活動清單表格中的預估

承諾是番茄工作法的核心。“今日待辦” 表格是每天的承諾。 所選出的活動應當具有可行性。 工作的總量應當是你通常在一天之內能完成的。

如果事前預估與實際所花工夫之間經常不一致， 有以下兩種可能的原因:

1.做預估的方法或能力有待改進;

2.工作開始后， 又出現新情況、新問題， 使得環境發生改變。

你無法預言會出現什么新情況、 親問題。 但可以通過訓練和監控， 積累做預估的經驗和技巧。 每天早晨， 在計劃當天活動之前， 檢查“活動清單” 表格中的每一項新活動， 試著預估它們各自需要多少番茄鐘來完成。 你還可以快速瀏覽一下之前做出的預估， 看看要不要修改。

二、活動的規模

計算預估的“貨幣” 單位是番茄鐘要完成某項活動， 需要花多少個番茄鐘? 預估值4表示一項活動預計從開始到完成需要花費4個番茄鐘。 因為番茄鐘的原子性， 不能使用小數， 如1/2或2.2個番茄鐘是不行的。

假如一項活動預估超過7個番茄鐘，說明它太復雜了。 需要拆分這項活動。拆開的每項小活動在“活動清單” 表格中單獨占一行， 各自有預估值。 活動越大， 預估越不準。

如果一項活動預估不夠1個番茄鐘，則可以在它旁邊標個0。 并不是說它要花0個番茄鐘來完成， 只是表示時間花費小于1個番茄鐘。 這樣的活動在“活動清單” 表格中仍然各自占一行。

稍后在選擇活動填入“今日待辦” 表格時， 可以將幾項這樣小于1個番茄鐘的活動合并到一起， 將它們寫在同一行， 當作一個活動來對待。

三、選擇

以預估為基礎來進行計劃， 使得當天的自我承諾更真實可行， 這樣的結果之一就是增強做事的積極性。 通過記錄每天完成的番茄鐘數目， 可以讓你對自己的“番茄鐘日流量” 心中有數。

當早晨從“活動清單” 表格中選擇當天的活動時， 這些活動的預估番茄鐘總數不要超過你的番茄鐘日流量。 然后將這些活動寫入 “今日待辦” 表格， 產按照每項活動的預估番茄數， 在其右側畫上相應數量的小方格。

當番茄鐘響鈴時， 你為剛剛完成的一個番茄鐘在當前活動右側的小方格里畫一個X, 表示你已經為這項活動花了25分鐘工夫。

這時會發生三種可能: 或者之前預留的小方格已經填滿了， 但是活動還沒完成， 這種情況是你“低估” 了該活動; 或者小方格還沒全填滿; 或者剛好全填滿， 活動也完成了。 如果是后兩種情況， 就在“今日待辦” 表格中劃掉該活動。