說(shuō)起采購(gòu)，這里邊門道可多了，絕不是上市場(chǎng)買東西那么簡(jiǎn)單。怎么能買的好，公司滿意，又能產(chǎn)生價(jià)值？一直是我們采購(gòu)人員常常需要思考的問(wèn)題。
看似科學(xué)的采供業(yè)務(wù)體系
ELD是一家總部位于加拿大溫哥華的跨國(guó)集團(tuán)公司，是全球15大黃金生產(chǎn)企業(yè)之一，2014年銷售額達(dá)11億美金，而JF公司是ELD在中國(guó)的四大子公司之一，也是其在中國(guó)的旗艦項(xiàng)目，營(yíng)業(yè)額占據(jù)其在中國(guó)總額的45%以上，2014年銷售額達(dá)到2.14億美金。
這么一個(gè)成功的龐大的跨國(guó)集團(tuán)公司，有著較為完整的采供業(yè)務(wù)體系。
其一，有完備的采購(gòu)組織。采購(gòu)方面，擁有1名高級(jí)主管、7名專職采購(gòu)員以及1名庫(kù)存控制，這9名員工負(fù)責(zé)公司所有物料（包括：機(jī)械、電氣、工程設(shè)施生產(chǎn)設(shè)備，MRO備件，生產(chǎn)耗材，食品，后勤耗材等）的ERP再訂購(gòu)管理、尋源、訂單簽發(fā)、催繳、供應(yīng)商管理、質(zhì)量跟蹤；倉(cāng)儲(chǔ)方面，擁有1名高級(jí)主管、1名主管、12名庫(kù)管員以及2名叉車司機(jī)，負(fù)責(zé)公司所有物料的收貨、發(fā)料、倉(cāng)庫(kù)管理、盤點(diǎn)；
物流方面，除1名高級(jí)主管1名主管外，還有2名物流專員和1名證照專員，他們負(fù)責(zé)公司運(yùn)輸供應(yīng)商管理、進(jìn)口清關(guān)管理、場(chǎng)外倉(cāng)庫(kù)管理、特殊物流采購(gòu)許可證照辦理。
其二，有完整采購(gòu)政策流程。JF公司運(yùn)用的采購(gòu)流程是由中國(guó)區(qū)統(tǒng)一制定的，中國(guó)區(qū)項(xiàng)目之間的相同物料實(shí)行統(tǒng)一談判的規(guī)則；除特殊情況之外，所有品類要求三家比價(jià)；還要求不斷擴(kuò)大供應(yīng)商數(shù)量，強(qiáng)調(diào)供應(yīng)商淘汰制；并要求采購(gòu)部門完全服從使用部門的需求，以保證生產(chǎn)為主要目標(biāo)；此外，強(qiáng)調(diào)采供是成本中心。
其三，有良好管理成本控制。
整個(gè)采購(gòu)部門成本控制的好：采購(gòu)人員的教育背景為本科學(xué)歷，以非管理類文科專業(yè)為主，英語(yǔ)專業(yè)占多數(shù)；除經(jīng)理外，幾乎無(wú)培訓(xùn)；采供人員級(jí)別普遍低，屬于非技術(shù)崗位，尤其是庫(kù)管員和物流專員僅高于保潔人員。
其四，有過(guò)得去的績(jī)效管理。
由于產(chǎn)品市場(chǎng)好，公司利潤(rùn)保持增長(zhǎng)，總部也對(duì)此表示滿意；生產(chǎn)從未因供應(yīng)問(wèn)題而受影響，年底績(jī)效通過(guò)評(píng)估。
其五，有先進(jìn)管理信息系統(tǒng)。即SAP系統(tǒng)/線上審批系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)能很好地幫助采供業(yè)務(wù)體系完成公司下達(dá)的采供任務(wù)和目標(biāo)。
采購(gòu)部門的尷尬與苦楚
這看似科學(xué)而完整的采供業(yè)務(wù)體系，置身其中的我們卻有著大家想不通的尷尬和無(wú)奈的苦楚。
比如，我們常常被日常訂單事務(wù)所淹沒(méi)，人手緊張，效率低下，只能以簡(jiǎn)單完成訂購(gòu)任務(wù)為目標(biāo)；采購(gòu)人員對(duì)產(chǎn)品與市場(chǎng)了解不夠，議價(jià)能力差，采購(gòu)價(jià)格高，飽受生產(chǎn)部門的詬病。
采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的管控有待提高，訂單準(zhǔn)時(shí)交付率低，雖未影響生產(chǎn)進(jìn)度，但還是常因此被指責(zé)埋怨；常常因質(zhì)量問(wèn)題受到生產(chǎn)部門抱怨，采購(gòu)物料退貨頻率高，難以控制；供應(yīng)商數(shù)量多，但參與度不高，單一供應(yīng)源采購(gòu)多，供應(yīng)商難以管理。
使用部門計(jì)劃性差，緊急采購(gòu)多，采購(gòu)成本高；庫(kù)存金額高，周轉(zhuǎn)率低下；還曾出現(xiàn)后門采購(gòu)現(xiàn)象，導(dǎo)致公司管理層對(duì)采購(gòu)部門信任度較低；具體采購(gòu)人員有著強(qiáng)烈的委屈感，工作勁頭不高，士氣低下。
透過(guò)現(xiàn)象一探索問(wèn)題根源
這些都是浮于表面的現(xiàn)象，那造成這些現(xiàn)象的原因是什么呢？經(jīng)過(guò)仔細(xì)探尋，我們找出了根源所在，那就是被動(dòng)、分散、內(nèi)部導(dǎo)向的“小采購(gòu)”。
何謂“小采購(gòu)”？主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，即采購(gòu)太分散，未能發(fā)揮杠桿作用，采購(gòu)成本高；品類不分，造成采購(gòu)策略不合理；圍繞訂單轉(zhuǎn)，過(guò)多的訂單，造成資源分配不合理；價(jià)格導(dǎo)向，缺乏戰(zhàn)略考慮，供應(yīng)商選擇不合理；行政文秘，不是平等業(yè)務(wù)伙伴關(guān)系，責(zé)任不明；訂單管理模式采購(gòu)，其他部門參與度較低，互相信任度低；管理水平低下，團(tuán)隊(duì)受累，但不被認(rèn)可；供給導(dǎo)向，需求管理有限，未能發(fā)揮采購(gòu)潛力，采購(gòu)地位低下。
找到了問(wèn)題所在，該如何解決呢？我認(rèn)為，應(yīng)該采取戰(zhàn)略性的解決方案，將“小采購(gòu)”轉(zhuǎn)向“大采購(gòu)”，比如：可以以需求為導(dǎo)向，邀請(qǐng)多方機(jī)構(gòu)及人員參與決策，逐步建立起跨團(tuán)隊(duì)的信任；以品類為基礎(chǔ)，實(shí)施差異性尋源戰(zhàn)略；應(yīng)著眼企業(yè)長(zhǎng)期效益，以總成本為導(dǎo)向；采購(gòu)人員需圍繞供應(yīng)商，建立共贏的供需關(guān)系；進(jìn)行戰(zhàn)略資源管理，平等對(duì)待業(yè)務(wù)伙伴；借鑒行業(yè)實(shí)踐，應(yīng)用一流的系統(tǒng)、流程和工具。
這些思路總結(jié)起來(lái)就是四句話：戰(zhàn)略尋源為本，持續(xù)改進(jìn)為勢(shì)，供應(yīng)商管理為魂和質(zhì)量管理為器。
一年實(shí)踐見(jiàn)真章
問(wèn)題明確了，解決思路也研究出來(lái)了，剩下的就是實(shí)踐了。我們根據(jù)前述的四個(gè)宗旨，針對(duì)具體問(wèn)題，設(shè)計(jì)出了具體的解決措施，并在自己公司進(jìn)行了長(zhǎng)達(dá)一年的實(shí)踐，事實(shí)證明，取得了不錯(cuò)的效果。
1，戰(zhàn)略尋源為本
我們認(rèn)為，將“小采購(gòu)”轉(zhuǎn)向“大采購(gòu)”，最根本的就是將戰(zhàn)略尋緣為采購(gòu)的根本。策略計(jì)劃方面，政策上，所有管理團(tuán)隊(duì)共同認(rèn)可尋源政策；在組織上：優(yōu)化組織架構(gòu)，支持戰(zhàn)略業(yè)務(wù)；在策略上：品類特征決定尋源策略；在業(yè)務(wù)上：尋源業(yè)務(wù)與日常訂單管理業(yè)務(wù)分離；
具體的實(shí)施方案是：首先，管理層批準(zhǔn)《JF尋源政策》，其次，組建專門的尋源團(tuán)隊(duì)；第三，基于品類分析，制定差異化的尋源策略與計(jì)劃；第四，在業(yè)務(wù)上，梳理尋源業(yè)務(wù)與日常訂單管理業(yè)務(wù)，制定SOP與不同團(tuán)隊(duì)的考核指標(biāo)；
在具體實(shí)施措施方面，我們可以是這樣實(shí)踐的，比如團(tuán)隊(duì)搭建：一是增設(shè)戰(zhàn)略尋源崗位，增加1名戰(zhàn)略尋源主管與1名副經(jīng)理，專門負(fù)責(zé)戰(zhàn)略采購(gòu)，直接向采供經(jīng)理匯報(bào)。二是調(diào)整采購(gòu)團(tuán)隊(duì)職能分工。把整個(gè)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)分成尋源團(tuán)隊(duì)與日常采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，分別負(fù)責(zé)尋源工作與日常定單管理工作，獨(dú)立考核，由不同高級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)，向采供經(jīng)理匯報(bào)。三是組建跨部門的多層級(jí)尋源決策委員會(huì)。委員成員主席由總經(jīng)理，采供經(jīng)理?yè)?dān)任副主席，相關(guān)請(qǐng)購(gòu)部門、財(cái)務(wù)、技術(shù)及CI部門經(jīng)理?yè)?dān)任委員會(huì)成員，并聘請(qǐng)第三方采購(gòu)顧問(wèn)參與決策建議。
文化建設(shè)方面，首先是要注意戰(zhàn)略尋源理念向企業(yè)各層員工的滲透。我們通過(guò)公司戰(zhàn)略研討會(huì)，確立供應(yīng)戰(zhàn)略作為公司3大可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略之一，而戰(zhàn)略尋源是實(shí)施供應(yīng)戰(zhàn)略的核心，這個(gè)想法獲得了管理層的認(rèn)可，對(duì)此利用公司內(nèi)刊進(jìn)行宣講。二是加強(qiáng)采購(gòu)專業(yè)技能培訓(xùn)。邀請(qǐng)采購(gòu)專家對(duì)采供團(tuán)隊(duì)進(jìn)行戰(zhàn)略尋源相關(guān)技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)高級(jí)主管以上人員進(jìn)行CPSM認(rèn)證。此外，部門內(nèi)部還每周開(kāi)一次分享會(huì)，總結(jié)戰(zhàn)略尋源過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。
2，持續(xù)改進(jìn)為勢(shì)
戰(zhàn)略采購(gòu)該如何持續(xù)改進(jìn)？我們感覺(jué)在策略上應(yīng)分成政策、組織、策略及業(yè)務(wù)等幾方面。
政策上將采供納入公司戰(zhàn)略組成，采供持續(xù)改進(jìn)成為公司持續(xù)改進(jìn)三大任務(wù)；組織上將持續(xù)改進(jìn)融入部門組織；策略上：通過(guò)績(jī)效分析尋找持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)；業(yè)務(wù)上以項(xiàng)目管理的方式推進(jìn)改進(jìn)項(xiàng)目。通過(guò)相對(duì)應(yīng)的方法措施來(lái)執(zhí)行，策略上請(qǐng)管理層批準(zhǔn)《JF戰(zhàn)略業(yè)務(wù)計(jì)劃》，組建專門的持續(xù)改進(jìn)團(tuán)隊(duì)，部門配備持續(xù)改進(jìn)推動(dòng)者，定期進(jìn)行開(kāi)支分析和內(nèi)部審計(jì)，尋找持續(xù)改進(jìn)計(jì)劃；業(yè)務(wù)上實(shí)施TOP5成本節(jié)省和流程優(yōu)化項(xiàng)目。
對(duì)此，我們借項(xiàng)目管理模式推動(dòng)持續(xù)改進(jìn)。請(qǐng)采供副經(jīng)理?yè)?dān)任持續(xù)改進(jìn)小組組長(zhǎng)，成員涵蓋采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)與物流所有團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目的溝通與協(xié)作。在成立采購(gòu)持續(xù)改進(jìn)小組的基礎(chǔ)上，進(jìn)行全方位系統(tǒng)性改進(jìn)思考。從成本節(jié)省、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)控制、效率提高等方面入手，系統(tǒng)性思考采供業(yè)務(wù)，尋找不足，并提出改進(jìn)方案，形成具體改進(jìn)項(xiàng)目，指派專人擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，確保項(xiàng)目實(shí)施，并在公司范圍內(nèi)進(jìn)行宣傳，擴(kuò)大影響力。
在公司大宗材料的FPA（固定價(jià)格協(xié)議）采購(gòu)項(xiàng)目上，我們簡(jiǎn)化了采購(gòu)流程，提高訂購(gòu)效率；對(duì)關(guān)鍵耗材進(jìn)行VMI管理，以月結(jié)形式，降低訂貨頻率，減少定單數(shù)量；開(kāi)展定期品項(xiàng)分析與開(kāi)支分析，發(fā)現(xiàn)成本節(jié)省機(jī)會(huì)，制定品項(xiàng)策略；建立跨部門項(xiàng)目管理體系。
此外還明確持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目激勵(lì)措施。措施包括對(duì)成功項(xiàng)目組成員在公司層面與中國(guó)區(qū)層面刊物進(jìn)行宣傳、績(jī)效考核等級(jí)、專項(xiàng)獎(jiǎng)金等。
3，供應(yīng)商管理為魂
在供應(yīng)商管理方面，政策上確定了供應(yīng)商戰(zhàn)略是戰(zhàn)略采購(gòu)的核心，是戰(zhàn)略尋源的基礎(chǔ)；組織上由跨團(tuán)隊(duì)供應(yīng)商管理支持；建立由“獵人”到“牧人”的供應(yīng)商管理文化，追求共贏的管理策略；在業(yè)務(wù)上建立供應(yīng)商準(zhǔn)入、分級(jí)、績(jī)效與培養(yǎng)機(jī)制，從而更好地管理供應(yīng)商資源。
實(shí)施方面，與前幾項(xiàng)一樣，也需要管理層批準(zhǔn)的《JF供應(yīng)商管理政策》，由采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、物流、使用部門共同組成供應(yīng)商管理小組，實(shí)施戰(zhàn)略供應(yīng)商合作關(guān)系計(jì)劃，簽到戰(zhàn)略合作協(xié)議，降低成本，提供績(jī)效，實(shí)現(xiàn)共贏；還要制定供應(yīng)商管理SOP系統(tǒng)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)，培養(yǎng)優(yōu)秀供應(yīng)商，適度淘汰不合格供應(yīng)商。
對(duì)此，我們進(jìn)行了“規(guī)范式”與“共贏式”供應(yīng)商管理。我們?cè)诿鞔_了供應(yīng)商管理政策、構(gòu)建公開(kāi)公平的供應(yīng)商業(yè)務(wù)環(huán)境，增加供應(yīng)商積極性與參與度的基礎(chǔ)上，建立了全過(guò)程的規(guī)范式供應(yīng)商管理流程，確保供應(yīng)商績(jī)效可控，并達(dá)到期望要求（包括供應(yīng)商準(zhǔn)入、選擇、分級(jí)管理、考核與審計(jì)、激勵(lì)與退出等機(jī)制和流程）。
我們重視戰(zhàn)略供應(yīng)商關(guān)系管理，通過(guò)戰(zhàn)略尋源，優(yōu)化供應(yīng)商基庫(kù)，減少供應(yīng)商數(shù)量，確定戰(zhàn)略合作供應(yīng)商，加強(qiáng)高層互訪、著眼未來(lái)與長(zhǎng)期合作效益，強(qiáng)調(diào)“合作共贏”，共同實(shí)施持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目。還對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)與輔導(dǎo)，以達(dá)到公司要求的水平，并啟動(dòng)10大供應(yīng)商提高項(xiàng)目。另外，我們加強(qiáng)了市場(chǎng)信息的研究，拓寬供應(yīng)商尋源渠道，并長(zhǎng)期保持自己的良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。我們還培植優(yōu)秀供應(yīng)商，在業(yè)務(wù)量、付款、窗口宣傳等方面對(duì)其進(jìn)行激勵(lì)，提高了與供應(yīng)商的合作度。
4，質(zhì)量管理為器
質(zhì)量管理是戰(zhàn)略采購(gòu)的工具，要做好戰(zhàn)略采購(gòu)，需要全面質(zhì)量管理思想，跨團(tuán)隊(duì)、跨部門、買賣雙方共同支持供應(yīng)質(zhì)量管理；將供應(yīng)質(zhì)量管理前移，對(duì)供應(yīng)商實(shí)施質(zhì)量控制，質(zhì)量團(tuán)隊(duì)實(shí)施質(zhì)量保證；業(yè)務(wù)上建立采供質(zhì)量保證體系進(jìn)行質(zhì)量保障。
實(shí)施時(shí)，我們?cè)诠芾韺优鷾?zhǔn)的《JF采供質(zhì)量管理政策》下，聯(lián)合采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、物流、用戶、技術(shù)、供應(yīng)商共同組成質(zhì)量管理小組；制定出供應(yīng)商質(zhì)量控制體系，讓供應(yīng)商簽署質(zhì)保協(xié)議，對(duì)其定期進(jìn)行質(zhì)量審計(jì)；還制定采供質(zhì)量保證體系：涵蓋政策流程、供應(yīng)商、文檔標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量驗(yàn)收反饋、質(zhì)量審計(jì)；通過(guò)4級(jí)體系（政策、程序、工作指南與工具表格）進(jìn)行質(zhì)量管理保障。
這方面，我們進(jìn)行了全面全過(guò)程式采供質(zhì)量管理的實(shí)踐。我們確立了體系化采供質(zhì)量管理政策，質(zhì)量管理圍繞著采購(gòu)業(yè)務(wù)為中心的各項(xiàng)業(yè)務(wù)職能，涉及了采供部門內(nèi)外與公司內(nèi)外兩個(gè)方面。從采供政策流程、供應(yīng)商質(zhì)量管理、物料質(zhì)量管理、質(zhì)量文檔管理、質(zhì)量審計(jì)等5個(gè)方面，建立4層級(jí)（政策、流程、操作指南與表格工具）式采供質(zhì)量保證體系。
明確了供應(yīng)商管理的責(zé)任劃分，將采供質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)前移，通過(guò)具體控制體系，采取主動(dòng)措施規(guī)避采供質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，具體措施如：供應(yīng)商分級(jí)考核標(biāo)準(zhǔn)；第三方供應(yīng)商考察與審計(jì)；供應(yīng)商質(zhì)量管理體系與協(xié)議；供應(yīng)商績(jī)效保證金體系；將供應(yīng)商質(zhì)量作為供應(yīng)商考核核心指標(biāo)之一，跨團(tuán)隊(duì)收集供應(yīng)商質(zhì)量績(jī)效數(shù)據(jù)。成立質(zhì)量改進(jìn)小組，建立供應(yīng)質(zhì)量反饋體系與流程，定期對(duì)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行分析，提出解決方案，并更新或制定相應(yīng)程序、流程與操作指南。
經(jīng)過(guò)一年的實(shí)施，戰(zhàn)略采購(gòu)措施效果顯著：實(shí)施之后，訂單與供應(yīng)商數(shù)量實(shí)現(xiàn)大幅度下降，質(zhì)量投訴率、進(jìn)貨換貨率、采購(gòu)價(jià)格有所下降，準(zhǔn)時(shí)交付率、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率以及前十大供應(yīng)商占采購(gòu)金額比率實(shí)現(xiàn)較大幅度增長(zhǎng)，從數(shù)據(jù)來(lái)看，實(shí)施戰(zhàn)略采購(gòu)，從小采購(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)榇蟛少?gòu)帶來(lái)的良好效果非常明顯，可以為更多企業(yè)借鑒。
經(jīng)驗(yàn)分享：
總結(jié)的“戰(zhàn)略采購(gòu)四金句”：
1、戰(zhàn)略尋源為本
2、持續(xù)改進(jìn)為勢(shì)
3、供應(yīng)商管理為魂
4、質(zhì)量管理為器
