主持會議=行為設計+全程控場

主持會議最重要的是降低存在感，提升掌控力。日常中無論規模大小，工作會議都要單獨設立一個主持人，目的是將其與會議決策者區分開來。設立專職主持人，其實是為了在一個更可控的情況下推進會議。你可能會問，就是開個簡單的部門例會，也要這么做嗎？沒錯，團隊再小也應該把主持人的位置騰出來，讓成員輪流當主持人。這不僅僅是對團隊成員的鍛煉，也會規避團隊領導“自導自演”的情況，并且讓決策者最終的判斷更有分量。

主持人的角色相當于牧羊人。牧羊人需要把羊往羊圈里趕；其次，要在羊群走散時負責把它們找回來。所以扮演牧羊人角色的主持人仍然應該引導大家收攏，讓討論邊界變得清晰。

動作一：行為設計
主持好一場會議，前提是清楚會議的目標是什么。一場為了讓所有人落實某項特定事宜而召集的會議，和一場沒有既定的想法、只是為了集思廣益而召集的會議，目標不一樣，主持人和與會者的溝通方式自然也不一樣。
1、設計場地
安排會議的召開地點，本身就是主持人和與會人員的一種溝通方式。比如，把會議安排在工作現場，和專門預定一個會議室，或者把與會者帶到度假村開會，三者傳遞的信息顯然是不同的。
2、設計時間
發會議通知的時候，也可以通過設計會議時間，預先向與會者傳達信號。
3、設計環境
設計環境不僅體現在位置安排上。有的會議主持人還會把握會場中的其他一些要素。舉個例子，通常在互聯網公司，會議室里擺放的是瓶裝水或一次性紙杯。但當會議參會方是一家體制內的單位時，心思縝密的主持人就會把瓶裝水換成青花瓷的杯子，通過兩排碼放整齊的瓷杯向與會雙方傳達鄭重感、儀式感。當這些本不應該出現在會議室的小道具出現時，無須主持人強調，會議的氛圍也會相應地發生改變。
4、設計規則
規則的設計，簡言之是在會前“立規矩”。
常見的會議規則跟下述三件事有關：
第一是手機和電子設備的使用規則設計。這是為了管理參會人的注意力。
第二是發言時間的規則設計。這是為了嚴防跑題和超時。
第三是會議材料管理的規則設計，會議不允許使用專門制作的PPT演示文稿，一律用文檔，而且不能超過6頁。使用文檔首先是防止各部門為自我表現，在PPT設計上面下無用的功夫。其次，文檔的信息呈現形式和PPT不一樣，邏輯簡明清晰，提供的信息更加樸素完整。更重要的是，文檔無須講解就能閱讀。

動作二：全程控場
方法一：會前積極跑動
會議主持人要做的溝通，80%都發生在會前（比如場地、時間、環境和規則的設計），而不是開會的時候。非常重要的一點是，你要提前與會議上最終做決策的那位領導達成共識：“您有多長的發言時間？您看您的發言安排在什么時候？您是先說還是后說？”如果不提前做溝通，領導可能會在會議半途起身說：“你們繼續開，我還有個事先走了。”那所有人都會接收到“領導不重視這場會議”的信號，你的主持工作也就難以為繼了。
方法二：開場自我賦能
第二個控場的辦法是準備好開場白，在會議一開始就向所有與會者傳遞一個強烈而清晰的信號：“我是主持人，由我把握會議程序，你們都要遵守我制定的會議規則。”進而起到自我賦能的作用。
方法三：會中敢于干預
當你發現要冷場時，可以馬上說：“我們分個組，大家把意見在小組里先統一一下。”而當你預感小組討論也難以推進時，可以說：“來，我們秘書組準備了一下，給每個組發一張大白紙，大家把意見做一個可視化的呈現。”通過有效的干預手段，讓大家進入另一種發言結構，從而化解無人發言的問題。
暫停。這也是主持人的特權。“先停一下，回過頭來看一下會議目標，咱們剛才的討論是不是還鎖在這個目標上？咱們收攏一下。”等大家冷靜下來，重新思考問題。
吹犯規。發散往往是因為有人不按照規矩發言。
方法四：結束出口成章
好的會議總結本質上就是口述一份會議紀要，其中不會有態度或者感受層面的東西，只是就事論事而已。
會議紀要的核心要素包括：決議，也就是下一步的行動是什么？每一項行動的責任人是誰？行動的起始時間和截止時間是什么？記下這些要素后，就可以形成一份完整的會議紀要了。
主持人要提及所有人的意見。一場會議討論的議題和每位與會者的工作息息相關，應該把每個人的意見都納入進來，讓大家意識到這場會議是所有人的事，要對各自的意見乃至后續行動負責。

會議前如何寒暄呢？
在這個場景里，最簡單的溝通方法是發起一個請教——稍微提前關心一下周遭落座的與會者，問問他們最近在做的工作、發生的事。一輪請教下來，對方覺得很滿足，你也會感到很輕松。絕不能聊待會兒開會的正式內容，也不能閑聊天。

學習體會：
我主持會議的經驗很少，通過這幾個動作讓我學習到了要如何去進行。尤其是會前要積極跑動，通過設計時間、地點以及環境及規則來推動會議的氛圍以及最后取得的效果，這些行為設計也適用于職場的方方面面。