史蒂芬?柯維在其經(jīng)典著作《高效能人士7個(gè)習(xí)慣》中提出了時(shí)間管理矩陣的“四象限法則”，這是第四代時(shí)間管理領(lǐng)域的重要金律。
四象限法則對每個(gè)人而言，都有不同的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，具有非常強(qiáng)的人格屬性。但“要事第一”是其基本原理的精髓。
那么，如何通過四象限法則，找到自己的人生坐標(biāo)？
什么是四象限法則？
四象限法則就是以重要程度和緊急程度作為橫縱軸線，劃分出4個(gè)區(qū)域，分別為：
第一象限：重要且緊急；
第二象限：重要但不緊急；
第三象限：不重要但緊急；
第四象限：不重要且不緊急。
第一象限的事務(wù)既重要且緊急。根本是因?yàn)槿狈τ行У挠?jì)劃，讓很多處于第二象限重要但不緊急的事情發(fā)展到第一象限。 很多人在第一象限充當(dāng)消防隊(duì)員，到處救火，筋疲力盡，忙于收拾殘局和處理危機(jī)，長期處于高壓力工作狀態(tài)，根本無力關(guān)注第二象限事物。 當(dāng)?shù)诙笙奘聞?wù)再次轉(zhuǎn)變到第一象限，又開始了新一輪的惡性循環(huán)。
第二象限的事務(wù)重要且不緊急。大多時(shí)候，人人都知道這類事務(wù)很重要，卻因?yàn)椴皇瞧仍诿冀蓿涎影Y由此爆發(fā)，反而避重就輕，陷于戰(zhàn)術(shù)上的勤奮、戰(zhàn)略上的懶惰。 這類事務(wù)不會產(chǎn)生催促的力量和強(qiáng)烈的緊迫感，但卻影響深遠(yuǎn)、至關(guān)重要。真正高效能人士始終關(guān)注這類事務(wù)，將80%的精力投入其中，最終使第一象限的事情變少，不再瞎忙。
第三象限的事務(wù)不重要但緊急。很多人整天忙于應(yīng)付一些自以為很重要的緊急事件，讓自己誤以為在完成第一象限的工作，其實(shí)不過在滿足他人的期望和標(biāo)準(zhǔn)，忙得有效率卻無效果。 整天忙于此象限事務(wù)的結(jié)果，就是容易急功近利，被危機(jī)牽著鼻子走，輕視了本應(yīng)重視的目標(biāo)和計(jì)劃，還認(rèn)為自己是忙碌的受害者，甚至可能導(dǎo)致人際關(guān)系膚淺乃至破裂。 最典型的就是那些在朋友圈天天曬深夜加班、宣揚(yáng)自己格外“勤奮”的人。
第四象限的事務(wù)既不重要也不緊急。很多人把精力大多投入在第一象限、第三象限，長期忙于應(yīng)付緊急事項(xiàng)，很希望到第四象限逃避現(xiàn)實(shí)、休息整頓一下。 但在這個(gè)象限的事務(wù)基本都是浪費(fèi)時(shí)間精力的，如辦公室里長時(shí)間閑談、看無聊網(wǎng)絡(luò)小說、瀏覽八卦網(wǎng)頁等，不僅無法達(dá)到休整的目的，反而造成精力的消耗。
如何明確事務(wù)分類的標(biāo)準(zhǔn)
四象限法則區(qū)分事務(wù)類別，主要基于兩個(gè)維度——緊急程度和重要程度。如果對緊急程度、重要程度的區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)不明確，就難以清晰地明確區(qū)分四個(gè)象限的邊界。
關(guān)于緊急程度較好理解。
每項(xiàng)任務(wù)都應(yīng)該有截止日期，越臨近截止日期的越緊急，突然爆發(fā)、自己沒有準(zhǔn)備、不立即處理可能造成一系列不良后果等情況就是緊急的。
得到精英日課萬維鋼老師介紹過一種應(yīng)對緊急程度的做法，叫做截止日期法。就是先做臨近截止日期的事務(wù)，雖然每個(gè)任務(wù)都會拖延，但不是所有任務(wù)都拖延太久。
例如，你家冰箱里儲存一些酸奶，如果按照過期時(shí)間喝，哪個(gè)先過期就應(yīng)先喝哪個(gè)。如果發(fā)現(xiàn)喝不完，在200毫升和1000毫升中做個(gè)選擇，扔掉1000毫升的，因?yàn)楹韧?000毫升需要花費(fèi)更多時(shí)間。
對應(yīng)到具體任務(wù)，在固定的即將到期時(shí)，你應(yīng)該放棄占用時(shí)間最長的任務(wù)，這樣你就可以完成最多的任務(wù)，追求到了完成任務(wù)數(shù)量的最大化。
關(guān)于重要程度就相對復(fù)雜。
主要看兩個(gè)條件：
一是這件事對你而言是否很有意義，與你的價(jià)值理念是否相符。
一般而言，包含了大量機(jī)械性、重復(fù)性勞動不如創(chuàng)造性勞動的含金量高； 被動接受、不情愿完成的事務(wù)不如符合你“三觀”的事務(wù)的含金量高； 得到更多的心智、情感、身體、物質(zhì)的收益和改善的任務(wù)比帶給你短暫快感、長久負(fù)面情緒的含金量更高。
二是對你的生活、工作乃至未來產(chǎn)生的影響是長遠(yuǎn)的還是短暫的。
知乎大神采銅有一個(gè)定義叫“收益半衰期”，收益半衰期長的事務(wù)影響會持久。
半衰期來源于物理學(xué)概念，是指放射性元素中的半數(shù)原子核發(fā)生衰變需要的時(shí)間。半衰期越短，衰變得越快；半衰期越長，衰變得越慢。
關(guān)注一項(xiàng)事務(wù)，要看這件事的發(fā)生是帶給我們即刻的好處、得到即時(shí)滿足，還是好處不斷延伸，產(chǎn)生長期的效果。
從以上兩個(gè)條件就可以判斷出：
積累可信知識比瀏覽網(wǎng)頁八卦新聞更重要，訓(xùn)練工作需要的新技能比浪費(fèi)時(shí)間打游戲更重要，構(gòu)建新思維模式比循規(guī)蹈矩、用一成不變眼光看世界更重要，堅(jiān)持每日身體鍛煉比四體不勤、胡吃海喝更重要，建立維持良好人際關(guān)系比孤獨(dú)自閉、缺乏開放包容更重要。
如何找到時(shí)間象限里你的人生坐標(biāo)
1、堅(jiān)持要事第一
要事大多優(yōu)先級別較高，是因?yàn)閮r(jià)值重要、影響深遠(yuǎn)，不完成會有較為嚴(yán)重的后果。
堅(jiān)持要事第一，就是主動干掉一切不重要不緊急的事，拒絕大部分緊急但不重要的事，把主要時(shí)間花在重要但不緊急的事上，把焦慮之源——“重要并且緊急的事情”減少到20%—25%，達(dá)到“忙但不焦慮”的境界。
對屬于第一象限緊急而又重要的任務(wù)，要規(guī)劃好時(shí)間，列入日程清單，提醒自己必須在最短時(shí)間或截止日期前完成，并把注意力轉(zhuǎn)移到那些重要但不緊急的任務(wù)上。
處于第二象限的重要事務(wù)雖然大多短期內(nèi)可以推遲，但它們是我們始終關(guān)注的焦點(diǎn)。比如長期規(guī)劃、鍛煉身體、讀書學(xué)習(xí)、良好生活習(xí)慣、多與家人交流，都屬于必須要留出時(shí)間要做的事。
日常任何事物都可以被分成兩類，一類是次要、多數(shù)占事情總數(shù)的80%，完成后對總體效果只有20%的影響；另外一類的20%屬于關(guān)鍵少數(shù)，完成卻能產(chǎn)生80%的成效。
很多人常常遵循最小阻力定律，從80%的瑣事做起，認(rèn)為處理后會讓重大事務(wù)處理得更快捷。但實(shí)際上，處理時(shí)間越長，瑣事似乎越來越多，越消耗自己的寶貴精力，在最終面對高價(jià)值任務(wù)時(shí)，已經(jīng)無能為力。
所以，我們做事前，先思考下，這件事處于哪個(gè)象限，抵制處理瑣事的誘惑，堅(jiān)持要事第一。
2、考慮事務(wù)的密度
事務(wù)的密度來源于數(shù)學(xué)家對時(shí)間管理的思考。
具體計(jì)算公式為：事務(wù)的密度=重要程度/完成時(shí)間。 從這個(gè)公式可以看出，在同等完成時(shí)間情況下，重要程度越高越應(yīng)該優(yōu)先完成；在同等重要程度下，完成時(shí)間越短越應(yīng)該優(yōu)先完成。而衡量重要程度的重要標(biāo)準(zhǔn)就是能給你帶來多少收入。
比如A和B都需要投入1小時(shí)完成，完成A能獲得200元收入，完成B獲得150元收入，那么A要優(yōu)先于B；如果A和B都能帶來200元收入，完成A需1小時(shí)，完成B僅需半小時(shí)，那么B要優(yōu)先于A。
所以，我們量化事務(wù)的優(yōu)先執(zhí)行順序時(shí)，可以參考事務(wù)密度的方法，計(jì)算每個(gè)事務(wù)的密度，按照事務(wù)密度從高到低進(jìn)行排序做事。 當(dāng)有新任務(wù)到來，就比較一下新任務(wù)和正在做的任務(wù)密度高低，哪個(gè)密度高就做哪個(gè)。
3、妥善處理滯后事項(xiàng)
相對優(yōu)先事項(xiàng)，滯后事項(xiàng)是指那些稍后處理不會造成影響的事情。優(yōu)先事項(xiàng)意味著需要速戰(zhàn)速決，滯后事項(xiàng)意味可以暫時(shí)停止。
事實(shí)上，并不是每一件事情都必須做。如果花大量時(shí)間去做低價(jià)值、無意義的事，就等于浪費(fèi)生命。 現(xiàn)實(shí)中，很多事情根本不該存在，但目前仍然存在，是因?yàn)槭艿介L久以來的思維范式影響，對很多耗費(fèi)時(shí)間和精力的瑣事習(xí)以為常。
按照四象限法則對事務(wù)的分類，主要就是梳理并停止第四象限的事務(wù)，為完成第一、第二象限的事留出足夠時(shí)間。同時(shí)，決定以何種方式拖延推遲低價(jià)值任務(wù)，或者將第三象限任務(wù)委派、授權(quán)給他人完成，以空出足夠時(shí)間完成更重要的事務(wù)。
很多人將第二象限事務(wù)作為滯后事項(xiàng)，雖然暫時(shí)可以拖延，但不能長久。因?yàn)榈诙笙奘聞?wù)雖然不緊急卻十分重要。 為了解決第二象限看起來難度很高的問題，我們可以把它們從大整塊分割為小部分，并固化到日常的行為習(xí)慣中，依靠情境和誘因觸發(fā)習(xí)慣的力量，自動引導(dǎo)完成。
比如要想學(xué)冥想，最簡單的方法是一躺下準(zhǔn)備睡覺時(shí)，就主動察覺自己的呼吸，摒棄雜念，通過有節(jié)律的呼吸進(jìn)入冥想狀態(tài)。時(shí)間長了，就會形成習(xí)慣，進(jìn)一步固化到自己的潛意識里。
4、把握好做事節(jié)奏
時(shí)間管理的要旨在于平衡人生，把握好快慢的節(jié)奏。
人不能像機(jī)器一樣，始終超快節(jié)奏、無眠無休的工作。每當(dāng)我們高強(qiáng)度工作后，就需要充分釋放、充電，重新獲得精力。
正如在重要事務(wù)處理時(shí)需要一心一意、專心致志，在真正休息放松時(shí)也需要全心投入。這就需要我們根據(jù)不同的事務(wù)踩準(zhǔn)節(jié)拍、張弛有度。
他人交付的日常瑣事、打掃屋子、執(zhí)行簡單任務(wù)、購買商品、無法達(dá)成共識的爭論、無意義的會議等類型的事項(xiàng)，多屬于三、四象限事務(wù)，我們務(wù)必需要求快，爭取在最短時(shí)間內(nèi)完成最多的事。
而對于陪伴家人、進(jìn)行自我反思、做出重大決策、開展創(chuàng)造性的活動、迎接重大挑戰(zhàn)等類型的事項(xiàng)，多屬于第一、二象限，就不能倉促應(yīng)戰(zhàn)，一味求快，需要謹(jǐn)慎行動，保持專注。
5、事務(wù)分類后需整合
對事務(wù)進(jìn)行四象限分類后，為提高做事效率，還需要充分整合。一般有兩種方法：
一是參考情境，合并同類項(xiàng)。
將同類性質(zhì)的事情盡可能攢起來，批量搞定，一口氣完成，節(jié)省時(shí)間。這樣能夠避免任務(wù)切換的時(shí)間，避免一會兒關(guān)注重要事務(wù)，一會兒又被電話郵件等雜事騷擾。
我們需要在每日待辦清單中，除了寫出三項(xiàng)頭等要事外，還要對一些雜事進(jìn)行分類合并。比如按照辦公室、電腦、電話、外出、家里、未來也許、等待委托等情境，進(jìn)行劃分。
這樣，我們就可以在完成要事的間隙，找一個(gè)時(shí)間一口氣將要打的電話打完；需要外出時(shí)，統(tǒng)籌需要外出跑腿的事，一次性搞定。這樣的集中批量處理，減少了復(fù)雜性，簡化了日程安排。
二是將不同象限事務(wù)進(jìn)行合并，將不同重要程度和緊急程度的活動同步開展。
如周末你需要陪孩子和妻子，可以和他們一起去購物，即完成了重要的陪家人活動又完成了購物；
如果你準(zhǔn)備迎接即將到來的考試，不妨和女朋友一起，邊學(xué)習(xí)邊談戀愛，相互促進(jìn)、比翼雙飛；
如果想學(xué)習(xí)英語，可以邊做家務(wù)邊收聽音頻，充分利用通勤時(shí)間、運(yùn)動時(shí)間。
蕓蕓世界，事有萬千。各種事理不清、扯不斷的原因，根本在于你沒有斷與舍的決心，不能堅(jiān)守理性與目標(biāo)。
當(dāng)下的我們，不需要拼盡全力完成更多魚龍混雜的事項(xiàng)，而是要傾盡全力把關(guān)鍵少數(shù)的要事做好。
保持第一象限的勤奮，堅(jiān)守第二象限的目標(biāo)，飛躍第三象限的迷霧，走出第四象限的沉淪，你的人生坐標(biāo)會更加清晰。
