最近看了很多關于時間管理的文章,結合自己的經歷,整理出一些對自己有用的方法,并分享給大家,希望對你也有用。文章有點長,可以馬著慢慢看。
什么是時間管理?
指通過事先規劃并運用一定的技巧、方法與工具實現對時間的靈活以及有效運用,從而實現個人或組織的既定目標。
按我的理解就是,通過列清單的方式,把腦袋中的事情移出來,然后有計劃,有目的性的去完成,避免盲目,避免不必要的消耗,盡量使時間最大化。
我為什么要進行時間管理?它能幫助我解決什么問題?
①想要做的事情太多,時間少,時間碎片化、精力不夠,又總是被各種莫名的事情打斷。
②感覺自己忙綠大半天,最后發現重要的,有難度的事情一件也沒有做成,習慣性的在一些沒必要的小事情上浪費時間。
③易拖延,重要的、有難度的事情總是想拖到最后一刻才做,結果最后依然沒有完成。
④沒有計劃,做事隨性子,有點盲目,效率低。
我要怎么做?
①有效的利用二八定律(帕累托原則),“二八定律是在任何一組東西中,最重要的只占其中一小部分,約20%,其余80%盡管是多數,卻是次要的。”我們要找出一大堆事項中最重要的1到3個,然后花上一段時間集中精力完成。
②想要管理好時間首先要知道我們的時間用在什么地方,下面介紹一些簡單的方法和工具的使用。
時間管理表格
目的是幫助使用者更好的優化日程安排,提高工作效率,更好地管理時間。
①吞青蛙表格
吞青蛙表格是由《吃掉那只青蛙》的作者博恩?凱西提出的。
明確“三只青蛙”,也就是最重要,最難辦的三件事情,每年、每月、每周、每日。優先處理這三件事情,至少投入20%可用的時間專注于它,堅持一段時間,從被動變主動,不再被問題牽著走,不管是工作還是生活,都能取得卓有成效的進步。
②四象限法
是美國的管理學家史蒂芬?科維提出的一個時間管理的理論。把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要的排列組合分成四個象限。
1.重要且緊急:立即做。(如:有限期的工作,急迫的問題,危機處理)
2.重要不緊急:有計劃的去做。(如:職業規劃,技能提升,發掘新的機會)
3.緊急不重要:能不做就不做,與他人分擔做。(如:臨時工作安排、不必要的微博微信回復,購買生活用品)
4.不重要不緊急:盡量別做。 (如:可做可不做的雜事,不必要的應酬,上網聊天玩游戲)
時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上,這樣可以做到未雨綢繆,防患于未然。
PS:時間表格清單的方法方式還有很多,比如很多人都知道的《奇葩說》上艾力介紹的34枚金幣時間管法,喜歡的朋友可以去研究。不管怎么說,用時間表格之前先問問自己想要解決的問題是什么,才能針對性的去做出選擇,因為再好的表格,不適合你的,就是阻礙你對時間的管理。
相關APP
①愛今天
一款基于一萬小時天才理論為主導的時間管理軟件,將時間分為四大類:投資,固定,浪費,睡眠。也可以自定義添加目標,制定計劃。其記錄的投入時間會一直疊加,你可以很直觀地看到自己達成目標后所投入的時間。
這也是我目前用得最久最喜歡的一款。記錄了我每天各方面時間的開銷,還能添加總結,回顧一天成長、得失及感悟等,起到督促作用。它的統計功能分周月,你可以很直觀的看到自己這一周或者這個月各方面時間的投入比例,還能和上一周,上一個月做對比,讓自己更有目的性的進行調整改變。而且它的頁面非常簡潔干凈,操作簡單。
它還包含了番茄鐘,時間默認為25分鐘投入,5分鐘休息,可以自定義。一般我早上看書的時候就很喜歡用番茄鐘。一個小時,兩個小番茄。
②aTimeLogger
時間管理的第一步便是記錄自己的時間。
這個APP能讓你了解自己時間運用上的問題,非常細致。看時間分別都用在什么地方,找出“偷走”時間的“小偷”,才能更好的管理時間,做出調整。
它可以同時記錄多個項目。比如,你一邊吃飯一邊看電影,只需要點用餐和電影就可以同時記錄。
操作簡單,也不需要使用太長時間,一個星期,了解自己時間的一個分割情況完全足夠。它是幫助你進行時間管理第一步的關鍵。比表格記錄更有效率,更省時省力。
③奇妙清單
超級簡單,還可以和PC端同步,清晰地管理自己的事務。
相當于寫便利貼,寫to do list一樣,可以分門別類創建多個清單,比如電影清單,購物清單,工作任務,下班后日常任務等,還能標記重要事項,選擇你要“吃掉的三只青蛙”,是健忘者的福音哦(絕對不想承認自己就是)。
還可以輕松地對每日、每周、每月的機會做出詳盡的安排,同時,每完成一項任務,打一個勾,叮一聲就消除了(可以在在已完成任務查看),看著一項項被消除的任務,很有成就感啊。而且回頭后再看這些,就像自己的成長印記一樣,一步一個腳印,記錄著自己的改變,記錄著自己慢慢成為最終自己想要成為的人。
PS:同類型的APP還有很多,我自己用的不會超過兩個,而且我覺得適合自己的才是最好的,越簡單也就越省時,越省時才會越高效,這也是時間管理重要的一部分。我們要做的是:使事情條理化、優先化的同時,避免無謂的浪費。
有效進行時間管理的小習慣
①早睡早起
彭小六提到過一個方法:用早起倒逼早睡
我就是這樣做的,晚上早睡一個小時,早上早起一個小時的好處就是:避免熬夜帶來的各傷害,比如長痘痘、黑眼圈加重、內分泌失調、睡眠不足、頭疼、第二天沒精神等。
我之前都是晚上1點左右睡,早上7點30分起,然后就匆匆忙忙去上班,有時候還會擠不上車遲到。現在我11點睡,早上6點起,我可以利用早上一個多小時的時間,看一本書,或者是寫一篇文章,然后提前出門,坐早一班車到公司,后面再也沒有遲到過。而且早上的時間干擾少,注意力容易集中
②晚上做to do list
當結束一天的工作的時候,拿出你的小本子,或者打來你的表格、APP,記下你第二天要做的事情,并把最重要的做個標記。我一般都是直接在奇妙清單上面記,而且從來不會卡著時間,這樣可以保持計劃的彈性,發揮人的主觀能動性。
③回顧自己的一天
可以簡單總結,也可以詳細的記錄自己一天或者一周的工作、學習、見聞、感受、小確幸等,以分享的形式記錄下來,然后觀察自己一天或者一周的時間運用情況,是否存在什么問題?如果有,要怎么改進?不斷分析檢視,堅持下去,會有意想不到的收獲。
④避免無謂的干擾
對不重要的人和不重要的事,要學會拒接。不是誰約你去逛街你都陪,誰約你吃飯你都去,你還有大把的事情沒做啊少年。還有,做重要事情的時候,關掉手機中不必要的APP推送,比如微博、微信、今天頭條、騰訊新聞等,或者直接關掉手機WiFi和流量,不然就調成飛行模式。
我一般是關掉手機WiFi和流量,特別是早上的時候,為了避免外界信息的干擾。畢竟靈感這種東西總是來無影去無蹤。
⑤適當的休息
學習或者工作一段時間后,要適當的活動活動筋骨,休息一下眼睛,可以閉目養神,也可以看一下遠處的風景,勞逸結合,我們的大腦才能高效運轉哦,畢竟我們都不是機器人。我們需要的是持續性,靈動性,創造性的時間管理,別一下子把自己搞垮了。
個人感悟
古人云:凡事預則立,不預則廢。
時間管理的本質其實并不是時間,而是自律,是通過對個人行為的管理,能夠充分利用好時間,從容生活。
而且我想要管理的時間其實是上班之前和下班之后的那段時間。因為我想有效的利用這段時間進行自我提升,以及掌握一項技能,比如學習英語、堅持健身、一年要讀多少本書、寫多少篇文章等。這并不是一周或者一個月的計劃,它是我一年的計劃。我需要持續不斷地做時間記錄,定期對這些記錄進行分析,并不斷改善,所以時間管理是人生中一堂長期而重要的課。
有人說,我不喜歡用APP,我也不喜歡用什么表格,我喜歡手寫記錄,怎么辦?
其實不重要,方式不是重點,重點是記錄的意義和實踐帶來的影響。
大神剽悍一只貓說:好的方法都是簡單的。分的清輕重緩急,理得來長利短益,在做事之前選擇好順序才是提高效率的王道。
所以找到適合你自己的,才是最重要的,而尋找的過程就是不斷實踐的過程。有行動才有成效,沒有行動,一切都是空談。最后推薦幾本關于時間管理反面的書。
相關書籍
①李笑來《把時間當做朋友》
管理時間的精髓和焦點不在“時間”,而在管理自己。
這本書從心智成長的角度來談時間管理,讓自己能夠用最可能準確的方式思考、觀察、記錄、總結、分享和行動,開啟自己的心智,使時間擁有不同的質量,從而獲得心智的成熟和自己的解放。
②鄒鑫《小強升職記》
適合各種工作層面和不同文化背景的所有人士,書里有大家比較熟悉的:番茄工作法、衣柜整理法、猴子管理法、四象限法。本書是以小說式的敘事手法,穿插圖表和小貼士,簡述小強運用各種時間管理法,讓自己的工作越來越出色,沒有嚴肅的說教,讀來很有意思。
③博恩?崔西《吃掉那只青蛙》
很多時間管理的知識,最重要的就是“吃青蛙”法,找出最重要的3件事,它們是你必須吃掉的“3只青蛙”。每天拿出一定的時間專門對付它們,堅持不懈,就能取得完全不同的成就。很實用。
④紀元《哪有沒時間這回事》
90%的人都敗在“有夢想,沒時間;想得多,做不到”。如果時間碎了,你該跟著“碎”。本書教你如何找到最適合自己的碎片化時間日志,做一個高效的人,擁有“讓1天變28小時的初級技能”。
⑤彭小六《讓未來現在就來》
書中關于時間管理,干貨滿滿。
⑥諾特伯格《番茄工作法圖解》
圖文并茂地介紹時下流行的簡單易行的時間管理方法——番茄工作法。
PS:同類型的書籍還有很多,就不一一列出來了。還是那句話:看再多書,如果不實踐,不應用,都白費,跟“聽過很多道理卻依然過不好這一生”一個道理。
主要參考文章:
用時間釀酒《時間管理表格》
彭小六《一個追求高效的學習者手機里裝有哪些APP?》