發(fā)郵件是大家日常工作中就經(jīng)常使用的事項(xiàng)，但是在工作中總是發(fā)現(xiàn)大家的郵件都很隨性，夸張的時(shí)候一天下來收到了一大堆不知所云的郵件，很多同事都很詬病為什么要發(fā)郵件，然后我們很多的同學(xué)都沒有打開郵件的習(xí)慣，這樣就導(dǎo)致了我們需要頻繁的去提醒同學(xué)：請您查收一下郵件。

郵件，其實(shí)是一個(gè)過程溝通和記錄的載體，在小公司我們大家可能更多的進(jìn)行當(dāng)面溝通，而不太有使用郵件的場景，其實(shí)不然，小公司在大事項(xiàng)的時(shí)候給全員發(fā)個(gè)郵件（邀功）通知一聲也是很有必要的。而在大公司，由于組織架構(gòu)和流程的復(fù)雜程度，我們需要跟多人溝通，適當(dāng)?shù)泥]件就非常必要了。并且，郵件最主要的作用是歸檔和追溯，方便事后對項(xiàng)目進(jìn)行回顧和檢查，進(jìn)行流程優(yōu)化，提升以后的工作效率。所以，郵件還是非常有必要的。那如何在必要的郵件中相對的提高處理人和相關(guān)人的使用效率呢？我列舉了下面幾點(diǎn)：

要清楚主送和抄送

很多人覺得收件人反正都是一樣要看的，那有什么必要區(qū)分收件人和抄送人呢？其實(shí)這里有一個(gè)小的使用技巧：需要處理的人是收件人，而需要知情的人則是抄送人。這樣在郵件到達(dá)接收人手上的時(shí)候，他能快速了解這封郵件是否需要他處理，方便他做郵件歸類，集中精力處理他作為收件人的事項(xiàng)，而抄送知情的可以留待閑暇時(shí)間再來了解即可。方便他人才能更有效的轉(zhuǎn)化自己的事情結(jié)果，避免狼來了的事情是我們職場人都需要注意的。

要靈活運(yùn)用密送

在收件人一項(xiàng)上還有很多人不知道密送這個(gè)事情，甚至練密送的涵義都不知道。密送：是指將這封郵件單獨(dú)再發(fā)給密送接收人，但是其他收件人都看不到你將這封郵件發(fā)送給了這個(gè)密送人，包括密送人里面的其他人，每個(gè)密送人都是獨(dú)立的。并且密送的收件人也沒辦法在郵件的收件人中查到自己。這個(gè)使用場景會(huì)比較少，我一般是將資料共享給其他成員，但是又不想給收件人知道的時(shí)候采用這個(gè)方案。

主題明確說明

主題是一個(gè)郵件的核心內(nèi)容，它首先是表達(dá)這封郵件的主要內(nèi)容，其次還要方便接收人對這個(gè)郵件有個(gè)基礎(chǔ)定義。我一般是【前導(dǎo)類別】+主題內(nèi)容這樣子去寫的。目的是方便接收人可以通過關(guān)鍵字進(jìn)行歸類，而主題內(nèi)容也要為了未來檢索而描述得更清楚。舉個(gè)例子：【發(fā)布通知】APP1.3版本項(xiàng)目上線發(fā)布_20171225

優(yōu)先級(jí)的強(qiáng)調(diào)效果

還有一個(gè)比較少見的功能時(shí)優(yōu)先級(jí)，設(shè)置有些郵件客戶端都沒有這個(gè)優(yōu)先級(jí)的設(shè)置。只能說大家用得比較少吧，之前在工作過程中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些緊急事項(xiàng)需要快速處理，比方說臨時(shí)有個(gè)重要的溝通會(huì)議，這個(gè)時(shí)候行政秘書可能會(huì)電聯(lián)確認(rèn)，然后再補(bǔ)充一封緊急郵件進(jìn)行二次郵件，這個(gè)時(shí)候優(yōu)先級(jí)的重要性就凸顯出來了。接收人在確認(rèn)郵件的時(shí)候就能快速從郵件中定位到這些緊急郵件需要處理。

郵件內(nèi)容的編寫方式

郵件不是工作匯報(bào)的正式載體，他應(yīng)該是一個(gè)事項(xiàng)的工作記錄，并且最好做到一事一件，避免多件事項(xiàng)在一個(gè)郵件中進(jìn)行闡述，它們?nèi)绻麑儆诓煌闹黧w就應(yīng)該分成多封郵件，根據(jù)事項(xiàng)來組裝郵件，而不應(yīng)該根據(jù)收件人來進(jìn)行郵件組裝，這樣不利于未來的事項(xiàng)整理和工作跟進(jìn)。

郵件的正文內(nèi)容首先要指定接口人，就是你這封郵件是需要誰處理的。那就在郵件正文的頭部指定出來，不然你的收件人有很多，然后你如果不聲明那就相當(dāng)于誰都可以做（也可以誰都不做），如果是告知型的，不需要其他人處理的，也可以聲明一個(gè)everyone，適當(dāng)?shù)姆Q謂開通是一個(gè)良好的行文習(xí)慣。

其次正文內(nèi)容大部分是一個(gè)概述，涉及過程溝通的要做一個(gè)整理表達(dá)。充分考慮接收人的使用是我一直強(qiáng)調(diào)的，所以在郵件正文中可能還是需要貼出附件的相關(guān)重要截圖的，千萬不能在郵件中只寫上請見附件。因?yàn)楝F(xiàn)在移動(dòng)辦公越來越普遍，那收件人在移動(dòng)辦公時(shí)就能通過截圖快速查看相關(guān)的訊息，不需要進(jìn)入附件進(jìn)行查看，并且可能附件的編輯軟件在手機(jī)上還沒有呢。

再次就是郵件結(jié)尾，收尾的敬語代表著一個(gè)人的專業(yè)程度和禮儀，有些人呼吁行文精簡，但是個(gè)人覺得行為精簡不是簡陋，必要的元素還是要有的，特別是一些對外郵件，這個(gè)還代表著企業(yè)的形象呢。你當(dāng)然可以使用此致敬禮，還有洋氣一點(diǎn)的Best Regards，或者中文優(yōu)雅一點(diǎn)的順頌商祺。

最后，行文中還需要保持制式化的文檔留存。象一些會(huì)議紀(jì)要什么的我們可能在郵件正文中就幾句話把這些待辦事項(xiàng)給說明清楚了，這個(gè)時(shí)候貌似不需要有這個(gè)郵件吧，但是出于歷史文件的歸檔管理，建議還是帶上吧。

個(gè)人簽名的重要性

也有蠻多的同學(xué)郵件的底部只是一個(gè)簡單的郵件地址，還是郵件客戶端或者網(wǎng)頁工具自動(dòng)帶上的，這個(gè)是一個(gè)很簡陋的方案，正常我們的簽名要把公司，郵件地址，姓名，聯(lián)系方式，甚至于公司的公眾號(hào)以及LOGO都要帶上，這樣才能在對外郵件的時(shí)候做到企業(yè)形象宣傳，一個(gè)公司的形象應(yīng)該是一點(diǎn)一滴從平常積累的，哪怕是老板，他收到你的郵件的時(shí)候也希望能看到你把公司時(shí)刻放在心上吧。

郵件回執(zhí)的必要性

有些郵件你在其他途徑通知后，仍需要確認(rèn)這位同學(xué)已經(jīng)閱讀過郵件的時(shí)候，就需要增加這個(gè)回執(zhí)的設(shè)置，回執(zhí)是告訴發(fā)件人，你的郵件收件人已經(jīng)閱讀過并手工給你發(fā)了一個(gè)“已閱”的消息。具體使用場景可能是涉及到日程安排或者重要事項(xiàng)的確認(rèn)通知上，一般都是強(qiáng)調(diào)通知時(shí)使用的。

郵件日程的靈活運(yùn)用

這里還有一個(gè)屬于偏門的功能吧，某些客戶端設(shè)置都沒有，他的意義在于如果你處理的郵件邀約或者需要處理的事情發(fā)生在幾天以后的，那你如果沒有把事項(xiàng)給記錄下來，那可能就湮滅在茫茫郵件中了，而你在使用這個(gè)功能，或者客戶端在提取到相應(yīng)日期的時(shí)候就會(huì)主動(dòng)添加一個(gè)日程到你的待辦事項(xiàng)中，這樣方便的功能當(dāng)然少不了對發(fā)件人要求，也就是你在行文的時(shí)候，需要填寫完整的日期和時(shí)間，而不是說幾天后。

檢查郵件的習(xí)慣

這個(gè)是一個(gè)習(xí)慣，還是一個(gè)好的習(xí)慣，我們很多同學(xué)在辛辛苦苦寫完一封郵件后就直接發(fā)送了，然后我們會(huì)發(fā)現(xiàn)：啊，主題忘寫了，附件少了，有錯(cuò)別字。與其讓別人發(fā)現(xiàn)我們的失誤，不如我們更謹(jǐn)慎一些的復(fù)核一下。寫完以后由上至下的順序閱讀一邊再做次檢查修正，是否要比你撤回郵件更省力呢。并且，有些客戶端還有一個(gè)延遲1分鐘發(fā)送的功能，我一般都是利用這個(gè)再做最終復(fù)核，如果有問題，我就還可以取消發(fā)送。

原以為郵件能有多復(fù)雜，但是居然寫了這么多。好吧，用一句冠冕堂皇的話總結(jié)一下：凡事多從用戶角度出發(fā)，你幫助到他了，實(shí)際上就是提高了你的效率。

愿每個(gè)善良的人都能被世界溫柔以待。