離開校園一年有余，在從一個職場小白到職場新人的過程中，慢慢的發現，** 工作效率的高低，直接決定著你能夠抽出多少時間，去做職場中重要不緊急的事情，而往往是這些重要不緊急的事情決定著自己在職場生涯中的高度和深度。**<br />
在提高工作效率方面，自己走了一些彎路。因此希望把自己在過去一年的時間中，學到的4個用于提高工作效率的技巧分享給需要的人，以便他們能夠更快的融入職場。<br />

職場新人（圖片來源于網絡）

1 管理好你的outlook郵箱

目前，我們公司以及接觸到的公司都是使用outlook辦公，自己在使用outlook郵箱的過程中，總結出了兩點用于提高工作效率的經驗,希望與你分享。

01暫時關閉outlook

不知道你是否注意到，當你在忙著一件事時，若自己的outlook郵箱出現新郵件的提醒，你是不是停下手中的工作，點開新郵件一看究竟？ <br />

outlook中文界面（圖片來源于網絡）

你可能已經注意到，這個不經意的動作正在一點點打亂你的工作！<br />
畢業剛剛開始工作的那段時間， 始終保持自己的outlook為打開狀態，時不時的會有新郵件的提醒，無論是出于好奇還是出于對工作認真的態度，我都會一一點開郵件，但其實并沒有什么太多重要的郵件，無非是各種通知，或者會議邀請之類的。此外，剛有的思路則總被打斷，給自己的工作造成了一定的困擾。<br />
后來就想，為什么不試試暫時性關閉outlook郵箱呢？** 我根據自己的實際情況，將上午和下午的時間劃分為幾個時間段，選擇在每個時間節點打開郵箱，集中處理郵件，**進而避免了被新郵件的提醒打亂自己的節奏。<br />

圖片來源于網絡

別慌，我知道你在擔心什么，重要信息不能及時收到？一來你可以將時間段劃分的短一些，二來呢，如果是特別緊急的事情，你收到的不應該是郵件，而是電話。<br />

02 建立郵箱中的To do list <br />

在沒建立to do list 之前，每當我在設定的時間節點打開outlook，郵件里總會有一些事情需要去處理，然后我就屁顛屁顛的去把這些事做了，結果有的時候一上午凈去處理這些事情了。如果每天都這樣子，我拿什么時間去創造自己的工作價值呢？ <br />
事實上，有些事情并不是需要我馬上去處理的，我完全可以挑一個不重要的時間，比如中午飯后，把這些事情一一處理掉。** 這個時候To do list顯得十分有用了，在郵箱中建立一個To do list文件夾，將類似的郵件全部拖入其中，這樣就不會忘記去處理這件事，再選擇一個時間全部處理掉**。同時，每天下班再之前檢查一下To do list還有沒有事情沒有完成，盡量當日事當日畢。<br />

2 學會使用電腦便簽

還在使用手寫的便簽？無論你是用小圖釘還是雙面膠固定在桌上，或多或少會影響桌面的整潔，萬一便簽還丟了呢？<br />

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不妨試試電腦便簽這個功能，點擊電腦左下角的“開始”，輸入“便簽”即可打開便簽功能。<br />

我是工作一段時間以后才知道電腦便簽這個功能的，以前都是將要做的事情記在筆記本上，多有不便，還容易忘記。而電腦上可以隨時隨地的建立便簽，數量不限，最重要的一點是你不會忘了便簽上的事情，因為你一打開電腦桌面，便簽就在那兒擺著，想忘都忘不了！下圖是我自己使用便簽的情況。<br />

小哥的便簽，作者樂活小哥

3 管理任務的四象限

四象限法則已經被人說過很多遍了，你還不知道？或者知道還沒用？

四象限法則（圖片來源于網絡）

第一次知道四象限法則，還是在公司內部的培訓課上面，后續又看了相應的書，說一下自己的個人心得：如何有效的使用四象限法則。<br />

• 重要的不是四象限，而是你如何評估事情的重要程度和緊急程度：** 評估一件事情重要程度的標準是你的職業價值觀，而緊迫程度則是任務的時間底線。** 篩選自己平常可能遇到的事情，然后仔細的去做一個類型劃分。<br />

以《小強升職記》中的例子為例,下圖是需要做的事情清單：<br />

待做的事情（來源于《小強升職記》）

如果是你，你又會如何劃分不同的象限呢？<br />

下圖是對事情進行分類后的清單：


最后做出待做事情的四象限圖表：<br />

四象限的實際應用（來源于《小強升職記》）

• ** 永遠把重點放在第二象限，而不是第一象限（對不起，我們不做緊急事情的消防隊員）。**對于你的職業發展來講，第二象限才是可以提升你價值的事情。另外，第一象限的大多數事情還是因為你第二象限的事情沒有及時完成，把任務拖到時間節點前才開始做，就自然而言變成了緊急重要的事情；<br />

• 少做第三象限的事情，盡量不做第四象限的事情；

4 如何做好協調管理

工作中，領導有時候會交給我一些協調的事情，不僅需要部門同事的參與，同時也需要相應的供應商或者外部門同事參與，剛開始自己做這種類型的協調任務時，效果不是很好，比較混亂，也免不了領導會說一頓。后續，在領導的指導和自己不斷學習下，慢慢理出一些工作思路：

1. 制定計劃：一般來說，領導都喜歡從你的多個方案做選擇，而不是他幫你制定計劃，哪怕你是初入職場，也最好準備兩套初步的方案，然后和領導一起討論，優化。** 在制定自己的方案時，建議使用5W2H（WHAT+WHY+WHEN+WHERE
   +WHO+HOW+HOW MUCH）方法，可以幫你快速有效的整理自己的思路，**見下圖：

   
   
   5W2H，圖片來源于網絡
   
   

   建議：最好不要一個人在那兒一直琢磨，因為你不能保證你的思路和領導一樣，及時和領導溝通思路，避免不必要的工作；
   另外，計劃不是一蹴而就的，一般來講都是你和領導不斷優化之后才能夠拿出最后的版本，所以不要心急。<br />

2. 郵件通知：你需要讓參與方及時知道這件事的來龍去脈，而不是自己一個人在那兒默默的干（剛開始，我總這么干，都是淚）。初入職場的同學，在發送重要的郵件之前，尤其是發送對象還為外部門時，建議讓信賴的有經驗的老同事或者領導把把關。畢竟工作的時候，你的形象在某種程度上代表了你的部門形象。<br />

3. 開會：有的時候會議是必要的，這種會議自己多半是會議的主持者，所以會上講什么還需要自己提前和領導溝通好。會議的主題大概是明確職責，和確定任務時間節點。<br />

   
   
   職場會議（圖片來源于網絡）

4. 行動：這一步主要是考察你的執行力，如何將計劃付諸實踐，并且很據實際情況不斷優化計劃，做出相應的調整。這一階段容易犯的錯誤就是自己一直悶著頭干，想等到有了一個確定的結果再和領導匯報。但是，如果你注意不和領導溝通，怎么確保你的思路是正確的，領導又怎么知道你一直在執行計劃？另外，有句話我挺欣賞的,送給大家：執行力只講結果，不講如果！

4個工作技巧與你分享，希望你能夠邁好自己的第一步，更快的適應職場。

最后引用萬萬沒想到的一句話：祝你早日升職加薪,當上總經理,出任CEO,迎娶白富美,走上人生巔峰！

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