注：本文整理自北辰青年承辦的龍崗區基層團干培訓班的部分培訓內容

在今天文章開始前，我想請大家先思考一下兩個問題。

事情很多時，你會怎么去完成的呢？

你是一件事情完成一件，還是先進行分析再去進行呢？

對于同一性質的事件，你是如何應對的？

會在以前的基礎上進行優化，還是重新來過？

其實這兩個問題，也是我們日常生活工作經常遇到的狀況，我們常常都會遇到非常多的工作，而且有很多工作還是會重復出現的。

在這些情況下，如果只是來一件事情就處理一件，天都在救火的狀態當中，事情永遠做不完，而遇到相似的工作的時候，有的人好像從來沒有做過，又要重新摸索一遍，浪費很多時間。有的人又比較極端，全憑經驗來做，練習了一萬小時也沒辦法成為專家，因為他只是簡單的重復。

我們工作的時候絕對不是來一件做一件，陷入自動駕駛模式，而是需要分析出到底哪個事情更加重要更加有價值，同時，每一次做事的時候都能在之前的積累沉淀當中做的更好，讓自己有更多的時間去完成更有價值的事情。

這些的背后，其實就是工作系統，也可以稱之為工作流。

那什么是工作流？

工作流，其實就是根據一系列步驟執行可以產生所需的結果。對于企業來說，工作流是“業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化”（來自百度百科），也就是把本來低效的需要手動的流程搬到了線上，釘釘，飛書等企業應用就是解決這類問題的。比如請假，在沒有這類工具之前，需要寫請假條，要人工處理，現在只需要線上點擊申請點擊審批就可以了。

而對我們個人來說也非常重要，工作是一個復雜的系統，完成任何一項工作都是資源、規則和需求并行發生的一系列復雜事件。如果我們有了工作流，就可以按步驟的基本順序推進我們的工作，基本上每次運行相同的工作流，都會得到穩定的產出。

說起來很復雜，其實工作系統歸結起來就是四個化，流程化模板化清單化。將你的一切工作流程化，模板化以及清單化，然后不斷的去優化，最終能夠把工作外包給這些流程、模板和清單，達到事半功倍的效果。

一、流程化

拿寫推送這個工作來說吧，從點子到推送需要經過一系列的動作。選題，查資料，列大綱，撰寫，排版，審核，發送，而且每一個步驟都是缺一不可的，比如如果一篇文章沒有審核就發送出去了，可能會出現很多的問題。

流程化有什么用？

說完前面的例子，其實流程化的作用就非常明顯了

1.更有全局觀，

有了整體流程，我們做每一個步驟都很清晰，知道自己大概要做什么，自己已經做到哪里了。

2.減少差錯，

光是使用大腦記憶所有的步驟是不靠譜的，我們總是有可能漏掉一些步驟。有了流程可以幫助你記憶步驟，解放你的大腦做更多有創造性的事情。

3.減少壓力

沒有被拆分成流程的工作任務就像一塊大蛋糕，你不知從哪里開始入手，壓力很大，而分成一步步來執行就能夠有效減輕你的壓力.。

具體怎么執行流程化呢？

只要有任務就會有流程。我們可以把需要重復的工作的流程梳理下來。我們可以思考一下你日常工作中，那些事情會重復兩次以上的，都可以梳理下來成為你的一個流程，每次沿用著這些流程執行，然后按照你的工作反饋回來的情況進行優化調整。

流程的載體也非常簡單，除了畫一個流程圖之外，就像前面給到的一個流程圖，我們可以寫一個詳細的工作流程文檔也就是標準工作流程SOP，

如果這項工作涉及的人數比較多，我們還可以借助甘特圖，對你的項目進行進度的跟蹤。

二、模板化

模板，其實就是可以多次反復使用的東西。

我有一次收到一個律師朋友的郵件，他有一個模板，當時我就被打動了，我就把這個設置為我的郵件簽名，每一份重要的文件都帶上這個簽名，這就是最簡單的模板化，既能夠顯示我的聯系方式，展示我的專業性，還能保障這個郵件的安全。一次的設定就可以達到一勞永逸的效果了。這就是模板的妙處。

我們平時怎么去收集這些模板呢？

1.外部文檔，其實很多文檔都有模板，比如office，印象筆記，石墨文檔都會提供很多官方模板，你根據自己的具體需要進行改編就可以成為你自己的模板了。

2.優秀樣本，別人或者自己寫過的優秀的文書，優秀ppt都是可以拿來作為模板多次使用

3.工作要求的文檔，這類文檔一般是工作當中長期積累下來的文檔，我們需要保證自己下載到電腦或者硬盤里面隨時可以找到。

三、清單化

什么是清單？百度百科稱之為詳細登記有關項目的單子，最簡單的清單就是我們的出行清單，伸手要錢，容易被記住，而且清單的內容十分關鍵，你只要完成了這個清單基本上就可以放心出門去了。

列清單有什么好處

1.減輕焦慮

要完成的工作一目了然，不用擔心忘事情

2.提高轉主體

專注完成清單的事項而不是因小事分心

3.獲得成就感

一個個任務完成打鉤，是不是成就感滿滿呢？

如果你還想進一步的學習，給你推薦下面四本閱讀書目，祝大家春節快樂