本文是秋葉大叔在縱橫職場「嘉賓談」分享

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PPT排版 | 方塊法｜形狀色塊

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感謝編輯 | 夏喵喵 整理

大叔點評：如果PPT沒有合理的版面設計，細節無論如何美化都是無效的。

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制作PPT最容易忽視的問題

不能有效地呈現觀點的PPT，在職場往往是失敗的。

職場PPT必須能更好幫助我們進行有效溝通，提高溝通質量。

PPT質量評判標準，我認為應該從是否達成工作目標為出發點。不堅持這樣思考，就會陷入美或者不美的誤導。

現在網絡上很多PPT模板，很多是由缺乏職場工作經驗的設計師完成的作品，看起來美輪美奐，其實都是設計過度。

這樣的PPT模板一是容易讓設計效果湮沒PPT里面的內容焦點，而是修改成本非常高。

因此我要認真提出工作型PPT評判質量的標準：

● ? 能不能達到制作前的預設的工作目標。

● ? PPT投入的設計成本是不是最小化。

● ? PPT要言之有物，內容具有可讀性。

● ? PPT的視覺美化能讓觀點更清晰。

工作型PPT制作的優化流程

為什么很多PPT做得很努力，但是卻很難看？

很多人做PPT前，并沒有系統了解關于軟件操作、設計排版方法的知識，也缺少美感積累和素材積累，更不重視演講構思和文案提煉，一到做PPT就習慣性先做選擇題，從網上選擇模板，再把內容填充進去，做填空題，最后隨手美化一下，就當交差。

實際上，高手做PPT的過程往往分成四個部分

◇ ? 確定PPT主題，必須吸引聽眾

◇ ? 理清發言框架，依據架構選素材

◇ ? 對頁面內容先進行合理的排版

◇ ? 對版面進行美化、增加特效

但普通人做PPT時，往往是把上面提到的構思、材料、排版、美化、特效一起思考，結果大腦里同時思考的問題太大，導致信息凌亂，結果PPT排版也搞不好。

但是怎么看出PPT排版是否有問題呢？

方塊法：快速找出排版問題

我們課程系統化了一個非常重要的方法：方塊法。

簡單說就是用簡單幾何形狀把你PPT上的形狀改起來，這樣屏蔽了所有素材對注意力的干擾，再看PPT是否版面合理就一目了然。

比如下圖，你覺得好看嗎？

蓋上方塊看看，就不同了吧？

如圖所示，把上面的PPT需要用的所有素材，用大小不一、簡單的方塊形狀進行覆蓋，會發現整個PPT的排版出現了比例不一、大小不一，間距不一，對齊不一等問題。

這就是一個經典的亂版，不管怎么美化它的細節，都不可能達到美的效果。

高手做PPT，首先會思考素材有沒有放在合理的位置，然后在確定好版面后再做美化，強調重要的信息。

下面我們將PPT進行簡單修改，僅僅調整排版，不增加任何特殊效果，看看結果是否不一樣。

是不是明顯感覺有提高？修飾手段并沒有超出原來的PPT使用的手段，主要是改造了排版。

讓我們用方塊法看看排版效果。

按照原來的設計風格、習慣，重新做的PPT，除了在文案上做了小調整，主要是在新PPT頁面上采用非常標準的三分版。

當一個PPT用了比較符合排版習慣的版面后，馬上就會變得好看。

PPT文字排版時，有兩個小技巧：

◆ ? PPT頁面可以設置版面參考線。重要內容要跟版面參考線對齊。一旦頁面元素開始對齊，就會建立起內在的聯系感。

◆ ? PPT頁面不同的段落單元之間距離要相等，相關的內容要靠攏，無關的內容拉開距離；大段落之間距離要比小段落之間距離要大，這樣會增強PPT閱讀的節奏感。

方塊法：快速幫我們修改PPT

用蓋方塊的方法不僅能快速識別PPT版面是否存在排版問題，還能幫助我們更快完成排版。

再看一個例子，?下圖是企業用來介紹車間的PPT，里面有圖片、文字、流程圖。這種PPT基本沒有辦法套網上的模板，只能靠手工調整。

用方塊蓋上PPT后，會發現整個版面的左右、上下沒對齊。

如果我們把所有素材都當做是頁面素材，當做方塊進行對齊排版，那么就更容易得到可以接受的排版結構。

上圖是修改過的PPT。

其實方法很簡單，就是先把所有的方塊對齊，如果有方塊大小不一，就把照片和文本框的高度調整對齊。如果文本框本身是不規則的多邊形，為了讓它在版面上擁有穩定的結構，只需要在下面加一個形狀色塊就可以變成一個方塊，這種思維叫補版。

下面有一個框圖，也給它加一個形狀色塊，但是它不是要強調的重點，我也不想讓形狀色塊太搶眼，所以給它加一個灰色的形狀背景。

方塊排版法，就是把素材變成簡單的方塊形狀，然后進行上下、左右對齊，最后進行排版。

有人會問，但是下面的灰色塊太不顯眼怎么辦？

上圖中，我給灰色的形狀加了一個陰影效果，有了陰影效果，就會增加層次感。

所以用簡簡單單的方塊，就可以把一個版面撐起來。撐起來的關鍵是：

第一，版面對齊，方塊對齊。

第二，同級方塊靠攏，無關方塊拉開。

第三，同級方塊間距一致。

第四、用背景色塊或者陰影效果強調重點。

理解了排版以后，大家將來還可以養成一個習慣，不管到哪里，都可以看看雜志、海報或者各種平面設計中有沒有版面。

如果版面比例是4:3、16:9，或者改一下就能借過來的話，應該把這個版面記下來。大腦記住的版面越多，做PPT的靈感就越多。

記住版面，通過美化設計來創造不同的感覺，就得到了千變萬化的PPT模板。一旦理解了這點，成為一個PPT模板設計師并不難。