零秒工作:讓你工作速度和效率倍增的工作術

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有段時間,在網絡社群里跟一幫朋友交流讀書的經驗,曾對讀書到底應該快讀書、還是慢讀書展開過討論。

我們原本以為慢讀書,細嚼慢咽,能夠對書理解更深入一些,對書中的內容記憶更多一些。可實際上,并非如此。

慢讀的書,在讀完之后,常常并沒有在頭腦中留下多少印象。相反,那些較快閱讀的書,倒留有很深的印象,記住更多的東西。

這是為什么呢?

首先,慢讀書時,易被其他事情干擾,分心在其他事情上。人看似在讀書,實則思緒不知道跑到哪里去了。待意識到走神時,時間已過,對于剛才閱讀內容沒啥印象,只好返回重讀。

而快讀書時,為了能夠讀下去,就需要集中注意力記住當下的內容。注意力集中,不容易被其他事情干擾,自然容易理解和吸收所讀的內容。

其次,慢讀書時,心中沒啥壓力,可以慢慢的讀。沒壓力,也就沒動力,頭腦也會偷懶,運轉的很慢,只要跟上閱讀的速度即可。頭腦運轉的慢,其理解能力和記憶能力相應會降低,對內容的吸收和記憶就差很多。

而快讀書時,內心中很清楚,要想讀的快,就要快速的理解,否則的話,什么都得不到。有這樣一種壓力,就會調動大腦飛速的運轉,其理解能力和記憶能力也隨之提升很多,對內容的把握自然很好。

所以我推崇快讀書,真心是出于對個人讀書經驗的總結。我利用快速讀書的方法,讀了很多書,學習并掌握了很多知識,把它們運用到工作生活中,取得了還不錯的成績。在遇到讀書慢的朋友,我會建議它們加快讀書速度,多數人的讀書效果也有很大改善。

快速讀書,也有個「度」的問題。只為了快而快,當速度快到頭腦跟不上,整個人讀書狀態陷入一種為了快而焦慮的狀態時,這種「快」讀書,沒啥意義了。

再到后來,我開始推崇慢速讀書,但是慢的概念是要「重構」閱讀的書,相當于自己用自己的理解重新寫一遍所讀的書,自然就會慢下來。而這時候的慢,是為了產出價值更高的東西。

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有句俗話,叫「慢工出細活」。這話本身沒錯,但在現實工作生活中,被錯用在了很多地方。

所謂的「慢工」,要考慮其運用條件的限制,不是越慢越好,而是要在一定程度上的「慢」;還要考慮「慢」在真正有效的地方,比如真正用于打磨事情的細節上,否則慢是慢了,可惜未必出了細活,最終淪為拖延的借口。

以前做IT咨詢,做為項目經理帶領團隊負責一個項目。項目分很多個模塊,每個模塊都有相應的負責人,負責管控每個模塊的工作進度和質量。

在制定計劃時,我作為項目經理,會根據每個模塊提交上來的進度計劃,進行整體的協調和把控,綜合各個模塊,定出整個項目的計劃。

其中一個模塊的負責人給出的模塊計劃不合理,我就問他:“這個模塊為何要耗費這么長時間?”

模塊負責人告訴我:“模塊比較復雜,要慢慢做,慢工才能出細活。”

我并沒有接受他這個觀點,把他這個模塊的進度計劃的時間給縮減了三分之一,即使如此,依然在計劃執行中看到了一些問題。

進度計劃中著實規劃了比較長的時間,可以讓團隊好好的打磨交付品??蓪嶋H執行中,前面很多時間都耗費在沒有多大成效的準備工作上。工作人員步調慢慢吞吞、不慌不忙地做著一些事情,沒有什么太大的進度成果,在質量上也沒有什么提升。等到時間拖至快到項目里程碑時間節點時,這個模塊的工作速度、成效和質量,才很快提升上來。

這個模塊負責人所說的「慢工出細活」,只是他給拖延找的冠冕堂皇的借口。他并沒有把慢下來的時間用在工作上,而是用在了拖延和浪費上。他的工作完成,其實是在Deadline之前的很短時間里。這個有效的短時間里,沒有什么慢工,更不會是什么細活。

既然不管計劃的時間長短,事情都是在最后的有效短時間里快速做出來的,為何不能從一開始就規劃很短時間并快速的搞定呢?這樣的話,在快速完成之后,還可以有時間做進一步的完善和提升。

這樣的思路,就是「零秒工作」的思路。提升工作效率,跟快速讀書一樣,以一定的速度快速而高效的工作,工作效果能做的更好。在初步完成工作后,還有充足的時間,可以對初步的工作成果采用PDCA的方式進行進一步的迭代和完善,這才能出來真正意義上的「細活」。

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「零秒工作」是前麥肯錫日本公司的赤羽雄二的一本暢銷書,因此它的副標題就是「速度解決一切的麥肯錫工作術」。

提到麥肯錫,給人的感覺總是高大上且效率很高的。事實也確實如此,我們跟麥肯錫也有些合作,看到麥肯錫的咨詢顧問,其工作效率確實很高,工作速度也著實很快。跟他們合作雖然辛苦一些,也能夠從他們身上學到不少的工作理念和方法。

這本「零秒工作」算是赤羽雄二總結的麥肯錫的工作術,其要表達的核心理念是:一定的快速,是可以增加工作效率、提升工作結果的品質的。

為何一定速度的快速完成工作,能夠增加工作成效、提升工作結果品質呢?是因為在工作中,提升工作速度可以解決5個問題:

  1. 一旦速度提升,就能迅速著手做該做的工作,因而沒有時間去拖延;
  2. 一旦速度提升,頭腦就會越來越靈活;
  3. 一旦速度提升,便能多次運用PDCA管理循環
  4. 一旦速度提升,便會充滿干勁
  5. 速度提升之后,才能發揮出實力

這5個問題的解決,如同我在前面提到的快速讀書對于讀書內容的理解和記憶的提升是類似的。一定的快速度,是能夠改善工作表現的。

那么,該如何提升工作速度和效率呢?「零秒工作」給出了8個原則:

  1. 首先形成整體思路
  2. 工作不要過于細致
  3. 掌握工作的要領
  4. 形成良性循環
  5. 對改善方法本身做改善
  6. 凡事提前
  7. 凡事先行一步
  8. 盡量避免返工

有很多具體的方法可以提升工作速度和效率,詳情可以參考和借鑒書中給出的方法。

具體的方法,本質上不那么重要,掌握方法的核心原則是根本。別人的方法終歸只能參考和借鑒,要形成適合自己的方法,才能讓自己的工作速度和效率提升,讓自己的工作成效提升。

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快和慢是相對的。讀書也好,工作也罷,不是越慢越好,也不是越快越好。

任何事情,總有一個「度」的把握。事情做的不夠,或者做的過度,都是不合適的。

事情做的不夠,自然沒有辦法成事,這是顯而易見的事情。若事情做的過度,又會有「過猶不及」一說。

事情做的不過度,也非不及,一切剛剛好、恰到好處,這是最為完美的。

如何把握這個「度」就成為一門藝術,所謂「運用之妙,存乎一心」。

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