有疑惑的東西,你有沒有主動向別人確認而不是僅僅想當然的猜測,怕一開始就暴露自己的能力?
為此,作者提供了兩個助你不偏離軌道的方法,分別是:最初確認和不斷修正。
001最初確認
當你接到簡單短時任務后,不要急著考慮“做什么”,一定要先思考“為什么做”。接著結合自己的思考,積極地與給你布置工作的領導溝通,確認工作目的。這樣做才可以在不偏離對方期望的前提下推進工作。
002不斷修正
當接到復雜長時任務后,除了做好“最初確認”這項工作,你還需要注意的是,在任務推進的不同階段,要繼續和領導做好目的確認,及時反饋工作進度,保持對工作方向的不斷修正,把出錯的概率降到最低。
②
『解剖內容=把事做好』
當你已經認準了任務目的,能夠把握任務全貌時,你就需要把解剖內容提上日程了。因為很多時候,新人接到的任務往往只是一句話,但卻包含了很多內容。只有把這些內容一件件拆分開來,才能讓任務更完善地落實。
作者提供的工具是“邏輯樹”。我們需要站在“樹”的頂端把握工作內容,在“沒有遺漏和重復”這一原則地指導下,把每個影響因素都找出來、列清楚。
比如,我們的任務是增加飯店收益。它邏輯樹的第一層可以考慮從增加銷售額(增加進賬)和降低運營費用(減少支出)這兩塊入手,接著第二層可以分別羅列影響進賬和支出的因素,比如增加顧客、增加外賣業務、降低人力資源成本、降低行政支出等等。
從例子中我們可以看出,邏輯樹的作用就是細分任務。它把一句話的任務指令轉化成一系列具體工作,是從抽象到具體的過程。它能讓你在推進任務的過程中,每一步的微目標都具體明確。因此,我們有足夠的理由相信,當你把每一個影響任務成敗的因素都正確推進后,結果一定讓你驚喜不已。
③
『決定順序=把事做高效』
搞定了“做對”和“做好”這兩個問題后,我們最后來看看如何解決困擾職場新人的普遍難題——效率低下。
效率低下的原因很簡單,即便你認準了目的,解剖了任務,但接下來你要做的事可不止一件。畢竟一心不可二用,事情一多,就容易手忙腳亂,效率怎能不低下?所以,高效工作的法寶就是在正式上手前一定要先決定順序。
比如你在連鎖酒店工作,領導要你作為新員工代表在企劃會議上作報告,你要怎么做?
別急,我們按照書中的步驟來分析。首先確定報告目的是對入住過酒店的客戶滿意度做分析總結;其次解剖任務內容,分別是:從各店鋪回收客戶問卷、分析對照回收的問卷和做正式報告;最后我們來分析如何決定順序。
作者有一個很獨特的觀點是所有任務都是靠“輸入”和“輸出”鏈接的,這也是決定任務順序的根本依據。只有根據各項任務的“輸入輸出”關系來考慮順序,你的工作才能少走彎路,更加高效。
還看上面的例子。回收問卷是分析問卷的輸入,分析問卷是回收問卷的輸出,因此回收問卷要排在分析問卷之前。同理,依據“輸入輸出”原則,分析問卷要排在做正式報告之前。
以此類推,幾乎所有工作都可以在這個原則的指導下,按先后順序排列,最后各個任務就像被一條線串起來一樣。當你決定了順序后,那就是高效工作的開始。
總結一下,作為職場新人接到任務后總會有點手足無措,而工作整理術的“三個鐵則”就是你最好的幫手。認準目的可以助你不偏離航向,解剖內容可以幫你梳理具體任務,而決定順序則會讓你快人一等,搞定工作,在職場領跑。