原創(chuàng) 2017-09-18 張立志 培訓(xùn)每日談
以下內(nèi)容來(lái)自《培訓(xùn)進(jìn)化論》作者、CSTD學(xué)習(xí)設(shè)計(jì)師全程導(dǎo)師張立志老師
《一個(gè)人是否靠譜，閉環(huán)很重要》被100多個(gè)公眾號(hào)非侵權(quán)轉(zhuǎn)載，侵權(quán)轉(zhuǎn)載的也有幾十個(gè)，閱讀人數(shù)幾百萬(wàn)人。
一個(gè)人是否靠譜，閉環(huán)很重要
既然閉環(huán)如此重要，那到底如何才能做到閉環(huán)呢？我們先看下閉環(huán)的定義：閉環(huán)思維強(qiáng)調(diào)的是如果別人發(fā)起了一件事，你不管做得如何，都要最后閉環(huán)到這個(gè)發(fā)起者。答應(yīng)別人了一件事，就應(yīng)該竭盡全力去完成，而最后不管完成的質(zhì)量如何都應(yīng)該在約定的時(shí)間內(nèi)給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)反饋，這就是閉環(huán)。那如何做到閉環(huán)呢？可以概括為：凡事有約定，約定必落實(shí)，問(wèn)題早知會(huì)，及時(shí)報(bào)進(jìn)程，事后須反饋。
1、凡事有約定
這個(gè)約定是指約定工作的質(zhì)量要求和完成時(shí)間，要求在這個(gè)“環(huán)”的起點(diǎn)要想到繞回來(lái)時(shí)，需要什么樣的結(jié)果，即做到“高效能人士的七個(gè)習(xí)慣”中的“以終為始”。
有一個(gè)故事，一飯店老板要求員工去集市上看有沒(méi)有賣土豆的。這個(gè)員工就去集市上看了，發(fā)現(xiàn)有賣土豆的，然后跑回來(lái)和老板說(shuō)：有賣土豆的。老板問(wèn)：多少錢一斤？結(jié)果員工說(shuō)沒(méi)有問(wèn)。
你看這個(gè)故事中老板和員工都有問(wèn)題，就是對(duì)工作任務(wù)的質(zhì)量要求沒(méi)有約定。這樣的案例不勝枚舉，比如讓員工寫個(gè)季度報(bào)告，員工沒(méi)有問(wèn)寫成什么樣的，目的和要求是什么，就去寫了。然后自己想當(dāng)然認(rèn)為只要在月底前寫出來(lái)就可以。結(jié)果等提交時(shí)，老板對(duì)提交的時(shí)間和質(zhì)量都不滿意。還有就是，銷售總監(jiān)要求下屬去拜訪客戶，就去拜訪了，也不知道拜訪客戶的目的和要求。
我們都知道在目標(biāo)管理里有一個(gè)SMART的原則，那就需要雙方在工作任務(wù)安排時(shí)能夠?qū)@5個(gè)要求有清晰的約定。
2、約定必落實(shí)
落實(shí)就不開(kāi)空頭支票，所謂“言出必行，行必有果”。這點(diǎn)我們大部分人能夠理解，而為什么很多人做不到，比如會(huì)忘記會(huì)拖拉，甚至最后什么都沒(méi)有做。這不僅體現(xiàn)在職場(chǎng)中還包括日常親人朋友之間。
比如，一老板安排下屬去買火車票，結(jié)果買晚了沒(méi)有買到。朋友安排其下屬幫助訂培訓(xùn)地點(diǎn)周圍的酒店，后來(lái)訂的酒店離上課地點(diǎn)很遠(yuǎn)。這是否叫靠譜呢？所以靠譜需要對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé)，不是有沒(méi)有做這件事，而是有沒(méi)有努力去做成這件事。
火車票不好買，那有沒(méi)有提前去買？買不到有沒(méi)有想其他辦法買？所以在約定的結(jié)果后，就要規(guī)劃實(shí)現(xiàn)這個(gè)結(jié)果的方法和路徑，同時(shí)盡早想盡一切辦法去完成，這樣中間有問(wèn)題也可以盡快處理，而不是臨近截止日期時(shí)去做，但得不得想要的結(jié)果。
3、問(wèn)題早知會(huì)
在執(zhí)行過(guò)程中難免遇到困難和問(wèn)題，比如剛才說(shuō)的買票的故事，如果提前去買，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)賣完，那就要馬上反饋給老板，這時(shí)候老板就可以有回旋的余地。記得在國(guó)藥大學(xué)時(shí)，也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)請(qǐng)的老師請(qǐng)不到，或者臨時(shí)不能來(lái)；要出席的領(lǐng)導(dǎo)不能出席這樣的事情。我們的要求是要第一時(shí)間告知與此相關(guān)的所有利益相關(guān)者。以便大家能夠及時(shí)處理或者是盡早調(diào)整行程安排。這屬于過(guò)程性閉環(huán)。
4、及時(shí)報(bào)進(jìn)程
很多時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)交辦或者是答應(yīng)別人的事可能是一個(gè)需要很長(zhǎng)時(shí)間周期完成的工作。那中間過(guò)程中需要怎么辦？也許領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)忘記這件事，或者是還在想著這件事但是又不知道你現(xiàn)在推進(jìn)到什么程度了，與其等著領(lǐng)導(dǎo)想起來(lái)來(lái)問(wèn)你進(jìn)度，不如自己階段性地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。因?yàn)槿绻I(lǐng)導(dǎo)問(wèn)你，你就被動(dòng)了；而如果主動(dòng)匯報(bào)，那就會(huì)掌握主動(dòng)權(quán)。在領(lǐng)導(dǎo)心里會(huì)留下“積極主動(dòng)”的好印象。
以前我有個(gè)下屬，我在交代給他一個(gè)項(xiàng)目后，他會(huì)首先自己去分解整個(gè)項(xiàng)目，然后確定整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中的里程碑，然后會(huì)將這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度規(guī)劃發(fā)給我，以便我確認(rèn)和跟蹤。所以每個(gè)里程碑完成后，他都會(huì)主動(dòng)向我匯報(bào)。這也是階段性閉環(huán)。
其實(shí)，在項(xiàng)目管理中的周報(bào)月報(bào)制度，就是在制度上保證了階段性的檢核和成果。讓利益相關(guān)者及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度。
5、事后須反饋
就是這個(gè)事結(jié)束后，要將結(jié)果反饋給利益相關(guān)者。比如上級(jí)讓下屬在一周內(nèi)撰寫一個(gè)培訓(xùn)方案，那作為下屬可能需要和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)方案的內(nèi)容和要求進(jìn)行溝通，達(dá)成共識(shí)。后續(xù)可能需要進(jìn)行大量調(diào)研，然后撰寫符合領(lǐng)導(dǎo)要求的培訓(xùn)方案，然后就通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)給了領(lǐng)導(dǎo)。那這是否叫閉環(huán)呢？過(guò)了幾天領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)下屬：方案寫好了嗎？下屬一臉無(wú)辜地說(shuō)：領(lǐng)導(dǎo)，我已經(jīng)發(fā)給你了。這個(gè)時(shí)候，我們作為旁觀者可能突然意識(shí)到了，把方案發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)并不是這件事的目標(biāo)，而應(yīng)該通過(guò)口頭或者電話方式告知領(lǐng)導(dǎo)方案已發(fā)，等領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間時(shí)對(duì)方案進(jìn)行解讀并征詢領(lǐng)導(dǎo)的修改意見(jiàn)。
經(jīng)常在培訓(xùn)課堂上問(wèn)學(xué)員，你們參加完這個(gè)培訓(xùn)后，會(huì)做些什么？有很多學(xué)員會(huì)開(kāi)玩笑說(shuō)，在上海逛一逛；也有的說(shuō)回去會(huì)加強(qiáng)應(yīng)用；也會(huì)有少數(shù)學(xué)員說(shuō)要先向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)學(xué)習(xí)成果。來(lái)參加培訓(xùn)要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)同意，就相當(dāng)于發(fā)起了一個(gè)環(huán)。那首先要和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這次培訓(xùn)的要求和期望達(dá)成共識(shí)，然后在培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)該第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)培訓(xùn)的收獲和落地計(jì)劃。同樣，一個(gè)培訓(xùn)經(jīng)理在完成一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目后應(yīng)該做些什么才是閉環(huán)呢？那就是需要對(duì)整個(gè)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估復(fù)盤，然后將復(fù)盤結(jié)果正式或非正式地匯報(bào)給所有利益相關(guān)者。到這里就把前面開(kāi)啟的環(huán)給閉上了。
我們看到閉環(huán)的思想起始于一項(xiàng)工作的開(kāi)始，實(shí)現(xiàn)于工作的推進(jìn)過(guò)程中，結(jié)束于對(duì)于工作結(jié)果的復(fù)盤和反饋時(shí)。
? 以上內(nèi)容來(lái)自我的導(dǎo)師，很感謝在2016年認(rèn)識(shí)老師開(kāi)始專業(yè)學(xué)習(xí)，讓我從一個(gè)“野路子”逐漸成長(zhǎng)的更加專業(yè)一些。以上的一些方法在以往沒(méi)有人指導(dǎo)的時(shí)候是自己琢磨出來(lái)的，現(xiàn)在老師有指導(dǎo)，希望幫助到更多的人，讓我們一起做一個(gè)靠譜的人。
