如何管理好時間,提高工作效率

最近公司組織培訓了《時間管理》課,老師是來自臺灣的友人,之前聽到臺灣腔還是在電視劇里面,這次算是面對面的聽到了臺灣腔。正好要寫總結,順帶把課上的好東西分享出來。

相信每個人都會有迷茫或者無聊的時候,可能你經常都能感覺自己沒事干,好像干啥都提不起興趣 ,其實說白了就是沒有目標,因此不知道把時間用來干什么,我以前偶爾就會出現這種情況,現在回顧一下其實就是那個時候沒有目標,因此我的行動就是懶散而漫無目的的,現在我的目標很清楚,加上以目標為導向,整個生活和工作都是很有節奏而且充滿樂趣的。(點擊查看我的2017年度目標

如何把時間花的更有價值呢?

首先,要有時間管理的意識。當你開始注意到這一點并且準備好了做改變的時候,你已經踏出了一小步。時間管理的意識是指你會開始計劃和安排自己的時間,很多人只有在要出行或者游玩的時候才會計劃時間,比如周六陪女朋友上街,早上10點出發,11點到光谷開始閑逛,12點開始吃飯,下午逛街到6點吃飯然后看電影,我相信大部分都不會周六一大早拉著女朋友出門然后漫無目的的瞎逛。這個只是時間管理的最初級階段,但當你有意識來改變的時候,事情就不一樣了。

這里介紹第一個時間管理的法則,SMART法則,何為SMART?

Specific,目標必須是具體的

Measurable,目標必須是可衡量的

Attainable,目標必須是目前可以達到的

Relevant,目標必須和其他的目標/主要目標具有相關性

Time-based,目標必須有明確的截止期限

舉個栗子,小明跟小瓜都打算安排晚上的時間鍛煉,但是他們對這個時間的安排是這樣的:

“小明說今天晚上準備鍛煉”

“小瓜說今天晚上9點到10點會使用Keep完成2個課程,不完成就不睡覺。”

很明顯,小瓜完成鍛煉的概率更大,因為她對時間安排十分具體,目標明確、

放到工作上也是這么個意思了, 時間是有限的,每個人的時間都是無法回頭的,但是不同的人同樣時間內能夠完成的事情卻是不一樣的,這里是排除資源以及其他方面的限制的。我們只能通過單位時間內的產出來拉開跟別人的差距--效率。這是我當前理解的時間管理的最大的意義。

那么概念已經很清楚了,這也是第二點要明了的事情,時間管理就是提高單位時間的產出,產出當然也要有一個目標的,這個時候用上SMART法則即可,這么一來時間管理體系基本輪廓就有了:

設定目標--SMART原則

安排時間--四象限法則

產出檢查

循環設定--SMART原則

這樣就能形成一個循環,不斷的提出目標,利用時間來完成,提高效率,再次設定目標

比如我剛開始寫博客的時候,一篇可能要寫半個小時,這篇可能只花了15分鐘就搞定了。可能下次同樣字數的文章在思路清晰的情況下我會設定10分鐘寫完,畢竟,我對自己打字速度很自信。LOL

最后,有了時間管理的概念,明白了時間管理的意義,接下來就是工具的應用了,每個人都有不同的時間管理的工具,這里我以自己的為例,我使用的是日事清+Foxmail來完成我的時間規劃。


日事清界面


Foxmail日歷界面

日事清的“四象限”表格用于根據目標的不同來分配到不同的象限,Foxmail自帶的日歷功能用于安排每天不同時段的計劃,循環事件可以利用foxmail自帶的設置來完成,比如每天晚上11點上床睡覺就是可以設定為循環事件。

另外一定記住每天留一個事件段作為“保留時間”,用于處理晉級插入進來的工作事件或者私人事件。

好了,今天就寫到這里,希望看到的同學能有所感。

Good night.

Tight lines.

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