我之前的同事小魚就一直跟我抱怨，自己平時真的很忙，但事情總是做不完，一問之下才知道，原來她的公司老板很喜歡開會，定期和不定期的會開各種會議。
周會、月會、季會、項目討論會、總結大會、批評大會，頭腦風暴大會，部門內部會，跨部門討論會……等等，有些會確實需要，但很多會沒有結果，這樣導致自己每次一天中很難有完整的時間。
別說去學習了，安排整塊時間去做完一個ppt都要被打斷多次。因為開會前勢必要準備，她的領導也會在會前先給部門內部開個會討論，小魚感覺太糟糕了，自己就是個市場策劃，但根本沒有時間去思考如何把公司品牌做好，如果去設計一場爆款的市場活動，頻繁的、無效的會議迫使她效率低下。
我確實很同情她，她的低效完全是被會議所累。其實之前在一家國企擔任董事會監事的時候就非常害怕每年一次的董事會。首先參會的都是股東和總經理以上級別，自己的職級很低，光是坐在這群大佬中間就覺得格格不入。
另外，每次開會大家都必須要發言。當時公司運營狀況不佳，完全靠政府補貼來支撐運營，市場轉化能力很弱，我確實有很多想法和建議，但股東要看到盈利模式，董事長要拓展市場，總經理要展示自己的業績，他們總喜歡把自己覺得好的一面展現出來。
而輪到我發言的時候，董事長總會問我一句：“小顧，你平時在一線，有什么建設性的意見，可以提出來?！甭犃酥案邔拥陌l言，不是虛報當年業績，就是吹噓目前有很多大客戶希望合作，非常有意向，預算也很充足……諸如此類。
但我非常清楚，由于國企的關系，確實總經理會認識一些大客戶，他們也非常給面子愿意過來談，但公司在同業市場完全沒有競爭力，客戶也不是傻子，最終就不了了之了。
所以每次開會輪到我發言，我總是非常緊張的說，領導們說的都非常好，學習了很多東西，會后我也會盡可能將這些積極的理念傳達給員工，大家齊心協力把公司做好。說完一口氣差點喘不上來。
會議上沒有討論出任何結果，會后又把我們一幫人拉到大飯店吃總結餐。看著領導們喝酒寒暄，我滴酒不沾又不喜歡這種場面，最后就找個借口開溜了。
你是不是也參加過這樣的會議：
例行公事的會議，每周必須要開，除了匯報沒什么互動和討論性，整個過程非常無聊；
會議本身無亮點，主持大會的人也沒有很好的引導，大家都覺得很乏味，期間開始不停的有人起身上廁所，外出接電話，最后會議就在這種散漫的氛圍下結束了；
會議需要討論的議題很多，但參會的人員都很會看老板臉色，大家都不愿意發言，會議一度冷場，最后沒有結果，只能私下里再議。
會議參與人員太多，現場大家討論非常激烈，但有些不相關的人把話題引入了一條岔路，導致雖然氣氛熱烈，但結果卻遲遲無法出來，時間一長，很多人都抱怨希望趕緊結束。
……
其實這些都是屬于無效會議，非常浪費時間。很多時候我們并不想讓自己低效，但往往外界因素迫使我們處于低效的狀態中，比較多的原因就是因為低效的會議，產生低效會議的原因主要有這幾個：
01
會議討論不深入。在會前安排人員并沒有把需要討論的內容讓每個參會人員進行了解，而是到開會當天才在每個人的桌子上放置了會議資料。這就導致對于需要解決的問題很多人都沒有進行過深度思考，發言時很可能會發生別人說什么，我照著這個思路差不多說一下就過去了。
02
會議方向偏離。很多會議的目標其實都不清晰，比如像我之前公司的董事會，其實我看到的內部材料中，最關鍵的是要對于為什么沒有完成業績做深入的分析，然后拿出相應的解決方案，并對第二年的戰略目標進行調整的。
但卻變成了一個利益的平衡，大家都每個人都揣測領導的心思，都是抱著功利心去的，而不是抱著解決問題的態度，自然不會有什么結果。
但很可惜，最后大會變成了務虛會議，股東希望看到希望，董事長希望給股東一個交代，而總經理希望表現自己，所以對于存在的問題不會去深入觸碰。
03
會議沒有反饋。不僅僅是我之前參加過的會議，很多公司的會議開完之后就沒有下文，不了了之了，這樣就等于浪費大家一下午或者一天時間。
如何能提高會議效率呢？這里介紹一下著名的三星“高效會議原則”：八個必須和三個公式。
八個必須是：
凡是會議，必有準備
凡是會議，必有主題
凡是會議，必有紀律
凡是會議，會前必有議程
凡是會議，必有結果
凡是開會，必有訓練
凡是開會，必須守時
凡是開會，必有記錄
三個公式是：
1、光是開會，如果會后沒有人落實，等于零。
2、會議上布置了工作，但是會后不進行檢查，等于零。
3、抓住了不落實的事，同時追究了不落實的人，等于落實。
就三星“高效會議原則”，講一下我近期參加過的一次高質量的會議分享一下。
一個多月前公司的新項目出現了一些問題，而原先接手的團隊很多人離職了，無法保證項目后期的正常運行。
當時我給的建議一個是招新的團隊，或者找外包公司馬上接上。老板同意了我的方案，但由于之前的團隊是股東方介紹的，所以這次股東方也特地趕過來開會討論看看有沒有其他解決方案。
由于時間非常緊迫，當時會前其實老板已經做了決定，只是看看這次會議有沒有更好的解決方案。
1、會前溝通
會前一周我就開始和股東團隊的負責人進行溝通，把問題和我們需要最終呈現的結果做了深入的交流。
但由于股東大老板需要確認，會前無法把結果定下來。會議時間定下后，我就把會議當天需要討論的問題，我方的態度，最終需要達到的結果全部羅列出來，并發給當天會議所有人員。
這就是會前溝通，這對會議的質量起著關鍵作用，這天大家到場之前已經對會議內容很了解了，各自心中也有了解決方案，效率大大提高。
2、提前到場
那天我還是到的比較早的，但沒想到股東方的項目團隊到的更早，他們前一天晚上提前到了上海，并在公司附近的酒店入住。第二天一早我還在地鐵上就收到了對方的消息，等著我們開門。
其實會議有個不成文的規定，越是級別高的領導越晚到，其他人都會提前坐在會議室里，等待大老板的出現。但如果大老板遲到10分鐘以上，大家就要干坐在那里等，其實是非常浪費時間的。
提前到會場對大家都是一種尊重，那天股東方到的很早讓我很感動，所以開會的氣氛也就緩和很多。
3、目標明確
當天的議題大家都非常清楚了，我也并沒有說太多寒暄的話，而是開門見山的按照議題開始走。由于時間關系，股東方下午就要走，而當天討論的問題又比較多，之前列出的問題一筆帶過。
著重把問題拋出來，目前存在什么問題？我們需要得到的結果是什么？有哪些解決方案？之后采取什么樣的措施？直接拋出會議的核心是最節約時間的。
聽到這些問題大家展開熱烈的討論，另外，不要因為有高級別的人在場就不敢發表自己的意見，要有意識的提高會議效率，就要少說套話、廢話和不重要的話，敢于拋出自己的觀點，敢于撕逼。
期間對于對方給不出明確的答復，我和另外一個同事直接和對方大老板撕逼，看到一旁的總經理出來打圓場，馬上告訴對方問題的嚴重性。在經過一番唇槍舌劍后，會議最終有了結果。
事后，對方大老板把我拉到老板面前說，之前覺得我這個人非常討厭，總是刁難他們，給他們出各種難題，現在才知道這種堅持的態度才能把事情做好，如果沒有這種態度項目肯定會出更大的問題，這個人他很欣賞。
明確目標是開會一場會議的核心。
4、會后反饋
會議一定要建立反饋機制，除非真的是務虛會議。所以每次開完項目會議，我都會讓下屬整理出會議紀要，尤其是會議時討論的問題，結論是什么，后續的解決方案有哪些，時間節點是什么，都要羅列清楚。
而每次項目發現問題，或者出現重復的問題，只要一翻之前的會議紀要，問題的答案馬上就出來了，不需要再重新討論，也是大大提高了效率。
在日本樂天公司，老板三木谷浩史就要求公司以“十倍速”的方式來開會，就是原先需要開3個小時的會，要在將近20分鐘完成。
怎么能做到呢？一個是至少提前一天把會議需要討論的內容以郵件的形式發送給所有參會人員，其次開會直接說重點和問題，直奔目標，不許說任何廢話，這樣每次會議自然可以達到十倍速，不僅會議效率提高，員工的工作效率也相應的提高了。
所以，如果你正被公司繁重的會議所拖累，該停下來審視一下，會議本身是不是出了問題。
