A: 小孟，今晚出來浪！好幾個大學同學都來了，對了，還有當年那個“她”喲。
B: 啊，她也來了。可是……我這還有一份報告沒寫完，今晚肯定要加班，明天一早老板就要。我也好想去……好心塞
類似場景你遇到過嗎？郁悶、糾結？
沒有特殊原因，誰愿意成天加班。可是任務沒完成怎么辦。有人說，領導布置的任務太滿、不合理，時間根本不夠用。
其實，只要愿意花時間琢磨，是有可能從解脫自己的。
為了提高工作效能，筆者結合自己親身經歷與書籍理論，針對任務管理與時間分配，提供了三種方法，相信對你會有所幫助。
先看一個案例：
假設下午上班時間為14:00-18:00，待辦清單如下：
1.同事剛買了一個游戲手柄，叫你快來一起玩會，預計耗時15分鐘。
2. 曾是班長的你，計劃召集幾個在同城市的老同學，后天一起看望老師，預計召集、商議具體事宜耗時30分鐘。
3.? 明天女朋友生日，預定鮮花，預計耗時10分鐘。
4.媽媽手機欠費，請你幫忙充值，預計耗時2分鐘。
5.? 準備部門會議材料，預計耗時90分鐘。
6.? 領導請你幫忙重新安裝win10系統與相關軟件，預計耗時60分鐘。
7. 16:00參加部門會議，研究一個新項目的可行性，預計耗時60分鐘。
8.水筆即將用盡，需要填申請表，請領導閱簽后到后勤部門領取，預計耗時20分鐘。
9.? 工作郵箱3封郵件需要回復，預計耗時15分鐘。
我們暫時放下這些事，先一起看幾個方法。
一、多線程工作法
多線程工作，指在同一時間段內，同時完成多件任務。與之相對應的，是人們通常采用的單線程工作，即按順序一件一件完成任務。
人在注意力高度集中時，工作效率較高。同時進行多項任務時，注意力會被分散，影響效率。
人體肌肉具有記憶效應，同一種動作重復多次之后，肌肉會形成條件反射，完成動作時消耗的注意力會很小。如：步行、跑步、游泳、騎行等。此外，“等待”幾乎不耗費注意力。
因此，為了保持工作效率與質量，多線程工作法的核心是在同一時間段內，將注意力分配給一件需要集中注意力的任務，以及一件或多件占用較少注意力的任務上。
由于切換任務也需要耗費注意力，建議運用一些工具自動提醒，節約注意力。如微信“助理來也”、鬧鐘提醒等功能。
舉例：1.邊跑步邊聽書，跑步運用肌肉記憶，耗費較少注意力，聽書占用主要注意力；
2.上班爬樓梯，不坐電梯，既節省等待電梯的時間，避免電梯擁擠，又獲得運動健身的效果；
3.下載電影的同時，去倒杯水，準備零食。下載完成即可邊看電影邊喝水吃零食了。
4.經典案例：華羅庚的“燒水泡茶”——洗凈開水壺后，灌水，燒水。利用等待水開的時間，洗茶壺、茶杯，拿茶葉，等水開了泡茶喝。
小結：多線程工作，是在盡量不影響工作成效的前提下，合理分配注意力，利用肌肉記憶、等待占用較少注意力的特點，提高時間利用率，同時完成多項任務。
二、時間管理的四象限法
時間“四象限”法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要性和緊急性兩個維度的不同程度進行劃分，橫軸為緊急性，縱軸為重要性，分為四個“象限”。
處理緊急事務，由于時間緊迫，容易產生思想負擔，為求迅速完成可能出現考慮不周的問題。
處理重要事務，由于事情產生的影響較大，容易有較大精神壓力，往往需要周密思考或討論研究。
處理事務時，高時效與高質量難以同時兼顧（太快容易出錯，完美需要時間打磨），要尋求一個平衡點。
第一象限：重要又緊急
時間緊迫又很重要的事，無法回避也不能拖延，必須首先處理優先解決。如：客戶投訴、財務危機、重大項目的談判，重要的會議工作等。
重要又緊急的事，馬上做。但要盡量避免事務發展到這一階段，前文提過，高時效與高質量難以同時兼顧。長期處理重要又緊急的事，精神壓力大，勞心勞力，對身心健康不利，應設法減少出現這類事務的發生。
第二象限：重要不緊急
雖然不具有時間上的緊迫性，但具有重大的影響或深遠的意義。如：建立人際關系、人員培訓、制訂防范措施等。
重要不緊急的事，計劃做。充分運用時間寬裕的特點，思想上重視其影響與意義，周密思考，制定計劃，提前做好部署安排，當事件發生時可以從容高效完成，而且避免將事情演變成重要又緊急的狀態。成語“未雨綢繆”就是對此類事件的形象描述。
第三象限：不重要不緊急
既沒有時間限制，也沒什么影響或意義的事，大多是些瑣碎的雜事，如：發呆、上網、閑聊、游逛等。
不重要不緊急的事，放松做。閑暇時間作為放松身心的方式，注意掌握“度”，此類事務不宜耗費太多時間。
第四象限：緊急不重要
時間上雖然緊迫，但對你的影響或意義不大，如：無謂的電話、附和別人期望的事、不速之客、打麻將三缺一等。
緊急不重要的事，授權做。這些不重要的事件往往因為緊急，容易誤以為重要，不注意就占據自己的寶貴時間。解決方法是自己把握好關鍵點，具體事務讓別人去做。
有種特殊情況：若出現兩件事情同屬緊急狀態，優先處理耗時較短的事。理由是既然是緊急的事，你肯定要處理，早晚的事；當你處理耗時長的事時，惦記著另一件事或被別人催促，會影響效率。因此，集中注意力先搞定耗時短的事。
綜上，平時多思考，早計劃，多做重要不緊急的事；重要又緊急的事，抓緊完成，但要盡量減少此類事件的發生；緊急不重要的事授權別人做；不重要不緊急的事，少量時間放松時做。
三、“石頭裝筐”法
假設有一堆大小不一的石頭和筐，在不切割石頭的情況下，要將所有石頭裝入筐內，怎么裝最節省筐？根據常理，我們都知道，主要由以下兩步完成：
1.先將石頭裝入與其大小最匹配的筐，即大筐裝大石頭、小筐裝小石頭；
2.再將小石頭裝入仍有空間的大筐。
現在，我們把成塊的充裕時間看作大筐，碎片時間看作小筐；長時間完成的任務（以下簡稱“長時任務”）看作大石頭；短時間完成的任務（以下簡稱“短時任務”）看作小石頭。
由于任務被打斷后再重新開始，需要重新恢復注意力，重新進入狀態，影響效率，所以我們盡量避免石頭（任務）被切割。
同理，我們得出結論：
1.用成塊的充裕時間優先處理長時任務。
舉例：上班的4小時，優先處理耗時3.5小時的分析報告，而不是零散事務。
2.用碎片時間優先處理短時任務。
舉例：過10分鐘就要開會，此時優先處理電話、信息或郵件回復、話費沖值、水電交費、刷朋友圈等短時任務，不宜寫作等長時任務。
3.成塊的充裕時間仍有空余時，再處理短時任務。處理任務時盡量不被打斷再接續，以免降低效率，增加耗時。
現在我們一起用文中提到的方法，看看如何解決開篇的問題。
下午的工作時間14：00-16：00，共4小時，先找出重要又緊急的事、利用等待時間可多線程工作的事，將石頭有序填筐：
1.填寫水筆申領表，帶去領導辦公室，請他閱簽，表格交同事代領水筆一起用（14：00-14：15）
2.使用一鍵還原功能幫領導安裝系統及軟件，開始自動安裝即可離開（14：00-14：15），完成再回來收尾（15：52-16：00）
3.幫媽媽手機充值（14：16-14：18）
4.準備部門會議材料（14：20-15：50）
5.部門會議（16：00-17：00）
6.召集同學看望老師（17：00-17：30）
7.回復工作郵件（17：30-17：45）
8.預定鮮花（17：45-17：55）
9.致歉同事，來不及體驗其新手柄，或下班時間有空再玩（17：55-18：00）
完成工作的方法是愛惜每一分鐘。有目標，肯努力，固然很好；搭配正確的方法，讓你如虎添翼、事半功倍。
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