提到拖延,我想你可能對這樣的一些場景不會太陌生。工作上的一個有明確時間節點的任務,經常會在最后的時間節點前完成,即匆忙焦慮,工作也常因此出現紕漏;生活當中已經計劃好了有一件事要去辦,不等到最后火燒眉毛了,都不會出手;還有愛讀書學習的我們,年初給自己制定的那些學習和讀書計劃,是不是也經常在年末時發現自己規劃了個寂寞讀書或者學習計劃一推再推呢?想做的都沒做。
我們是不是一定要等著把自己逼在絕路上,才能去做那些早就應該做的事呢?或者真的是我們的自律能力不夠嗎?如果有人可以做到高效的時間管理,事事都比我們的節奏快,那么我們可以向他們學習什么呢?
當我們經常讓自己在任務的最后時限到來前才開始啟動工作或者學習,擔心任務無法完成的壓力會讓人很經常被焦慮情緒糾纏困擾;而沒有時間做更精細的修改,也會工作的最終成果呈現也會帶來負面影響;長期下去,也會對自己的個人能力產生懷疑,容易自我否定。
《死線效應》這本書融合了行為科學、心理學、學術研究,通過7個案例的跟蹤研究,揭示了幫助團隊與個人進行更高效的時間管理的策略,幫助人們對抗拖延,確保計劃按期并保質保量地完成。
我們一直說死線效應,它到底是什么呢?現在請大家一起閱讀書中關于“死線效應”給出的定義。
原文:在截止日之前完成任務,它也可以像黑洞一樣吞噬人們的時間和精力。問題在于,只要你設置了截止日,工作就很容易被延遲,直到最后卡著截止日的時間點完成。這種現象被稱為“死線效應”。
這個定義很好理解,死線效應就是在一項工作或者生活任務的截止日期前,人們很容易會出現卡著最后的時限完成工作或者任務的現象,工作任務即使完成了,也會因為中間過程的拖延而給人帶來時間的浪費和精力的消耗。
死線效應,會強制我們在最后時刻完成任務,但是過程中的拖延也同樣有很多的負面影響,工作質量不高,拖延感帶給自己的壓力和焦慮,都讓我們難以產生幸福感。要克服這種情況,我們看作者給到我們什么方法。
原文二:希思和安德森寫道:“每當要下決心克服拖延癥時,僅靠我們自身的能力是很難做到的。而當一個人進入某一個環境,尤其是社會環境時,就會有更多的應對之策。”我們無須在繁重的工作中一直保持緊張狀態,而應設計出方法,幫助我們克服拖延艱難工作的天生傾向。好消息是,我們已經提出了一種十分有效的方法來解決意志力薄弱的問題,并且還不像奧德修斯讓別人把自己綁在桅桿上那么復雜和痛苦。這種方法就是應用截止日。
拖延其實是天性,我們也無需靠自己努力地用意志力去克服拖延,好的解決問題的方法,有時其實往往是很簡單的。整本書的核心理念就是善用截止日。
我們會發現,即使我們再怎么拖延,但是在規定的時間前,我們通常都會想盡一切辦法完成工作,這時你的效率會很高,哪怕工作質量并不理想,也比截止前的大把時間效率高出很多,如果我們可以將截止日的作用更好地發揮出現,就可以讓自己以更高效的方式也更加愉悅的方式完成工作。
善用截止日,提高時間管理效率,可以用“三個步驟,一個提醒”來實現。
1、設定最終截止日與軟性截止日:為一項工作或者學習計劃設定最終截止日與軟性截止日,軟性截止日要提前于最終截止日,并嚴格作為工作任務來完成,為最終截止日的死線留出更充分的修正或精進的空間。比如一項工作任務要求在8月30日完成,那么30日就是最終截止日,為了更加充分的準備,可以同時設計一個軟性截止日25號,以25號的軟性截止日為時間節點,將工作要求的所有內容做完,這樣剩余的時間可以用于更充分地做修改與整理。
2、倒推進度:根據截止日時間,倒推出所有工作的進度,如果要在25號完成所有工作,其中的每個分支項目應該占據全部時長的多少比例,推出相應的進度情況。
3、設定檢查點:為各個環節設定檢查點,每個工作的分支項目進度結束時即可設定為檢查點,以確保這項工作內容按時并保質完成。
提醒:要事優先:在工作完成的過程中難免會遇到其他突發事件,或者與這項工作相關的但并不重要的其他細節,此時需要為自己設定優先級,如果這項工作任務是對你的工作業績影響最大的,那么就要先以完成這項工作為先,抓住重點內容。
將“三個步驟一個提醒”設置成表單的方式,我將自己最近的一個學習規劃進行了一次時間管理。
在使用截止日表單時,我們可以在以下幾個方面多多注意:任務設計可以從微行動開始,一點點開始改變;時間安排可以靈活變通,有事的天少安排任務,沒事的天多安排任務;一項工作是可以分多個任務來完成的,分解后感覺難度變小了,做事的動力自然就大了。
這個方法適用于比較重要的事務,比如工作、對你重要有意義的學習、或者生活中的一些重要事務安排等等,對于一些娛樂休閑類的活動,大可不必太過花心思。
我們的一生看似很長,其實又很短,時間管理幫助我們可以將那些我們想做或者必須做的事,以更高效也更愉快的方式完成,讓此生更有意義。