在一次PPT內訓課程結束后,學員趙先生向我咨詢,說他昨天做了一個PPT,要將Word表格的每行數據放在每頁PPT中顯示。他一個單元格一個單元格的將數據復制粘貼到PPT,加上美化和排版,整整花了3個小時。
▲Word文檔的結構
▲要轉成PPT的效果
要實現將Word轉成PPT的方法有兩種,第一種方法Word的內容越多耗時越長,一份10頁左右的Word要轉成PPT,大概需要耗時20分鐘左右,還需要一些手工的操作。
而第二種方法,不管多少頁的Word文檔,只需要10秒就可以了,而且最完美的是完全無需手工操作,全自動完成轉換。現在我們分別來介紹一下兩種方法,你可以自由選擇用哪種方法。
1?PPT中選擇“幻燈片(從大綱)”
在PowerPoint的“開始-新建幻燈片”下拉按鈕中,有一個功能叫“幻燈片(從大綱)”。
這個大綱指的就是Word文檔大綱。什么是文檔大綱?也就是我們必須按照在Word中排版長文檔的方法,在“開始-樣式”中為每個級別的文字設置標題級別。
Word中的標題和PPT的標題的對應關系如下
也就是說在Word中一個標題1及其以下的所有級別的標題,一旦導入到PPT中,都將歸入到同一頁中。
第一步:為Word文檔設置大綱
將封面標題2018年第四季度工作述職設置為“標題1”。將工作模塊列的文字設置為“標題1”,將具體工作內容列的文字設置為“標題2”,將后面三列的文字設置為“標題3”。
第二步:Word表格轉換為文本
刪除表格首行,之后在點擊“表格工具-布局-轉換為文本”,文字分隔符選擇“段落標記”。
第三步:PowerPoint中選擇“開始-新建幻燈片-幻燈片(從大綱)”
這是導入進來的效果。我們剛剛在Word文檔中,總共設置了4個標題1的樣式,所以現在導入到PPT就只有4個頁面。在每個標題1下屬的標題2、標題3、……都被歸到當前這個標題1的頁面中了。
第四步:在PowerPoint中清除格式并進行拆分
導入的文字會保留原本Word文字的格式,包含字體、字體大小、字體顏色等等,現在我們需要先清除這些格式。選擇所有頁面,點擊“開始-重置”就可以清除格式了。
接下來,我們要開始拆分頁面了。現在每個主題都包含多個子主題,PPT制作的原則就是一頁只講一個主題,所以我們需要將每個子主題變成一個個單獨的頁面。這個過程就比較繁瑣了,需要手工將內容剪切,再新建一張新的幻燈片,再把內容粘貼到新頁面中。
再將三個大的標題設置為“節標題”版式,添加目錄頁和封底頁,修改封面頁的版式,PPT版的文字大綱才算是最終完成了。
最后為了讓模塊的層次和分類更清晰,還可以使用從PowerPoint 2010版本新增加的“分節”功能,劃分每個模塊。只需在“幻燈片瀏覽視圖”右鍵,選擇“新增節”即可。
完成效果如下:
操作本身并不復雜,只是有大量手工的操作,比較費時。接著我們再來看看第二種方法。
2?PPT中選擇ET插件的“導入Word大綱”
ET插件全名為Enjoyoffice Tools,是由我開發的一款基于Office的插件,包括基于Word、Excel和PowerPoint三款插件。ET for Word和Excel插件為《Word郵件合并全攻略》課程隨課程贈送。ET for PowerPoint插件,為《PPT商業化演示設計》課程隨課程贈送。
用ET插件導入Word大綱,前面的兩個步驟和第一個方法相同。接下來切換到PowerPoint,直接點擊ET插件的“導入Word大綱”功能。
操作非常簡單,只需要選擇要導入的Word文檔,點擊確定,后面的兩個步驟將自動完成。
是不是非常神奇,上百頁的Word轉成PPT,有了這個神器,只需要10秒!
當然,不建議直接把一份冗長的Word文檔直接轉換成PPT,一定要在轉換之前,先精簡和提煉核心觀點。
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