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小布的故事

每天打開電腦，登陸OA系統就會看到無數的郵件和發文公告。80%的郵件都是只需要瀏覽或者保存的文件，另外20%的郵件是需要自己處理和完成的任務。而這20%郵件中只有20%是需要緊急處理或者及其重要的任務。

小布是一個努力工作的人，每天上班的第一件事情就是打開OA系統，處理郵件?？纯唇裉煊钟惺裁礃拥娜蝿盏却约骸＜皶r處理OA郵件任務是小布每天的頭等大事，這關乎著小布在同事和領導心目的努力形象。

慢慢的小布發現OA郵件越來越多，需要處理的任務也越來越多。同事和領導交辦小布的任務也越來越多，有的甚至不是小布工作職責范圍內的任務。

小布發現自己正處于焦慮之中，自己的重點工作任務不能在上班時間保質保量完成，有時候需要加班才能夠完成，而且質量不高。領導雖然沒有對小布發火，但是小布能夠感受到領導對自己的失望。

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小布到底出了什么問題？

小布越是努力越感到力不從心。根本原因是小布沒有抓住重點。工作任務是永遠也處理不完，只有在有限的時間里完成最重要、最緊急的事情，我們才能從焦慮中走出來。也只有先完成最重要、最緊急的任務，領導才能夠感受到我們是在做事情，而不是在瞎忙。

為什么小布每天都會先處理掉OA郵件中的任務，而不去先做重要緊急的事情呢？

認為OA郵件中的任務都是優先級高的事情

我們可以這樣來看，OA郵件中都是他人給自己安排的任務。而那些重要緊急的任務都是自己給自己安排的任務。小布心里的想法是這樣的，他人安排的事情優先級總是大于自己安排的事情。

這跟我們從小受到的教育是相關的。父母和老師總是教育我們設身處地為他人考慮，要禮讓他人，不要總是替自己考慮，要大公無私。慢慢的我們會形成一種習慣，這種習慣叫做為了他人眼中的完美人物而活，委曲求全，迷失自我。

重要緊急的事情總是復雜的，耗時的任務

之所以重要，是事情復雜，事情難辦，事情涉及范圍廣。當任務艱巨時，人的第一反應就是退縮。這反映在普遍的拖延癥上。想想我們一直拖延的事情，是不是都是自己認為復雜，或者本身就是復雜的任務。

緊急的事情，有可能是自己拖延導致事情變為緊急，也有可能是他人拖延導致事情變為緊急。這本身也反映在事情復雜程度大。人天生就是趨利避害的動物。重要的事情需要耗費我們大量的精力和時間，而人的本能是保存精力，以防危險情況下可以做出迅速反映。

已經養成了習慣

每天上班第一件事情就是打開OA系統，已經成為了小布的習慣。那天沒有打開OA系統，反倒是覺得渾身不自在，好像與整個世界脫離了關系一樣。這就像是現在人民每天不打開微信，就覺得與世隔絕的感覺一樣。

如果小布每天工作的第一件事情就是完成重點任務，會讓小布感覺天都要塌下來的感覺。有可能小布在出門上班的時候就已經開始畏縮、害怕、排斥。心態上的泄氣才是真正的敵人。

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小布到底如何才能改變現狀呢？

自己的重點任務

首先小布需要找到自己的重點任務。什么事情是小布每天的工作重點任務呢？絕對不是領導交辦的任務，也不是同事交辦的任務。而是自己認為的重點任務。

什么是自己認為的重點任務呢？這個跟領導或者同事交辦的任務有何不同呢？有個公式可以直接做出解釋。自己的重點任務=自己的興趣范圍+自己的擅長領域+自己的價值體現。

自己的興趣范圍是所有工作的前提，每個人都有自己感興趣的領域。只有自己在興趣范圍內完成的事情才是最容易沉浸下來的事情。不要誤認為我們的工作內容是被動安排的，在自己工作范圍內找不到自己興趣的事情。任何職責范圍都可以找到自己感興趣的事情來做。

自己的擅長領域是在相同時間內你比一般人能夠有更高的精深可能性。有時候興趣與擅長是相一致的，有時候興趣和擅長不一致。這些都沒有關系，任何興趣和擅長范圍之內的事情都能夠成就你，它們都是你重要任務的可選范圍。

自己的價值體現是從結果成效來看。有些事情做的過程中可能會很痛苦，也不是自己興趣或者擅長范圍內的事情。但是其結果可以體現自身的價值，它們也將是你重點工作范圍的任務。說不定當自己獲得了成果，看到了自己的價值體現之后，這件事會慢慢喜歡，也有可能會慢慢擅長起來。

找到自己重點任務的小技巧

1.找出一張白紙，問答以下幾個問題。

2.我很快樂，當我在工作時做什么事情的時候。

3.我比別人要更快更好更高效完成事情，當我在工作時做什么事情的時候。

4.我感到非常有成就感，當我在工作時做什么事情的時候。

5.匯總2-4步的事情，找到有共性的事情就是自己的重點任務。

分解復雜任務

然后小布需要懂得分解復雜任務。分解即是拆分任務，梳理流程，封裝項目。原則既是將復雜任務拆分的足夠簡單，讓人一拿到手就可以開始做，啟動成本幾乎為零。

火箭脫離地球的過程可以非常形象的說明人在完成一件事情的時候，最開始階段是最為困難，也是最耗費精力的。如何讓自己在每天工作的一開始就順利啟動，步入正軌呢？拆分任務，將復雜的事情拆解為一件件非常容易的事情。

任務拆解有兩種方法，一種是簡單粗暴法。在我們面對陌生或者不熟悉的事物時，可以采取簡單粗暴，將它們按照時間、空間來平均劃分。另一種是流程梳理法。在我們面對熟悉的事物時，盡量梳理出任務的流程，按照流程來分解任務。

梳理流程一方面是讓自己的做事方式更加標準流程化，另一方面是讓我們做事情有封裝項目化思維。

什么是封裝項目化思維？我們可以想象一個衣柜里塞滿了衣服，如果你想要找一雙襪子，可能要花費很多時間才能夠找到。

如果我們采用封裝項目化思維，就可以將衣柜有小箱子分割開來，每個小箱子按照衣服的類別來劃分，比如短袖箱子、內衣箱子、襪子箱子、短褲箱子……

當我們將任務按照項目化思維來分解，我們可以更容易的修改項目內容，完善項目流程，更容易拆分項目。

分解復雜任務的小技巧

1.這件事是自己熟悉的事情嗎？

2.如果是不熟悉的，就采用簡單粗暴法來分解任務。

3.在做這件任務的同時，記錄下任務完成的流程。

4.如果是熟悉的，就采用流程梳理法。

5.找出此類任務之前梳理的流程，按照項目封裝思維來劃分任務。

養成做最重要事情的習慣

最后小布要養成每天第一件事情做最重要的事情的習慣。習慣是需要養成的，不要著急慢慢來。小布可以每天上班打開OA系統來查看有那些任務需要完成。但僅僅是記錄下有那些任務。它們可能是領導和同事交辦的任務，也可能是非常緊急的任務。

梳理完畢所有任務后，需要將OA系統中的任務和自己已經制定好的任務重新進行優先級的排序。找出自己需要首先完成的任務是哪一件。再按照項目分解的思維來執行任務。

養成習慣的儀式

養成良好的習慣需要一個針對此類習慣的儀式。我的儀式是這樣的。

1.打開電腦，準備好茶飲。

2.打開OA系統，梳理OA系統中的任務。

3.與自己制定好的任務進行優先級重新排序。

4.選擇第一件需要做的事情，如果是復雜事件需要分解。

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小布養成了新的工作習慣

小布慢慢轉變了自己的觀念，也養成了新的工作習慣。每天都從重要任務開始，領導和同事都覺得小布進步很大。小布自己心里也想著自己比以前更加成熟了，更加勝任自己的工作了。焦慮感減輕了不少。