遇到這本書是在亞馬遜上閑逛時系統推薦的。之前了解過不少筆記法,比如康泰爾筆記、方格筆記、格式筆記等,而子彈筆記術還是第一次聽到,于是乎勾起我的好奇心,購買電子版閱讀拓展知識面。
《子彈筆記術》豆瓣評分6.1分,作者是杉野干人,1997年畢業于東京工業大學,2004年INSEAD(歐洲管理學院)工商管理碩士(MBA)。加入NTT Docomo后,他于2005年加入A.T. Kearney,參與制定和實施中長期愿景,公司戰略,業務戰略和營銷戰略,涉及廣泛的行業,主要是消費品,高科技,通信和媒體。他在書中介紹的大量案例都源自于他的行業背景。
為了提高閱讀質量,開始閱讀之前我提出四個問題
1、什么是子彈筆記術
2、子彈筆記術的意義和價值
3、如何使用子彈筆記術
4、子彈筆記術的應用場景。
下面從這四個問題對本書進行總結。
1、什么是子彈筆記術
“子彈筆記”即“Bullet Points”,是一種旨在增強文章重要信息的吸引力,以便讀者快速抓住文章的關鍵問題與事實的表達方法。
閱讀“寫在前面”章節開頭部分,我們不難發現“子彈筆記”其實就是“分項記述”。硅谷的那些身處全球商業最前線的顧問專家們和來自全世界60多個國家的下一代領導者們中的那些“極為擅長表達自己想法”的人們都非常擅長使用分項記述進行表達。
作者指出:“分項記述是在全世界范圍內和英語、會計、邏輯思維一樣被推崇和追求的技能。當然在別的國家和地區它并不叫作‘分項記述’,它的國際通用名稱是‘子彈筆記’(Bullet Points)。子彈筆記在世界各地被廣泛使用。”
說起子彈,大家的印象就是速度快、目標準、效果好,把筆記用“子彈”這兩個字來冠名,一定是具備了和子彈一樣的特性,十分形象生動。
2、子彈筆記術的意義和價值
首先我們先思考一個場景,如果領導讓你帶領大家學習一份文件,你會怎么做?我相信很多小伙伴們抱著應付的心理,直接把文件分發給大家,讓大家自己學習。類似書中下面的圖片表示:
這種信息表達方式叫做“全面記述”,“全面記述的信息量太大,導致對方難以處理完這些信息,換言之,對方可能還沒有讀完就已經放棄了。又或是信息接收者對信息處理得不夠完整,這可能會導致信息雖然傳遞到了,但是沒能傳遞真正想要表達的含義這種情況的發生。”
類似的,現在很對人喜歡在線聽別人講書,而不喜歡自己看書,很重要的一個原因就是面對著幾百頁的書籍,提不起興趣。
言歸正傳,子彈筆記術是如何表達的呢?還是先看書中的配圖:
與全面記述相比,差異點在于“子彈筆記來表達就相當于將本來應該由信息接收者處理的信息,轉由表達者來進行簡化總結,即由信息表達者代為處理信息。這樣一來,對接收者來說,處理這些信息就變得非常輕松,表達者也能夠更加準確到位地傳達相關信息。”
子彈筆記有著減輕讀者和聽眾處理信息的負擔的能力,而且能夠將想要表達的事情準確快速地傳達。正因如此,子彈筆記能夠輕松打動對你講述的事情原本并無興趣的人,讓他們把注意力轉到你身上。
因此,子彈筆記的意義和價值在于減輕讀者和聽眾處理信息的負擔。
3、如何使用子彈筆記術
子彈筆記術中表達者對信息進行簡化總結,如果僅僅是一條條羅列,只能算作普通的子彈筆記術,而本書給大家介紹的是“簡短且富有魅力的表達方式,也就是能夠打動人心的子彈筆記”,作者稱為“超級筆記術·子彈筆記”。超級子彈筆記術在普通子彈筆記術上增加了三個技術性要素:
條理化
劇情化
信息化
3.1、條理化,打好子彈筆記的邏輯基礎
條理化就是通過整理子彈筆記,讓信息接收者能夠立刻了解你想要表達什么。無論內容多么優秀,如果接收者無法立刻了解你想要表達什么,就不會產生讀下去的欲望,我們也就無法向其傳達任何信息。
簡單來講,條理化就是將想要傳遞給對方的內容當作主干,將補充部分當作分支。
對筆記內容進行條理化時,最重要的工作就是“把內容整理出層次感”,也就是將想要傳達的內容按不同層次進行分類整理。
書中介紹了三個將內容整理出層次感的小竅門:
分開使用不及物動詞和及物動詞
用“串聯”和“并聯”梳理時間軸
governing
3.1.1、分開使用不及物動詞和及物動詞
首先我們先復習下什么是及物動詞,什么是不及物動詞。
“及物動詞”是需要帶“物”來完成一個動作,這個動作是有對象的,比如“我把杯子摔碎了”。而“不及物動詞”的動作沒有對象,只是表示某種狀態。比如“杯子摔碎了”。
“及物動詞”表達某個瞬間的動態畫面,“不及物動詞”表達某個瞬間的靜止畫面。
舉個例子:
小A將營業小組的會議內容以普通的子彈筆記的形式進行整理。
營業部門人員不足。
市場上存在競爭力很強的同類型產品,競爭十分激烈。
客戶服務中心的詢問應答訓練跟不上。
在一定時期內,從市場部調動人員來協助營業部。
除此之外的事情將由營業部在經營會議上向大家報告并征求解決方案。
按照不及物動詞和及物動詞進行分組
[不及物動詞(狀態)組]
營業部門人員不足。
市場上存在競爭力很強的同類型產品,競爭十分激烈。
客戶服務中心的詢問應答訓練跟不上。
[及物動詞(行為)組]
在一定時期內,從市場部調動人員來協助營業部。
除此之外的事情將由營業部在經營會議上向大家報告并征求解決方案。
3.1.2、用“串聯”和“并聯”梳理時間軸
簡單來說子彈筆記的句子之間存在時間變化,就以串聯型的形式來排列。反之,就以并聯型的形式來排列。
仍然以上面小A寫的子彈筆記為例。
經過分組后,我們可以清楚的感知到前三句是對營業現狀的描述(時間點:現在),后兩句是針對營業現狀所采取的對策的描述(時間點:未來)。我們可以使用“串聯”來改善筆記內容。
討論了各種各樣的問題
營業部門人員不足。
市場上存在競爭力很強的同類型產品,競爭十分激烈。
客戶服務中心的詢問應答訓練跟不上。
制定了各種各樣解決方案
在一定時期內,從市場部調動人員來協助營業部。
除此之外的事情將由營業部在經營會議上向大家報告并征求解決方案。
3.1.3、governing
governing,即“統一”。外資企業的顧問習慣將文章開頭部分的總述稱為governing。比如當他想要表達的內容有三個重點的時候,會先在文章的開頭表明“重點有三個”,再繼續展開講述具體的內容。“重點有三個”這個表明意圖的句子就是governing。
還是以上面小A寫的子彈筆記為例。
使用“governing”來改善內容
討論了三個問題
營業部門人員不足。
市場上存在競爭力很強的同類型產品,競爭十分激烈。
客戶服務中心的詢問應答訓練跟不上。
制定了兩種解決方案
在一定時期內,從市場部調動人員來協助營業部。
除此之外的事情將由營業部在經營會議上向大家報告并征求解決方案。
3.2、劇情化,讓子彈筆記變得輕松好讀
劇情化就是整理子彈筆記時,必須要考慮對方的處境和心理,進而明確子彈筆記內在的前后關系(文脈)。這樣才能讓子彈筆記變得生動有趣,讓信息接收者保持興趣,將子彈筆記讀到最后。
劇情化的必要條件是“制作勾起信息接收者興趣的誘餌”。書中介紹了制作誘餌的三個小竅門:
將誘餌藏在全文整體的文脈里的“寫引導文”
“拆分MECE”
將誘餌藏在文章一部分里的“使用專有名詞”
3.2.1、將誘餌藏在全文整體的文脈里的“寫引導文”
引導文就是子彈筆記的開篇部分。我們應該在引導文里寫什么,向對方傳達什么呢?答案是“對方期望看到的內容”。這個答案并不唯一,它會根據對方以及對方所處的環境的不同而改變。
舉個例子
回想下企業面試的場景,如果面試官問你:“你的強項是什么?請簡短地回答。”你會怎么回答呢?
應聘時的回答(其一)
在大概十多年前的學生時代,我去了英語會話學校學習,在那個時候掌握了英語對話的基礎知識。
因為自己有了英語會話的基礎,大概從5年前開始我在上一家公司負責該公司與海外公司的協作,與30家以上的海外公司有過協同合作經歷。
我的強項是擁有能夠與海外企業進行溝通的英語能力。
應聘時的回答(其二)
我的強項是擁有能夠與海外企業進行溝通的英語能力。
因為自己有了英語會話的基礎,大概從5年前開始我在上一家公司負責該公司與海外公司的協作,與30家以上海外公司有過協同合作經歷。
在大概十多年前的學生時代,我去了英語會話學校學習,在那個時候掌握了英語對話的基礎知識。
通過對比,哪種表達方式更好一目了然,第二種回答在引導文部分就對問題進行了回答,直截了當地給出對方期待的答案,可以讓對方對你所說的內容感興趣,緊接著下一句話對前面的回答進行了解釋說明。
3.2.2、“拆分MECE”
MECE是MutuallyExclusiveandCollectivelyExhaustive的省略,意思是“相互獨立,完全窮盡”。但是如果子彈筆記完全遵循MECE原則,會出現“鼻子眉毛一把抓”的情況,抓不住重點。所以用子彈筆記進行表達的時候,不應該執著于MECE。有的時候,通過拆分MECE的方式來表達可能會收到更好的效果。
舉個例子
為了達到三億日元銷售額的目標,采取4個改善方法:
對于大型客戶,邀請公司前輩協同談判,提高銷售單價。
對于中型客戶,提出關聯商品與單品的打包銷售方案,提升銷售數量。
對于小型客戶,繼續一直以來的方針,保持良好聯絡,促進銷售。
對于極小型客戶,繼續一直以來的方針,保持良好聯絡,促進銷售。
上述四種類型的客戶,符合MECE原則,但是對于企業來說,銷售額主要來自大中型客戶,按照執著于MECE,我們就抓不住重點。所以我們通過拆分MECE方式,故意破壞MECE原則。
為了達到三億日元銷售額的目標,采取4個改善方法:
對于大型客戶,邀請公司前輩協同談判,提高銷售單價。
對于中型客戶,提出關聯商品與單品的打包銷售方案,提升銷售數量。
3.2.3、將誘餌藏在文章一部分里的“使用專有名詞”
名詞可分為專有名詞和普通名詞,專有名詞指特定的或獨一無二的人或物(人名、地名、國家名)。
舉個例子
普通名詞描述
我前幾天出國旅游
專有名詞描述
我前幾天去泰國旅游
信息接受者聽到泰國,腦海中可能會浮現“薩瓦迪卡”或者一些與泰國有關的場景。假如正好他去過或者計劃去,雙方就找到的溝通切入點。
3.3、信息化,提高子彈筆記的溝通效率
為了打動對方、使其按我們的想法行動而斟酌詞句,我們把這個過程稱為“信息化”。
書中介紹了信息化的三個小訣竅
排除隱藏性重復內容
使用否定
把形容詞和副詞換成數字
3.3.1排除隱藏性重復內容
重復內容大家很容易理解也和容易發現,但是在子彈筆記術中,我們重點關注的是隱藏性重復內容。
“隱藏性重復內容是指文章里沒有重復的語句,但是表達的某些內容是重復的,沒有特地寫出來的必要,也沒有太大的意義。子彈筆記的信息含量是有限的,隱藏性重復內容不僅浪費了表達的機會,還會影響表達的效果。”
那我們偉大的國足舉例
解說員在解說比賽時市場會說,“中國隊很渴望進一個球。”從表面上看,這里沒有重復內容。但是每個踢足球的人都希望能夠進球,是理所當然的事情,這句話里沒有任何新的信息,這就是隱藏性重復內容。
3.3.2使用否定
所謂使用否定來斬斷退路就是“通過否定XX來更加明確地表達”。這種方式可以幫助我們更清晰地表達自己的立場。
舉個索尼的“開發18條”中例子
第1條不是制造顧客想要的商品,而是制造對顧客有用的商品。
第2條不是根據顧客的眼光而是根據自己的眼光制造商品。
第3條不能根據可能性來決定項目的費用標準,而應根據必要性和必然性決定。
......
3.3.3把形容詞和副詞換成數字
我們一般使用形容詞和副詞來表達程度,但是如果只用形容詞和副詞,這個“程度”就會因對方的解讀不同而產生不同的答案,使用數字后,內容會表達得更清晰。
舉個例子
我發表過很多文章 ---->我發表過56篇文章
4、子彈筆記術的應用場景
“超級筆記術·子彈筆記”的常規使用方法是用在寫郵件、會議備忘錄和企劃案的時候,其他場景如做PPT、寫文章、寫書等都可以應用。書中分別介紹使用思路,在這就不過多總結,還是推薦大家舍得花時間去閱讀本書。