“十一“過后，逐漸接近年末，隨之而來的年終總結是不是有讓你頭疼呢？除了年終總結，我們平時要寫多種形式和要求的報告，這是一個職場人繞不開的話題。很多時候我們需要在較短的時間內起草一份報告，形式或者是WORD文檔或者是PPT等，為了保質又保量地完成，我們如何下手呢？以下思路供商榷。
首先要確定主題。寫這份報告的主題是什么要清楚，并進一步分析其目的、用途、受眾等因素，分析閱讀者的需求。關于閱讀者，還有直接和間接的區分。有時候一份報告我們面對的不是直接的閱讀人員，而是要求我們提交的人員，他們會進一步提供給別人。那么，我們要分析的需求對象就有兩個人。這個時候我們的信息如果主要來自要求提交報告的人，那么就要認真分析和充分溝通，做好把脈，切準要點。如果進一步得到更詳盡的直接讀者的信息，如要求清單、需求列表，那么我們就可以在考慮提交報告人的基礎上進行針對性的準備。簡明地說，就是我們是否直接面向了受眾，是否得到了一手信息和需求，還是得到的轉手信息。我們要滿足幾方面的需求。以上的情況，都是應該在分析主題時要考慮到的因素。
摸準了需求，才可以動手制作。首先就是先列出大綱，把需求進一步形成文字，確定關鍵點。大綱不需要復雜，只需要把握住一個原則，形成框架即可，即各條目之間、各層次之間保持邏輯關系，各條目的依據能對觀點形成有力支撐，總體內容圍繞中心有層次地進行鋪陳即可。語句不一定細膩，重點是核心意思表達到位，做到不缺項，講究涵蓋性。這個時候也是在定大方向，注意力不宜在細碎的事情上，要全心全意開拓思路，打開局面，形成格局。后面的主要工作都要圍繞這個階段定的“式”與“型”展開。不注重列大綱，下面的工作就會被動，只能走一步說一步，靠靈感、靠拼湊、靠感覺去寫，將會步履維艱。
巧婦難為無米之炊。下面就是進行填充框架了。如果說列提綱是建這棟樓的混凝土主體結構，那么數據填充就是裝幕墻、做粉刷、布管線、貼瓷片、搞裝修等。我們要確定這些建材需要從哪里購買，怎么獲取。在獲取材料上，我亦然建議遵循由粗到細的原則，先把材料都找出來，放到相應的框架內，再進一步排版、編輯、美化等。證明材料怎么找，我的建議是盡最大可能搜索現成的東西，先不要急著創新、推陳出新，要知道，一篇報告全寫出新的東西是不可能的，也不一定是成熟的。報告的素材支撐要遵循個原則，就是不要盲目創新，要善用成熟的、經典的東西，比如在做項目計劃書時需要的行業概況，這個就是一個可以重復用、反復用的材料，如果有的話直接拿來用即可，還有什么好糾結的。有時候甚至需要這些東西來充篇幅，增加豐滿度，也是為了增加說服力。大體上構思思路應遵循總--分、整體--局部、現成--創新的原則。
做一份報告時思路一定要清晰，以上幾個邏輯關系要把我好，不能胡子眉毛一把抓，分不出層次和重點。這樣去推進速度也很快。再一次強調，總分關系、現成優先、經典優先，先去看有什么，不是先去想沒有什么。下面推薦三個方法。
第一個是刪減法則。此方法的思想是先把能寫的都寫上，支撐材料按類拷貝，先充實到各論點下面。材料相對完備后，再進行進精簡。精簡就是貼合主旨，把不能形成有效支撐的、重復的材料刪除。精簡時應把握篇幅的平衡，特別是突出重點，有些地方應詳細說明，有些地方可以一帶而過。精簡時雖然減的是局部材料，但要根據整體需求進行安排。
第二個是擴充法。有時候會面臨材料短缺的情況，立足現有材料的發揮就比較重要，這就用到擴充法。擴充有結構擴充、文字擴充、表格擴充和圖片擴充。結構擴充就是進一步形成小的論點，把現有內容細分為幾個方面，簡言之，一句話能說完的要拆解為幾句話，用幾層意識說完。文字擴充與結構擴充類似，結構擴充是擴充骨架，文字擴充是擴充內容，重點也是對現有文字材料進行增字增容增加涵義。表格擴充是把內容表格化，羅列的數據用表格列出來，甚至文字內容也可以用表格列出來。用表格后可以形成直觀、有重點的表現效果，也能掩蓋內容的匱乏，相反，還有可能會被認為是簡潔和突出重點。圖片擴充就是運用與主題有關的圖片進行說明。圖片擴充的要求更高，因為如果運用不當，可能會被認為是離題或應對篇幅。只要圖片緊鎖主題就會有效果，特別是說明一件事情的結果時，上圖上結果的說服力可能是最好的一種方式，所謂事實為證由圖片擴充來完成是最好不過。當然，PPT的各種統計與說明圖也在圖片擴充的范圍，圖片不一定是JPG等格式，只要能形成圖片的視覺效果都可以運用。
第三個是焊接法。此法是獨立拿出一部分章節獨立寫，不在整篇報告中寫。在整篇報告中寫容易受整篇的頁數還不夠，進度還不快等因素影響，造成心里焦慮。同時，一直在整篇報告的文檔中寫各章節內容，還會造成保存困難，或由于誤操作甚至突然斷電等情況造成整篇報告丟失，存在一定的風險。單獨拿出小主題寫有利于集中精力，不受上下文干擾，能克服以上所說的焦慮感，同時也不會因部分內容的丟失而造成全部心血白費，能有效的保護勞動成果。寫好以后再放到整篇中去，焊接為一體。
要在寫報告時少費勁，平時就要積累足夠的素材庫，包括足夠的模板、足夠的主題材料、足夠的數據、足夠的照片、足夠的網站、足夠的套路等，還要有足夠的調取能力。再通過勤總結和改進，相信寫份報告不成問題。
