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話說，某天我向一家供應商的經理發了一封電子郵件，立馬收到從她郵箱彈回來的自動回復：『本人正在休產假。。。到2014年12月4日結束。在此段期間請聯系XXX。。?！黄婀值氖牵敃r她早已結束產假上班三個月了。人已上班，休假通告卻掛在郵箱中久久不撤，顯然是粗枝大葉所致。我把此事發上微博，立即有同學評論：『我的郵件從來不設置自動回復，我也特別反感對方郵件設置的自動回復，但是不知道為什么那么多人以為設置自動回復是一種專業和職業的行為。』隨后贊成的聲音也不少，但反對的聲音也不弱。看到這里，我發現有些同學對『郵件自動回復的使用方法』未必完全了解，于是便以此作為咱們商務寫作課第二講的主題。
『郵件自動回復』只是電子郵箱中的一個小工具，既然郵箱的設計者們把它整出來，自然有它的用武之地。工具本身不存在專業與否，就看你怎么用。使用得法，它就是專業的；使用不當，它就是一塊雞肋甚至成為別人眼中的笑點。
怎樣才能正確地使用這個小工具，讓它變得既實用又貼心，還為你的專業形象加分呢？下面，我從兩個方面進行分析：一、何時使用『郵件自動回復』？二、如何使用『郵件自動回復』？
一、何時使用『郵件自動回復』？
現在我已經記不起自己什么時候開始使用『郵件自動回復』了，那絕對是long long ago。想必在過去的某個時點，看到從公司的領導們或其他同事的郵箱彈回來的自動回復之后，我和很多人一樣覺得這個功能很有逼格，于是便照葫蘆畫瓢地用起來。而且，后來更留意起別人自動回復中的語句，一旦看到寫得棒的就馬上摘錄下來，從而優化自己的回復語中的措辭，讓它看起來更有范兒。咱們公司從來沒有明文規定員工必須在郵箱中設置自動回復，然而基本上每個經常使用公司郵箱的員工都會使這一招，這就是一個集體之中的成員耳濡目染相互影響的結果，這種結果成為了企業文化中的一部分。
有的人認為，『企業文化』是公司的核心管理層所倡導的那些東西，比如寫在員工手冊上的價值觀、公告欄上的海報，以及開會時經常被提及的各種理念和口號。其實，那些需要經常擺出來倡導、提醒、甚至強制實施的恰恰不是企業文化的已有成分，是核心管理層試圖強力植入『企業文化』中的新鮮成分。為啥要強力植入，就是因為缺嘛。『企業文化』是在組織之中眾多人自然而然形成的集體行為模式。不用管理層說，員工都會照做的才是真正的『企業文化』。
盡管，我已經使用『郵件自動回復』多年了，但在收到某些自動回復時卻讓我感到非常詫異。其中之一就是本文開頭說的那種『上了班三個月還說自己在休產假』的無厘頭回復。另外一種，是我和一些大學生朋友郵件交流時收到的回復。在我寫博客的早期，曾經辦過幾個指導大學生求職技能的小規模培訓班。辦班期間，我經常用郵件指導班里的學員修改簡歷，有不少同學的郵箱就設有自動回復。后來，我發郵件給兒子的大學生家教老師時，也看到這種自動回復。大學生設置的『自動回復語』非常類似，都是說『您的郵件已經送達我的郵箱，我會盡快回復您』云云。
為什么大學生們的『郵件自動回復』讓我感到詫異？因為，平時在工作中，我還沒見到過這樣的自動回復。是的，你沒看錯，作為一個置身于『郵件自動回復』是企業文化一部分的公司中的人，我沒見過這種自動回復。我在工作環境中收到的自動回復都是當收件人出差時、休假時、外出開會辦事培訓時所留下的。也就是說，當我一看到這種回復就知道對方不在常規的工作狀態下，不能以平常的速度收閱我的郵件。這些回復的內容也比較固定，通常都是說：『本人因何事在何時間段不能如常收閱您的郵件，如有急事，請打我的手機XXXXX，或聯系誰誰?！慌c商務人士使用的自動回復相比，大學生使用的自動回復有一個顯著的特點：沒有明確的時間范圍，是一個常規化的回復設置。
我推測，本文開頭提到的『對郵件自動回復的厭惡感』就是被這種不分時不分候，隨時都能收到的自動回復所引發的吧？我又想，大學生式的自動回復是情有可原的。畢竟他們不像商務人士那樣頻繁地使用電子郵件，因此，他們希望對方看到這個自動回復之后會安心一點兒。然而，問題來了，對方看到這種『常規性自動回復』后，是否真能安下心來呢？相信很多讀者和我一樣，在知道收件人是大學生的情況下，對他們略顯『稚嫩』的自動回復抱以理解，畢竟他們置身的環境和上班族不同。但假如一個商務人士的郵箱中設置這種『常規性自動回復』，會導致什么后果呢？輕則貽笑大方，重則招人反感！
眾所周知，郵件送達了對方的郵箱，不代表對方已讀取這封郵件。發件人真正在乎的，不是郵件送到了沒有，而是對方有沒有在看完這封郵件之后采取相應的行動。因此，『常規性自動回復』對于商務人士而言，不僅是一種哄小孩的無聊舉措，還對發件人造成不必要的郵件干擾。假如一家公司的員工集體使用『常規性自動回復』，那么他們的郵箱服務器很快就會面臨崩潰。
看到這里，有人可能會問：那一旦咱們郵箱有問題，要么我發不出去，要么對方確實收不著，那怎么辦？時至今日，連免費郵箱也普遍具有發送狀態的通知功能，企業郵箱必定是有的。盡管，某些公司在使用托管服務器時會出現掉鏈子的情況，但畢竟發生的幾率并不大。況且，如果你急需對方的及時回應，就不應該坐在電腦前傻等，應該拿起電話打給他。對于這一點，我已經在第一課《為什么發出的郵件不受重視？》中講過了，這里不再贅述。
『郵件自動回復』這個小工具的作用，不是讓發件人看了放心的『安民告示』，而是收件人為了保護自己而立下的『免責聲明』。它其實就是對發件人說：這段時間本人『不在服務區』哦，你有急事的話，要么打我手機，要么找誰誰。當然，假如你那段時間在國外旅行或者渡假散心，連電話都不想接，你也可以在自動回復上寫上『本人這段期間內不便接聽電話』的語句。不過，這樣寫好不好，應該視你的職業特點和你們公司的企業文化而定。
二、如何使用『郵件自動回復』？
本文開頭提到的『上了班三個月還說自己在休產假』的情況，主要是因為設置者忘記取消這個自動回復。對于Outlook企業郵用戶來說，這種所謂的『忘記』是十分奇怪的。因為，Outlook郵箱的自動回復設置里面就有讓人填入使用時間段的地方。讓我們看看商務寫作班的同學是怎樣說的吧。
河畔的小樹 說：Outlook里的自動回復可以設置日期和具體時間段，精確到秒啊，過了那個時間段自動回復就不會發送了。為保險起見，回到辦公室開郵箱時應該首先檢查下設置 。
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假如你公司用的不是Outlook郵箱，可以看看這位同學的建議。
@想不出名字的T小姐棒棒嗒 說：1.郵箱有時間設置，在假期結束后自動結束自動回復；2.用私人郵箱發送郵件給公司郵箱，試試成功否；3.養成假期結束檢查是否關閉自動回復的習慣，我每次假期結束上班第一件事就是檢查這個；4.公事用的QQ狀態會及時變更，即使郵箱忘記，看到QQ簽名也知道重新開始工作了。
除了常規的設置方式之外，還有兩位同學向大家分享了他們使用自動回復的好習慣。
@車厘子努力過catti 說：第一， 自己休假或者外出培訓不在辦公室必須設立自動回復，留下自己的手機號碼以防對方有急事找，難以聯系你。第二，我工作中有和美國，亞洲各國的溝通，遇上中國過年過節的放國定節日的我也會設立，別的國家同事和你放假習俗不同也要設立好。第三，休假回來辦公室第一件事就是把設置改回去，免得尷尬。
上面第二點尤其值得重視。對于咱們中國人來說，黃金周、農歷新年等等假期中設不設自動回復關系不大。但假如你的通信對象中有其他國家的人，這個做法就非常有必要了。
@CharlesLu荏苒時光 說：自動回復還可以設置回復的對象，比如組織以外的人，或者其他的規則等，這樣更專業一些。 另外，通過觀察老板的自動回復，尤其是長期出差或者休假時，他們寫的工作交接或者授權說明可以一窺很多的東西。
對于Charles所說設置『郵件自動回復』時應該內外有別，我非常贊同，平時我就是這么干的。對企業內部的人，我會主動在回復語種寫上自己的手機號碼和職位代理人的聯系方式。對來自企業外部的郵件還是謹慎一點為好，我只是簡單地寫"Dear sender, I am out of office today. If you have something urgent, please give me a ring.”這么隨意閑散的寫法與我的職業特點有關：一，我不是業務人員，不需要主動向四方八面的人公布我的手機號碼；二，與我有業務來往的人自然知道我的手機號碼，不知道的人說明他與我之間還沒建立業務關系。對于一個甲方來說，手機號碼讓太多人知道并不是一件令人愉快的事。
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此外，我很欣賞Charles說的第二點，『領導在郵件自動回復中寫上授權人信息』這種做法。顯然，他公司的領導非常注重工作效率。曾經感受過由于公司高層『不在服務區』而苦苦找人簽字的種種急迫的我，對這種領導在郵件自動回復中授權的態度和做法怎能不拍案叫好呢？
好了，《商務寫作要領》微博公開課的第二講就到這里。下一講，我們來聊聊『如何寫一個有范兒的郵件標題？』。如果你對這個課程有興趣，請在周三晚上九點之后進入 @職場教練MsYe 的微博主頁。
