李麗因有事出門學習了一個月，恰逢科室等級評審會議召開，雖然李麗不在家，會議還是如期召開了。

李麗回科以后詢問會議召開情況，大家的回應卻讓人大跌眼鏡：

“會議很重要，可是虎頭蛇尾?！?/p>

“會議目的我沒理清楚。”

為什么重要的會議卻虎頭蛇尾，目的不清晰？

又要進行一月一度的醫療質量與安全會，如何避免如上問題，把會議開得高效？李麗在科內及院內調查的基礎上，重新設計了整個會議的組織。

所謂會議，是在一個組織里為達成目的而采取的手段之一。

1、根據目的準備會議，以成果輸出為導向。

1）確定會議目的

將所有會議分成三種類型，各種會議的召開目的就會漸漸浮現。趁此時審視所有的會議，再商量討論一下目的不明確的會議。

按照獲取信息及信息傳遞的方向，會議分成三種類型：

上意下達型：信息從上而下，用于上司向下屬進行傳達及解說想法、指令等。

自下而上型：信息從下而上，用于下屬向上司匯報工作進展，報告市場現狀等。

全員參與型：信息共享，用于解決問題、交換意見。

①對必要的會議，以及回想得起來的會議進行盤點。

“星期1-5的晨會”、“星期四的例會”、“一個月召開一次的科內護理會議”、“臨時會議”、“應對投訴索賠的會議”、“質安會”等諸如此類的會議做個列表。

②按照上面提到的三種類型的會議制作表格，決定有無必要開會。

將列出的全部會議逐一填寫到這個分類表格內。

某科室2016年9月會議表格：

比如，“星期四的例會”，既有護士長進行指示命令，也有護士進行報告，還有對近期不良事件的整改討論，包含了三種類型的活動，那么，你就在“上意下達”欄里寫上“星期四的例會（時常進行指示命令），在“自下而上”一欄里寫上“星期四的例會（組長匯報）”。在“全員參與”一欄里寫上“星期四的例會（分組討論）”。

這個過程中，會出現既不是類型1，也不是類型2，也不是類型3的會議嗎？如果遇到這種會議，就很可能是目的不明確、“習慣性召開”的會議。這種會議是否真的有必要召開，就需要大家一起討論決定了。

比方說，不論是“星期一的早會”，還是“一個月召開一次的科內例會”都上報同樣的報告。這時候，你也許應該在兩者中選擇其一廢止。如果全員參與型的會議一次都沒有召開過的話，就有必要安排這樣的機會，讓下屬們發揮主觀能動性，彼此交換意見。當然，未必要以會議的形式，這種形式是無關緊要的。

2）根據會議目的進行會議準備

會議名稱：

會議類型：

會議場地及坐席人員安排：

會議設備及工具準備：

會議主持人：

會議流程：

舉個例子：

會議名稱：科室質安會

會議類型：自上而下型+全員參與型

會議場地及坐席安排：U型座椅安排、門急診醫護人員

會議設備及工具、人員準備：筆記本與紙、茶水、拍照

會議主持人：護士長

會議流程：

1）?主任護士長傳達醫院、科室自查質控情況（15min）；

2）醫生、各組長匯報科室醫護質控該月情況（30min）；

3）確認其他人有無補充（10min）；

4）主任、護士長反饋答復（20min）；

5）中間休息（5min）；

6）相關職能科室答復相關問題（30min），

7）院領導總結發言（15min），

8）總結匯總制定可行性方案（10min）。

2.形式靈活，在匯報及討論上注意語言的組織。

1）形式靈活，15分鐘會議解決多個問題。

目的：幫助實習同學更快熟悉導診流程，能夠應對導診過程中出現的問題。

會議名稱：門診部實習同學（導診）例會（15分鐘）

會議類型：自上而下型+自下而上型+全員參與型

會議場地及坐席安排：門診大廳導診臺邊

會議設備及工具準備：紙、筆

會議主持人：護士長

會議流程：

答疑（10min）

實習同學提問：沒有外傷腿痛怎么導診？放射科病人要求退費怎么辦？疼痛科在哪里？等等。

護士長：區分股骨頭壞死還是痛風？從疼痛部位、用藥史、疼痛性質上區別。前者看骨外、后者看內分泌科。放射科病人退費的流程......。

總結：提問情況匯總及上周實習同學表現（5min）。

2）會議語言的組織

會議語言是會議的血肉，如果不注意引導，很容易變成情緒宣泄或者繁瑣的形式匯報，達不到高效會議的目的。

十六字方針：陳述事實、表達感受、提出建議、尋求支持。

舉個例子：

會議名稱：門診部護理質控員會議

會議類型：自上而下型+自下而上型+全員參與型

會議場地及坐席安排：門診部辦公室

會議設備及工具準備：紙筆、質控整改通知書

會議主持人：護士長

流程：

1、護士長傳達質控整改通知書（5min）：備用藥管理

2、分析目前門診部各科關于備用藥及質控質量上現狀（10mim）

3、各質控護士討論各部門備用藥質控問題及改進建議（10min）

4、護士長匯總各部門建議（5min）

在2,3,4環節會議語言的組織上，基本按十六字方針：陳述事實、表達感受、提出建議、尋求支持。

陳述事實：備用藥在科室使用情況

感受：備用藥管理有必要，但在基數上要認真梳理。

提出建議：減少可以不備用的，先做好基數的建立。

尋求支持：與病房護士長和醫生溝通。

為了更好的幫助大家運用這種表達方式，護士長舉了一個關于某門診科室降低搶救車管理缺陷率的PDCA推進過程中分析原因中出現的問題。

原因分析中提到沒有責任心、核心制度未落實等。

最后護士長現場查檢時發現是該科醫生有個習慣老是習慣動搶救車。

護士長表達了關于對PDCA推進中某些科室這種形式化的作法和思路的不認同。

建議大家所以在原因分析上注意多問為什么，不要老是大而空的原因。

在支持上鼓勵大家多與病房或者醫生溝通，并在網上學習PDCA的課件。有疑問時也可來找自己，自己盡量在方法上給大家提供力所能及的支持。

3）會議總結：回顧慶賀（2-5min）

作為主持人，在會議結束時有個非常重要的環節，那就是對整個會議總結。便于大家對會議內容更好理解，更重要的是提升參會人員信心，提高大家執行力。簡單地說：賦能。

回顧慶賀：二次學習，增加參會人員價值觀

舉個例子：提高某科室儀器設備管理的完好性首次會議

回顧：做、學、行、支持。

?Done：分析現狀：儀器設備不明原因損害、使用后未歸位或者整理等。

?Learn：原來儀器設備不明原因損害與高溫天氣部分人員未及時收下車有關

?Act：馬上落實儀器設備的表格梳理、交班登記（一月內）

?Support：會議過后，會給到什么支持，發微信，3個月后續督查。

慶賀：貢獻呈現祝福

目的：看到與會者是有能量的，確立同盟關系

流程：：

1）參會者對會議目的所作貢獻

2）這個貢獻中，呈現出了參會者什么優秀品質

3）對將來的祝福

例：非常感謝大家的合作，正是由于大家對問題......,在這個過程中呈現出來的善于動腦筋、勤于觀察，看到你們的優秀品質：勇于承擔責任，積極改進，這種.....會更好支持實現今天會議的目的，在以前或者別人不敢嘗試的地方成功推行。相信大家會按照計劃一步步發揮作用，也祝福大家。。。

3、會議后的整理總結及推行（成果輸出部分）

1）會議記錄整理

2）會議中需改進事項分類

比如科內需督查改進事項：輸液單的加藥人和穿刺人簽字不能代簽等；

協調：輸液沖管的規范等；

請示：120電話故障的應急流程、某救護車的坐椅改造等；

與此同時，不良事件匯報與PDCA循環同步跟進。

3）改進事項進入時間安排

4）行動改進（成果輸出的最重要一步）