第六部分 當你覺得自己很努力時，其實你的效率并不高

改變思維方式，很多時候就是提升工作的效率和效益。依賴于生活和經驗做出的直覺性判斷，遠不能滿足職場中提升工作效率的需求。

029??一周時間讓你脫胎換骨

除了每天跟自己公司和行業內的人交流外，如果把你放到一個不同行業之間交流的場合，你將會如何表現呢？

你是會主動與別人分享本行業內的知識觀點，并結交不同行業的朋友，散場的時候已經收集了不少牛人的名片；還是只跟本行業內的人討論一些行業內的問題，擔心與其他行業的人沒什么話好說，散場的時候發現認識的還是本行業內的老朋友；或者干脆就在角落里玩手機，覺得場上高談闊論的人看起來不過是混圈子而已，并沒有什么實質性的作用。

不管是熱衷于混圈子，還是冷眼旁觀，這可能跟一個人的性格有關系，但如果把與不同行業的交流作為一種工作方式的話，那么很顯然，前者才是我們應該有的工作態度。

一個合格的職場人不會浪費任何一次提高工作技巧的機會，因為他們從最開始就知道自己與不同行業的人談天說地會獲得什么；而那些冷眼旁觀或者吹牛侃大山的人，當人群散去，只會發現自己心中空蕩蕩的，沒有什么進步。

人類作為一種群居動物，任何一個人都不可能單獨完成一件有意義的事情，我們在家庭、公司、社會等不同場合扮演著自己的角色，當我們處于工作狀態時，會把絕大部分精力投入本行業中，而很少與其他行業的人交流。

但不同行業的人可以提供給我們的不僅是人脈，還可以幫助我們拓寬視野，發現更多未知的世界。這些人不僅所從事的行業與我們不同，知識背景、成長環境、人生觀價值觀都有與我們不同且值得借鑒的地方。與不同行業的人接觸哪怕一周的時間，都會令你獲得很多行業內看不到的視角，給你帶來更多的啟發和靈感。

那么，如何才能借助行業之外的力量，讓他人幫助自己提高思考能力呢？

1.每周都與不同行業的人進行對話

有人覺得每周五天的工作日已經耗費了自己大部分的精力，如果在周末參加一些活動會減少自己的休息時間。其實不然，正是因為每周五天的工作日已經讓你的眼界限制在一個很小的范圍內，長此以往，處理問題的視野必然會受到限制。

如果每周抽出來一點時間參加線上或者線下的沙龍活動，和行業之外的各種大咖小咖互相聊聊天，知道的事情多了，對自己處理問題的能力也會有提高。

2.通過平臺或熟人獲取交流的機會

現在極客公園、創客空間、騰訊大講堂等平臺都可以提供線下沙龍的消息，以鳳凰網的“趨·勢沙龍”為例，每期邀請業內投資人、創業者、業內專家、評論員、業界媒體等作為嘉賓，為所有互聯網從業者提供未來發展趨勢和商業模式的探討，在移動互聯網興起的初期發揮了很重要的作用。

除此之外，還可以通過朋友組織類似的交流活動，以人際關系網為基礎的活動會讓你更加快速地融入不同的人群，也可以提高獲取信息的效率。

3.取得工作和跨行業交流的平衡

不管是在社交平臺或者公開媒體上對一些行業外的大咖產生興趣，還是熟人介紹的，這類的交流務必要避免陷入閑聊的誤區，如果是單純的閑聊，那就完全沒有必要耗費自己的閑暇時間來參加此類活動了。

所以在決定參加線下聚會之前，最好可以對希望見到的人和希望解決的問題有一個心理預期，這樣可以提前安排好自己的時間，也可以將類似的活動周期化和正規化。雖然每周抽出來時間去跟其他人交流并不能代替本職工作，但經常參加類似的活動，勢必會讓自己受益匪淺。

030??先磨斧頭，還是先鋸木頭

在職場中如果想取得好的成績，就必須要具備過硬的工作能力，在“砍木頭”之前做好完全的準備，把各方面的能力都提上來，等到適合自己的時機出現后，就可以牢牢地把握機會。

在進入職場的大森林之前，一定要明白一件事情：帶上一把足夠鋒利的斧頭，如果這把斧頭鈍了，那就及時地磨亮它。

砍木頭的效率日益低下，那很大概率是斧頭本身出了問題，工作效率日益低下，那很大概率就是工作方法出了問題。所以在職場中最重要的不是工作經驗，而是正確的工作方法。

無論工作有多么復雜，總會有適合的辦法達到最佳效果，一般來說，這些辦法都需要經過前人的驗證或者大家的一致認可。

以日常工作中常用的思維導圖為例，很多人在進入職場之前并不熟悉思維導圖的用法，或者說沒有太多機會用得到，但不管從事什么職業，思維導圖都是職場中最常用的“斧頭”之一。

在使用專業的思維導圖軟件（如Xmind）之前，其實可以先用草圖畫出來，只需要準備一張紙和簽字筆，就可以開始思維導圖的制作了。

1.畫出思維導圖的中心圖

在A4紙中間畫出需要解決的問題，比如馬上需要完成的項目和年度總結等。不用太具體，但需要讓看這張圖的人明白是要解決什么問題。

2.畫出思維導圖的主要分支

從中心圖發散出來思維導圖的主要分支，如果有不同顏色的記號筆，還可以用不同的顏色標注出不同階段或者不同方面的事項。

3.擴展并完成全部思維導圖

有了主要分支，這只是梳理了問題的主要脈絡，不能算完成一張完整的思維導圖。接下來要在主要分支之后繼續分解，將主要分支分解成更加細小的部分。

在這個過程中，還可以繼續添加關鍵詞，直到把中心圖衍生出來的主要分支全部填充完畢，才算完成一張完整的思維導圖。

031??辦公室的5S工作法

整理自己的文件資料歸根到底是為了提高工作效率，不會整理文件資料的人，工作效率也不會高到哪里去。

這里向大家推薦“辦公室5S工作法”，5S工作法是職場中維持與改善職場辦公環境的工作方法，5個S（下方括號中的字母為日語羅馬字）分別代指：

整理（Seiri）：分清哪些物品有用，哪些物品沒用，扔掉沒用的。

整頓（Seiton）：能將必要的物品在必要的時間拿出必要的量。

清掃（Seisou）：打掃干凈，日常使用的物品做到一塵不染。

清潔（Seiketsu）：保持上述整理、整頓、清掃的狀態。

素養（Shitsuke）：督促其他人遵守整理、整頓、清掃的規則。

032??不吃大鍋飯，以20%拉動80%

在100名員工中，前面25名是好的，后面25名差一些，所以對于后25人，要給他們提供發展的機會，對于前25名，要設法保持他們的激情，因為這25個人才是公司最關鍵的人才。

但在每個公司中，除了最優秀的那20%，其余的80%基本處于按時上下班按時領工資的狀態，每天干完領導安排的事情之后，就對著電腦發呆或者捧著手機刷朋友圈，這些人加起來才能創造20%的成果，一旦公司進行精簡和裁員，首當其沖的就是這80%的人。

那么，在一個團隊里，究竟怎樣才能成為拉動團隊的20%呢？

1.自學能力

在職場中遇到的問題很多都是之前的知識所無法解決的，所謂解決問題的能力就是自學能力。

當遇到新問題時，從哪些角度出發進行問題分析，需要哪些知識儲備作為解決問題的根據，進入職場并不是學習的終點，而是新學習的開始，如果你是做項目的，那么涉及項目的各個環節，不僅需要你把控時間進度和人員安排，對于資金管理、產品管理、產品驗收和市場推廣等各方面的知識，都需要有一定涉獵。

2.計劃組織能力

羅賓斯的管理學理論指出管理有計劃、組織、領導和控制四類基本職能。其中計劃指設定組織的目標和實現這一目標的整體戰略，組織指要完成什么樣的任務，誰來決策，誰去完成，誰向誰報告。接下來才是領導和控制。

羅斯賓管理學基本職能??????

好的計劃組織可以幫助個人和團隊確定在一定時期內的奮斗目標，并有效利用人力、物力、財力等資源，協調安排好各項活動，最終取得最佳的工作效益。缺乏計劃組織或者不合理的計劃組織，都會影響個人和團隊的工作效率，進而損害公司的業績。

3.執行力

執行力很大程度決定著你在職場中的立足之地，也是體現工作效率的地方，連執行都做不好的人，更別提效率了。在接到一項任務之后，可以迅速制定明確、具體的可執行動作。

4.責任心

要成為20%的員工，自然需要有很強的責任心，其實職場上的同事工作能力的差距并不是太大，更重要的是責任心。

責任心保證績效，也能保證一個人的效率，在工作中如果沒有責任心，那么對待工作一定會馬馬虎虎不放在心上，而有責任心的人則會主動激發自身潛力，更高效率地完成分內工作。

對于整個團隊是這樣，工作思維方面也是這樣，在工作任務中，起關鍵作用的永遠只是那20%的事情，而大部分的事情都對整個問題起不到決定性的作用，所以要解決問題，就需要先解決那關鍵的20%，然后剩下的80%也就迎刃而解了。

很明顯，在時間有限的情況下，想要完成更多的任務，就必須從最關鍵的地方下手，盡量避免那些不重要的事情分散自己的精力。

但實際上，大部分人都不明白這個工作的訣竅，反而把大量的時間花費在無關緊要的80%上。自從阿里巴巴提出“996工作制度”后，這似乎成了互聯網行業的標配，但據調查顯示，多數職場人員認為加班的潛臺詞就是“效率低下”。

033??不要為芝麻綠豆的瑣事犧牲時間

數據顯示：我們每天所做的事情中，有80%都屬于事務性的事情，這些事情對于一個問題的解決并不能起到幫助的作用。但如果可以把注意力從這些瑣事上轉移，而專注于完成任務和目標，那么從工作中得到的成就感要比從瑣事中得到的焦躁感好得多。

對待這些瑣事的態度應該是相對比較靈活的，不能讓這些瑣事絆住自己前進的步伐，也不能完全不處理這些煩人的瑣事，而是應該當瑣事的主人，當它們成為解決主要問題的絆腳石時，不要被它們吸引太多的注意力。

對于一時之間的小問題，盡量不要太過糾結；對于空穴來風的事情，也不要過于引申猜想；對于上級和同事的一些話，也盡量做到按字面意思理解，而不要覺得有人在針對你；對于太多跟自己無關的事情，試著說“不”，并把大部分精力投入到重要的事情上去。

當你把工作做好了，自然不用去理會別人的看法和那些閑言碎語。

1.按照計劃走，謀定而后動

如果想做到不被瑣事牽著鼻子走，就要在做事之前準備好計劃安排。如果沒有計劃，按照隨時出現的事情來安排自己一天的時間，可能一整天的時間就在無所事事地回郵件和開會中度過了，至于重要的事情？可能因為時間的先后順序被排到末位了。

計劃的目標就是確保重要的事情不被芝麻綠豆的事情所耽誤，這樣才能更大程度地掃清障礙。

2.集中解決事務性的瑣事

瑣事之所以會耽誤我們很多時間，其關鍵因素在于它把我們的工作切分成了很多不連續的部分，在每一次切換工作時，都要消耗一定的切換時間，這樣積累起來就是很多的一部分時間。

3.對不必要的瑣事說“不”

中國人的傳統觀念中，普遍認為拒絕別人是一件很得罪人的事情，一次拒絕可能讓雙方的關系直接降到冰點，所以很多人寧可委屈自己，也不愿意說出心中的那個“NO”。

但是，你違心接受的那些任務真的對工作有幫助嗎？它們可能占用了你大量的時間和精力，但對你沒有絲毫的用處。

職場中的拒絕也是一種技巧，既不能讓對方看出來你不愿意接受這些瑣事，也得讓對方明白自己目前沒有時間和精力來處理它們，盡量采取委婉的方式，避免生硬地拒絕。

很多人都覺得這些芝麻綠豆的事情很好處理，不用太放在心上，但其實不然，如果不減少這些瑣事在工作中所占的比例，那么你的大部分時間都會毫無意義地耗費掉。

反之，如果我們可以用80%的時間去處理關鍵問題，而只用20%的時間處理不重要的瑣事，那么才能在工作中真正地發揮自己的所學所長，而不會像非洲草原上的野馬一樣天天處于狂躁的狀態。

034??馬云：先做最容易、最快樂的事

安妮·穆爾卡希說：“我的成功就是用最短的時間，做更多最容易的事情！”

在職場中，很多人都秉承先難后易的工作方法，先解決困難的事情，抽空去完成那些看起來很簡單的事情。但誰也無法保證一定可以把困難的問題順利解決掉，很有可能在困難的問題上投入了大量的資源之后，最終一事無成，而這個時候也沒有足夠的資源去解決那些比較容易的問題。

更重要的是，這種挫敗感會給個人和團隊帶來滅頂之災，在投入大量精力之后的失敗會把整個團隊帶入萬劫不復之地。如果要順利打開工作局面，不妨可以試試從簡單的事情入手，在順利解決掉一個問題之后，可以讓團隊的士氣得到很大的振奮，方便之后工作的開展。

在職場中則更常見于老員工與新員工的分工，在每個新員工進入公司之后，安排給這些新員工的一般都是容易上手的任務，等他們可以順利完成這些任務，也逐漸掌握了做事的辦法流程，樹立起解決問題的信心，才會給他們安排更加重要的任務。如果一上來就安排困難的事情給他們，可能只會得不償失。

無論做什么事情，都要講究循序漸進，對于個人是這樣，對于公司也是如此。許多企業的倒閉往往都是盲目擴張的結果，領導者把太多的精力放在了難以企及的事情上，而忘記了最容易實現的事情才是安身立命的根本。

不管是創業還是守成，首先要做的就是最容易最快樂的事情，而不是要去做最重要最難的事情，只有把最容易、最快樂的事情做到最好，才有可能在競爭市場中活下來。

等到有足夠的資本去思考更難的事情時，也就意味著有了足夠的信心和經驗去處理更加困難的事情。

成功從來都不是一蹴而就，它需要我們為之付出艱辛的工作，也需要我們經歷一個從易到難的過程。在碰到困難問題時，也不要過于勉強自己，試著做一些容易和快樂的事情，對自己的工作狀態進行新的調整，保持完成任務的信心和樂觀態度，對于完成整個任務是有積極作用的。

“天下難事必作于易，天下大事必作于細。”如果要完成最困難的任務，就需要從最容易的事情開始；如果要完成最偉大的目標，則需要一點一滴地積累努力，這也是職場中顛撲不破的真理。

035??如何把出差當作一次旅行

036??實習生也能成為大佬

在一個實習生成為大佬的路上，你不單單是給他們分配各項工作，還要在做好領路人的同時，提高他們在職場中的競爭力，讓對方在高速前進的職場發展中獲得屬于自己的進步。

分配工作之前，確認該任務是對方能力范圍之內的，避免揠苗助長。在不了解實習生能力的情況下，可以漸進式地進行工作安排。在交代任務時，一定要將任務盡可能詳細地布置給實習生，讓他們知道任務的最終目標，而不是在干了一半的時候才發現路子走偏了。如果有必要，盡量通過郵件來發送任務，而不要用微信語音等不易查找的方式來溝通。

分配工作之后，每隔一段時間，或者完成階段性任務之后主動匯報，而不要去催問，避免給實習生帶來太大的壓力。

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