本書開頭曾經提到過，無法在最后期限前完成任務，無非有以下幾種情況：沒有按照開始執行任務；錯誤估算完成任務所需時間；在任務的執行過程中出現了差錯。

問題好像很簡單，那么解決辦法好像也很簡單：按時開始執行任務；正確估算完成任務所需時間；在執行任務的過程中不要出差錯?？墒聦嵣蠁栴}并非如此簡單，否則也不會讓那么多人一生都束手無策。

在本部分，作者詳細解答了這一問題，無論管理一件事、一個項目、計劃時間，談具體的方法論。從事前物質、思想準備，執行過程中的操作方法、注意事項、重點，以及可能面臨的因難，到最后的驗收，是一套完整的流程。作者列舉了估算時間、及時行動、直面困難、關注步驟、并行串行、感知時間、記錄開銷、制訂預算、計劃、列表、流程、預演、驗收13個方面，具體操作性非常強。

1、估算時間

侯世達法則：完成一個任務實際花費的時間總會超過計劃花費的時間，就算制定計劃的時候考慮到本法則，也不能避免這種情況的發生。生活中執行任務的真實情況證實了這一法則：一旦開始，就會發現“意外”接踵而至，原本做的準備根本不能解決問題。

為什么人們總是錯誤估計完成任務所需要的時間呢?因為大多數人在執行任務之前忽略了一個重要步驟，那就是分辨任務的屬性——熟悉的還是陌生的？

熟悉的任務，正確估算完成任務需要的時間是很容易的。而陌生的任務，在執行過程中就必然會遭遇各種所謂的“意外”，這是任何完成這個任務的人都必然會經歷的。只有完整地執行一次任務，才有可能順利解決這些“意外”。

對策：要想提高估算時間的能力，做任何事情之前先判斷其熟悉程度（或陌生程度），再據此判斷估算完成任務所需要的時間。

2、及時行動

比“越早開始越好”更切實的答案是“現在就開始”。所謂做事拖延不是拖延著做事，而是拖延著不開始做事。

拖延的本質原因在于恐懼。內部的恐懼在于只要開始做事，一個人就要面臨做錯、做不好的風險；外部的恐懼在于過分在意外界的評價。

對策：唯一的策略依然是“現在就開始”，問題不是“到時候能不能做好”，而是“到時候能做多好就做多好，總好過什么都不做。”永遠不要再問“什么時候開始才好”，因為答案只有一個：現在！

3、直面困難

有的人好像一直在忙，卻總是拿不出成績，做不出成效？他們實際上并不努力，只是做出了努力的樣子，或者顯得比較努力而已。他們效率低下的根本原因是：回避困難。

很多人不知道自己所謂的“喜歡做某些事情”很可能只是那件事情相對簡單、容易獲得獎勵而已。拖延的人并非不努力，也并非不做事，他們每次回避困難的時候，都不是故意的，并且往往已經給自己找了恰當的借口。

對策：任何一個任務都可以劃分成相對簡單的部分和相對困難的部分，合理的時間安排應該是：迅速做完簡單的部分，把節省出來的時間放在困難部分的處理上。

4、關注步驟

做任何事情之前都要考慮相關的3個方面：內容（what)、原因（why)、方法(how)。任何任務都起碼具備3個屬性：何事(what)、何因(why)、何法(how)。

在大多數情況下，這3個方面最為關鍵的實際上不是內容，也不是原因，而是方法。因為任務的內容與原因常常不言自明，而方法卻并非唾手可得。當我們面對某項任務的時候，內容與原因都已經基本確定，需要思考的就剩下方法了。

對策：思考方法需要從領悟內容入手，不停地細分、拆解任務，而且越具體越好，直至每個小任務都可以由一個人獨立完成。每個人都是自己的項目主管，只有學會像項目管理者一樣思考，他才能給自己分配具體的任務、制定切實可行的計劃，最終高效地完成任務。

5、并行串行

在任務管理中，可以用物理類似的方式去思考任務與任務之間的關系：這兩個任務之間應該是串行關系，還是并行關系？“提高效率”在一般情況下指的就是“原本只能串行完成的兩個任務現在可以并行完成”，讓自己的大腦打造“多任務操作系統”。

最直接的辦法是盡量將兩個任務并行，首先分辨出哪些任務是簡單而又機械的，哪些任務是相對復雜而又靈活的，然后嘗試把這兩類任務搭配起來完成。當一個任務比較龐大，需要劃分為多個步驟或者多個子任務時，對子任務之間的關系需要仔細甄別，產生若干行動方案，反復衡量才能找到最佳方案。

另一個方法就是切分自己的時間。把自己的時間切分成“時間片”，當運用時，先坐下來制定一個工作列表，把任務羅列出來，然后把自己的時間“切片”。我通常把“”20分鐘工作+5分鐘休息”作為一個時間片，然后像電腦處理器一樣處理任務。（這是不是就是“番茄工作法”的應用？）

6、感知時間

記錄每天的“事件日志”，除了自己經歷的事件之外一概不記，而且盡量不記感想，不記感受，只記錄事件本身，基于過程的記錄，還要在每個事件后面加上所花費的時間，堅持下來受益無窮。會使人對時間的感覺越來越精確。

尋找趁手的工具很重要，推薦網易“Mr Time”應用，一是簡化了記錄時間開銷的過程，另一方面自動完成了記錄后的整理、分析、統計工作。（通過應用，我推薦“愛今天”軟件，但是所有的這些軟件的問題就是要去記錄，時間久了會產生倦怠心理，但是如果能長期堅持下來，受益無窮的。）

既然管理時間是不可能的，那么解決辦法就只能是：想盡一切辦法真正了解自己、真正了解時記錄開工間、精確感知時間，而后再想盡一切辦法使自己及自己的行為與時間“合拍”。

（建議本節和第7、8節結合起來讀，都是的時間的管理，本節講思路，后兩節講方法：每天記錄時間開銷、每天制訂時間預算。）

7、記錄開銷

感知時間的第一步就是要搞清楚自己的時間都用來做了些什么。

A:第一組練習：

認真回憶并記錄昨天做的事情。逐條記錄下來，每條前面寫上標號，后面標注出花費的時間。

前天的

大前天的

B:第二組練習：

認真回憶并記錄上個星期做的事情。

上個月的

上個季度的

過去一年的

C:第三組練習：

用一個星期的時間，每天晚上回憶并記錄當天做的事情。

用一個星期的時間，每天隨時記錄自己剛剛做完的事情花費了多少時間。

（本節作者沿續第6小節的理念和思路，給了大家一種實際、直觀、而又形象的方法，感知時間的存在和流逝，其實歸根到底一句話：記錄事件、感知時間。）

8、制訂預算

每天制訂時間預算：在開始一天的活動之前，花費15至30分鐘仔細制訂當天的時間預算。

最直接的方法就是制作一個列表，把今天要做的事情列出來。并按照不重要、一般、重要對任務標上權重。

怎樣判斷重要性？我們必須分辨“真的重要”“顯得重要”以及“真的不重要”“顯得不重要”?！罢娴闹匾敝挥幸粋€標準：這項任務的完成是否確實對達成目標有益。而往往人們都喜歡做有趣的事，可有趣的事不見得有用??！無用的事情，哪怕非常有趣，都不應該去做；而有用的事情，哪怕非常無趣，都應該去做。

選擇目標不用向任何人學習，現在開始把自己的那些哪怕不切實際的目標作為標準來判斷，判斷每項任務的真實屬性，然后選擇“真的重要的”或者“顯得不重要的”。

9、計劃

計劃成功的前提是目標現實可行。證明目標現實可行的方法比較簡單：已經有人做到了；我與那個人沒有太大的差距。問題是如果不開始行動，就根本無從判斷目標是不是確實可行或不可行，往往只有開始行動之后，才能作出正確的判斷。在行動過程中，如果發現目標不現實、不可行，及時修正或停止。

長期計劃是需要通過實踐才能習得的能力。在目標現實可行、方向確定的情況下，輔以計劃，才能成功。一般來講，期限越短、內容越清晰，目標就越能實現。長期目標、人生理想固然要有，但“千里之行、始于足下”。做長期計劃顯然是正確且必需的，但并非每個人都有制定長期計劃的能力。先從一個星期的計劃開始吧。

有些時候沒必要做計劃。計劃固然重要，行動更為重要，很多時候，只要開始行動，哪怕事先并無計劃，往往也會有收獲。但是反過來，缺乏行動的計劃肯定沒有任何意義。有些時候不做計劃是因為任務非常簡單，而另一個原因是“初始狀態下，我們往往并沒有能力去制定合理有效的計劃?！比绻胍淖冏约海蔷鸵磺袕暮?，去做就是了。

10、列表

列表從來都是最有效的組織工具之一。會使自己做事井井有條，并保證自己不會白白浪費時間。

最方便的工具是紙和筆。最好有一個本子，里面夾著一支筆，隨身攜帶。因為他們方便、有效而且可以隨手寫寫畫畫。

列表沒必要工整。讀者往往只有我們自己，所以列表只要自己能看懂就行了。

列表一定要隨手可及。放在一抬頭、一抬手就可以拿到的位置上，精美與否其實并不重要，實現價值的關鍵在于隨時可以看到，隨時可以書寫和標記。

最重要的任務永遠只有一個。拋開那些表面上重要和緊急的事情，最重要的只有——那個真正對目標的實現有幫助的任務。

制作專門的下一階段任務列表。如果有了新鮮的主意，不用放棄，只需要啟用另一個列表“下一階段任務列表”，然后馬上回到當前的任務列表，專注在現在應該完成的任務上。不方面不會影響當前任務的進度，另一方面完成當前任務后，會有相當數量的、非常具體的待處理項目。

給每個任務制定一個核對列表。在實施計劃、完成任務列表中的每一個項目的時候，都應該提前給每一個項目制定一個檢查列表，用來保證當前任務確實能如期一般完成，避免遺漏。

列表一旦開始運作，就一定要執行到底。一事無成的根本原因就是放棄。放棄的方法有很多種，最常見的是“換一個更好的方向”。

11、流程

加快執行重復性任務的速度，只需先將其做完一次，然后馬上總結、整理，搞清流程，再進一步實踐熟悉，這是提高效率、減少失誤的根本手段。

場景一：打電話的時間。在電話簿中加上備注，記清此人通常情況下方便接電話的時間。或是在無法確定對方是否方便接電話時，可以先發一條短信過去詢問，在手機里做一條這樣的短信模板，以備隨時調用。

場景二：打電話是否已準備好說什么？在電話旁擺上一個便箋和一支筆，在電話前羅列通話要點，確保邏輯清晰，也可避免遺漏重要信息。用手機時隨身推薦紙和筆。

場景三：電話沒有撥通，后來又忘了打。用手機給對方發一個短信，簡要說明事由，并留下聯系方式。

場景四：打電話對方不知你是誰。建議一上來先做自我介紹，發短信時在末尾加上自己的姓名，是一個并不麻煩卻能省掉很多麻煩的好習慣。

場景五：打電話通知對方的信息太多，不方便記錄。隨后發郵件或短信做備忘。

建議：定期備份手機電話簿。

12、預演

需要執行的任務越重要，預演就越關鍵。只有經過大量的預演或練習，我們才能夠在實際執行任務的過程中有出色的表現。

萬事皆可提前準備，萬事皆需提前準備。

13、驗收

驗收機制相當重要，我們不管遇到什么任務，都應該對其認真審視，同時向自己提出一個問題并想辦法回答：怎樣才算做好？如果能把任務拆分成若干子任務，那么確定做好的標準可能更容易達到，因為每個子任務的驗收標準已經存在：如果做不好，下一個就沒法開始。

將驗收機制落到實處，就確定每一個預定的驗收標準。而在任務或子任務完成時，拿出之前寫下的標準對照一下。這種方法會讓我們注意更多的細節、進行更多的思考，并不由自主地更為關注。