有兩個小伙伴，我們分別稱為小明和小強。
小明的辦公桌收拾得十分整潔，文件夾擺放有序，電腦里的文件夾也是分門別類；小強的辦公桌則亂糟糟，各種文件堆在一起。
小明還有做計劃的習慣，周計劃、日計劃，詳詳細細地列出了每天的工作事項；小強則只有一個日程提醒。
小明和小強，誰的效率更高呢？你更想成為小明還是小強呢？
今天，炫先森會就這個話題展開討論。結論會令你大吃一驚。
本文是《混亂：如何成為失控時代的掌控者》第五講，也是終結篇。
本文獨立成篇。
把事物分門別類
“不人道”
假設我們在一家快餐店做三明治，接到第一個訂單后，我們開始在面包上涂抹番茄醬。這時，店里又來了一些顧客點單。我們想，與其一個一個地做，不如看看有哪些訂單是同類型的三明治，把同類型的三明治放在一起做，省時又能省力呢。還沒等我們看完訂單，又來了一批顧客和訂單。
我們該怎么分類呢？按照先后順序？那就等于沒分類嘛。按照三明治的類型分類，可同一類型里面又有不同呢，有顧客需要的是蛋黃醬，有顧客需要的是番茄醬，還有顧客需要千島醬……
不一會兒，到了午餐高峰，又來了一大批顧客和訂單……
哎，算了吧，還是按照先后順序吧。
這個案例告訴我們兩點：
1、有時候，時間根本不允許我們把工作做個詳細的歸類。
2、如果我們專注于做一件事，其實根本就沒有分類的必要。
可如果你是個不折不扣的“分類控”呢，非要把事情分個類心情才舒服呢，那該怎么辦呢？
作家博爾赫斯杜撰了一本古代中國百科全書《天朝仁學廣覽》。在這本書里，他把動物進行了分類：（1）屬于皇帝的；（2）涂過香油的；（3）被馴服的；（4）傳說中的；（5）多得數不清的……
每個分類分開來看，貌似有必要和有意義，但合在一起來看，就極為荒謬。比如上文把動物分類。
這個案例告訴我們：世界太復雜，把如此復雜的世界進行分類，有時候真不“人道”。
但是，我們并不能一棍子把分類給打死。圖書館里的圖書，當然需要做到細致歸位；建設工地或操作間，也當然需要一份詳細的檢查清單。但是，我們絕大多數人既不是在圖書館工作，也不是在建筑工地或操作間工作。
所以，對于我們這些上班族來說，請改掉分門別類的強迫癥吧。一是，如上文分析的，世界太復雜，強行分類不“人道”；二是，強行分類不僅不會提高工作效率，反而還會降低工作效率。對于這一點，我們繼續往下看。
把文檔分類整理
降低工作效率
把文檔分類整理，會提高工作效率嗎？
對此，有兩位研究專家做了一項研究。
首先，這兩位專家瞄準公司里的兩位員工，如本文開篇的小明和小強，一位喜歡整理，一位偏好混亂。
然后，觀察他們，如果公司搬遷，誰能在最短的時間內將重要的文件打包帶走？
答案令兩位專家大為吃驚：混亂的員工在搬遷時，收拾起物品來效率更高。他們不僅用時更短，還更清楚哪些物品是重要的需要帶走的，哪些物品是不重要的可以丟棄的。
兩位專家進一步分析后得出的結論是：那些喜歡將物品分門別類整理好的員工，對整理有一種偏執，對混亂有一種本能的不安全感和懼怕，他們把任何文件——重要的、不重要的——都一股腦地整理歸檔。實際上，很多文件在使用過一兩次之后，就失去了價值，卻還霸占著空間。如此一來，他們很難在短時間內，從一柜子的文件中迅速找出最重要的文件。
整理者的低效并不能證明偏好混亂的員工在搬遷時的高效。這兩者之間并沒有必然的關系。或者說，偏好混亂的員工在搬遷時的效率，究竟怎么高了？究竟高在哪里？
研究發現，這與他們堆放文件的方式有關。準確的說，他們的辦公桌看似混亂，但表象之下有邏輯可循。
他們每取一份文件，就會把文件放在一沓文件的上方。于是，使用頻率較高的文件會逐漸累積在一沓文件的上方，而那些不怎么用到的文件就會沉到底部。要搬辦公室時，他們就能輕松辨別，哪些文件需要帶走，哪些文件可以丟棄。
這種堆放文件的底層邏輯是：如果不是經常用到的文件，是不可能堆放在頂端的。
他們在處理文件時，還有一種方法：重要的文件才堆放在辦公桌上，那些不重要沒價值的文件看完之后，會隨手丟進垃圾桶。也就是說，他們的辦公桌看似堆得亂七八糟，但實際上都是他們用得著的文件。
這種處理文件的底層邏輯是：混亂也是有選擇的，并不是什么文件都會往辦公桌上放。
當下，不僅紙質文件的歸檔讓我們頭痛，還有電子郵件。那么，我們該怎樣歸檔電子郵件呢？
我們設想一下收到老板的電子郵件后的歸檔流程。
老板的這封郵件，涉及到人員調動，以及由此人員引發的部門預算變動，還有部門團建聚會方案。
這樣一封涵蓋多方面的郵件，我們該怎樣保存呢？
是“工作”→“人事”？還是“工作”→“老板”？還是“工作”→“財務”？還是“工作”→“團建”？還是“工作”→“個人事項”？要不“一式N份”，相應的文件夾都保存一份？
你可能覺得，在電腦里無論設置多少個文件夾，亦或相應的文件夾都保存一份，也不會占用多少空間，而且電腦有搜索功能查找起來也方便，電子郵件歸檔問題并不是什么大問題。
如果你這么想，那就錯了。
慧科特和IBM研究中心的研究人員聯合做了一項調查，在幾百位白領的電腦上安裝了追蹤軟件，軟件追蹤到這些白領累計85000次尋找電子郵件的行為，要么是在（挨個）文件夾里查找，要么是通過其他方式查找（如直接去電子郵箱里查找）。最終發現，查找文件夾每次花費的時間近1分鐘，而通過其他方式查找只需17秒。
換句話說，即便把所有電子郵件都保存在同一個文件夾中，也比分門別類建文件夾，在查找的時候更省時間。
如果分門別類保存紙質文件或電子郵件是浪費時間，那么制定日程表是否也是如此呢？
制訂詳細日程表
挫敗工作積極性
我們做日程表一般分兩種類型，一種類型是本文開篇小明那樣的周計劃、日計劃，無論大事小事都事無巨細地提前規劃好；另一種類型是本文開篇小強那樣的只做個日程提醒，比如周一上午9點鐘在二樓會議室開會，周五上午預約了醫生，周六上午10點鐘的航班等等。
小明和小強這兩種日程表，哪種日程表的效率更高呢？
心理學家基爾申鮑姆等人為了找尋答案，做了一個實驗。
他們找來了三組大學生，讓他們學習一個課程。
心理學家只告訴了第一組大學生一些簡單的時間管理技巧，比如每學習45分鐘就休息10分鐘；向第二組和第三組的大學生詳細介紹了時間管理技巧以及具體操作方法，不過，讓第二組的大學生以月為單位制訂學習計劃和目標，讓第三組的大學生以周為單位制訂學習計劃和目標。
心理專家預測，第三組的表現要高于第二組，第二組的表現又要高于第一組。
而結果呢，推翻了心理專家的預測：第二組的表現最高，第一組的表現較好，第三組的表現最差。
不僅如此，在實驗結束后，心理專家又繼續跟蹤了一年，發現學生的成績表明實驗發現的三種趨勢依然在延續：第二組的學生成績最高，第一組學生的成績原地踏步，第三組學生的成績繼續下滑。
為什么會這樣？具體的情況又是怎樣的？心理專家經研究分析認為：
首先，每周制訂學習計劃和目標，并落實到每天中去，非常消耗時間和精力，很多學生（主要是第三組的學生）過了一段時間就放棄了做周計劃。
其次，很多學生（主要是第三組的學生）一旦沒有跟上日程表的進度，就會感到失望，學習動力也沒有了。
為什么學生們會跟不上每周（落實到天）的計劃呢？這些計劃的制訂者不是他們本人嘛。原來，每個學生都可能會面臨突發事情。比如，今天身體不舒服，可能就沒辦法完成日程表上的計劃；明天下午，學生會或社團要搞一場活動，又沒辦法完成日程表上的計劃。
在實驗中，第三組計劃每周學習時間是20小時，但后來因為臨時突發事件的發生減少到了8小時；第一組每周學習時間約在10至15小時；第二組以月為單位制訂計劃，每周學習時間為25小時，到了學期末學習時間還略長。
這項研究和案例讓我們明白了，制訂計劃時要把時間放寬松些，留些時間給突發的事情臨時性的工作，這樣我們才不會因為跟不上日程表而有挫敗感，從而傷害到我們工作的積極性。
總結
循規蹈矩的人生效率最低
該不該給文件（包括電子文件）分門別類歸檔呢？該不該制訂詳細的日程表呢？
今天的內容告訴我們，很多文件因涉及的內容較多，而難以分類，且分類后查找的難度和消耗的時間要高于不分類；事無巨細的做日程表，會讓我們在遇到突發事情時有挫敗感，從而打擊我們的積極性。
但，實際上，今天的內容更想告訴大家的是，與其有強迫癥必須要分類文件，與其權衡這份文件究竟應該歸于哪個文件夾，與其每周把時間耗在制訂計劃上，不如適當的放松，擁抱混亂，利用混亂。
著名科學作家萬維鋼在本書的序言里說，“作為一個人，身處這個充滿機械化、標準化、規劃化的現代世界之中，你對自己的生活方式有一個什么樣的選擇？具體來說，就是你是選擇循規蹈矩，還是選擇自由獨立。整潔的背后是循規蹈矩，是把人機械化；混亂的背后是自由獨立，是讓人更像人。”
萬維鋼的這段話，說透了本書的本質。
本書對于我們的意義就在于，給我們提供了新思維——這些年，主流思想一直在向我們強調“自控力”“整理術”“收納法”“任務清單”“工作計劃”的重要性和必要性，而本書卻告訴我們，世界如此復雜，生活如此混亂，其實我們根本就沒辦法也沒必要強行去消除這種復雜和混亂，不如去善加利用他們。
善加利用混亂，收獲的會是驚喜。
