作者：劉曉笑
在美國律所工作這段時間，看了很多美國人的遣詞造句，也悟出一些規(guī)律，回頭看看自己一開始工作寫的那些郵件，真應(yīng)該自動轉(zhuǎn)入垃圾信箱。
先上一封比較規(guī)范的郵件作為參考：
SUBJECT: XXXX EVENT ON MAY 15
Hi team,
It’s great talking with you last Friday and getting things rolling.? There are three fronts to be taken care of for the upcoming event on May 15.
1. Panelists: We will have three panelists: 1) xxx; 2) xxx, and 3).? Looks like we have confirmed their schedules.? Maybe we should double-check with them two weeks before the event just to be safe.? I can contact xxx.? I assume Susan and Leon have good relationships with other two panelists and can double-check with them.? But if you are tied up, I can do it, too.? *I will refresh this on May 1. *
2. Reception and on-site work: This would include ordering food and drinks, signing in the participants, arranging chairs and tables, etc.?
a. Food. Catherine volunteered to help and gave me valuable advice regarding catering (I’m copying her here).
b. Alcohol. We talked about serving alcohol on Friday and need to confirm with PTO that’s doable.? * Maybe Leon could also float this the organizer since he is working on the forum with them.. * But let me know if you need help.
c. Private policy. There seems to be a form we need to fill out and submit to the organizer and I saw Leon was working on it with Kevin.? *Leon, could you please confirm the form is submitted? *
d. Budget: *Susan, let us know how much you want to spend for food and drinks. *
e. Volunteers: Jenny offered to recruit some volunteers. *Leon, how many volunteers do we need for an event like this? *
3. Promotion and marketing: I will work with Nancy on drafting and sending out messages regarding this event.? *I will prepare descriptions and blurbs by early April and circulate them to the team. * As you said, this even covers a relatively narrow topic, so we need to reach out to IP lawyers specifically. *Maybe people can brainstorm the organizations we should reach out to and claim the ownership. *
Let me know if I missed anything.?
Eric
一、標(biāo)題
可能很多人練習(xí)寫英文郵件是從稱呼語開始，但其實，收信人第一眼看到的是標(biāo)題，寫好郵件的標(biāo)題，至關(guān)重要。
作為標(biāo)題，最重要的當(dāng)然是簡潔，其實在整個寫電子郵件的過程中，“言簡意賅”都是很重要的，因為郵件主要是工作用途，快速傳達(dá)意思，落實行動是最重要的。文章開頭的郵件標(biāo)題就是一個很好的范例，說明是某月某日的某活動，那么就鎖定得很清楚了，讀信人在打開郵件之前就對這封郵件的內(nèi)容有明確預(yù)期。每次擬完標(biāo)題，只需要想一個問題“收件人看到標(biāo)題知不知道我要說什么”，如果這個接近程度越高，說明你的標(biāo)題越成功。來舉幾個例子：
Information Request for the setup of a LLC 有限責(zé)任公司設(shè)立的信息要求
Comments on the Term Sheet of Series A 某公司A論融資條款意向書的意見
Application as a volunteer of the September 1th Event 九月一日活動的志愿者申請
Draft of 2016 Board Resolution 某公司2016年董事會決議起草
這些都比較簡潔，主旨意思一目了然的標(biāo)題。
二、稱呼
我們中學(xué)英語課上教的Dear xxx。但是事實上， 已經(jīng)是比較古老的用法， 現(xiàn)在發(fā)郵件，除了真的是跟你關(guān)系很親密的dear某某人，其他的都是Hi xxx開頭。
聽起來有道理，我們寫郵件都是商務(wù)場合，可以基本排除Dear的使用了。唯一還有一種商務(wù)場合要用到Dear的就是Dear Sir/Madam， 但是如果知道具體名字的，都是“Hi xxx,“。
注意！與中文中的“王先生，您好！”開頭不同， 這個Hi和人名之間沒有標(biāo)點符號，在人名后面是一個逗號，比如：
· Hi Mike，√? 對！你沒看錯，就是Hi Mike中間什么都沒有！
· 而不是
· Hi! Mike, X
· Hi Mike!? X
· Hi, Mike! X
知道名字的還可以用Good morning xxx, Hello xxx。但是出現(xiàn)都不多，基本上就記住一個Hi xxx, 就可以。 如果寫給一大堆人，可以用Hi Team，或者想我上面用的那個Hi Investors。不知道名字的可以用To whom it may concern, Dear Sir/Madam，在實際使用中，一般用后者的比較多。
另外，雖然中學(xué)課本上用Mr.或者Ms.，但是現(xiàn)實生活中往往直接用名，而不用尊稱。即便跟老板話，也是直呼其名。只有偶爾跟客戶會用Mr.或者Ms.，但是也非常少。
所以，稱呼部分，可以總結(jié)為：知道名字的就用Hi xxx, 不知道名字的就用Dear Sir/ Madam。
三. 開頭語
很多人可能聽說過以下這些開頭：
1) I am writing to tell you about ...
2) I wanted to tell you that…
3) We’re sending you this email because…
4) This email is to confirm that...
5) Hope you’re having a great day
6) Happy Monday
7) I hope this finds you well
8) "My name is ...
9) “Let me introduce myself”
10) "I know you're really busy ..."
11) "I want to ask a quick favor."
曾經(jīng)跟一個美國人聊過，這種開頭，基本上就不想讓人往下看了。讓我們分類來分析一下：
1. 高冷生硬型1）~ 4）
· I am writing to tell you about ... （我寫這封郵件是為了告訴你……）X
· I wanted to tell you that… （我想告訴你……）X
· We’re sending you this email because…? （我們發(fā)這封郵件是為了……）X
· This email is to confirm that..... （這封郵件是為了確認(rèn)……）X
看完后，收信人的表情一定是：
這些用語，別說是英文，翻譯成中文都有點讓人看不下去。尤其是第二個，I want，咱們可能覺得want挺常用、挺普通的詞，但是在實際英語使用中，可以說有點不禮貌，老板對員工說I want可以，女朋友對男朋友說I want可以，孩子對爸媽說I want可以，但總之I want帶著一種任性的口吻，會讓收信這有一種感覺：
順便說一句，美國朋友告訴我，即便在餐廳點菜，也不要“I want a Kongbao Chicken “ 而是往往會用”I’d like a Kongbao Chicken“。對服務(wù)員粗魯一點也就算了，商務(wù)場合，少用want。
2. 弱智兒童歡樂多型5）~7）
· Hope you’re having a great day 希望你今天過得好X
· Happy Monday 愉快的周一！X
· I hope this finds you well 希望這封郵件順利送達(dá)X
? 對于這樣的開頭，看完后，收信人的表情一定是：
這種開頭不會讓別人覺得冒犯、粗魯，但是會覺得有點無聊，雖然美國人也經(jīng)常這樣開頭，但是這并不是我們推薦的開頭。郵件都是要言簡意賅的，最好開門見山。像是文章開頭的兩個例子，一個是直接說“Attached please find……（請見附件中……）“，完全沒有寒暄。另外一個，It’s great talking with you last Friday and getting things rolling（上周五跟大家討論事情的進展很愉快）雖然看起來稍微有點寒暄，但是注意這句話是由信息量的，因為寫信人上周五剛剛跟大家見面談過這個事項的安排，這樣說是一種比較自然的用語。
3.無辜示弱型8）~11）
"My name is ...（我的名字是）
"Let me introduce myself”（讓我介紹一下自己）
"I know you're really busy ..."（我知道你很忙）
"I want to ask a quick favor."（我想讓你幫個小忙）
這種開頭的郵件往往是美國人說的cold email，也就是給不認(rèn)識的人，而且往往比自己地位高的人。在求職中，或者業(yè)務(wù)拓展中比較多。郵件主要作為商務(wù)目的，寫什么都從這個角度出發(fā)考慮一下，這是不是商務(wù)場合的用語。上面例子中，前兩個似乎還看得下去，后面兩個簡直不忍直視。收信人的表情一定是：
那么，說了這么多，這也不行，那也不行，到底怎么寫好郵件的開頭呢？其實，應(yīng)該說，最好的郵件開頭，就是沒有開頭！
對，你沒聽錯，最好的開頭就是沒有開頭，或者說盡量短的開頭，盡量有信息量的開頭，盡快進入主體部分。還是之前說的原則，開門見山，有事說事，沒事別浪費別人時間，有事也別占用別人太多時間。
1. 第一次發(fā)郵件給別人。
如果不認(rèn)識的人，接續(xù)上面的例子，你像介紹自己，最好開頭也先說說對方跟你有什么關(guān)系，既然自己處于弱勢，那就突出對方，弱化自己，先多說一下對方的好。比如說
We’ve met in the Tencent Tech Day event last month. (我們上周在騰訊科技日活動上見過)
I’ve read a lot of books written by you and like your style very much. (讀過很多你寫的書，非常喜歡你的風(fēng)格)
Xxx talked about you many times and speaks highly of you (xxx經(jīng)常提起你，對你非常敬佩)
這樣既避免了開頭介紹自己的無話可說，又拉近了關(guān)系，讓人在素未謀面之前，就產(chǎn)生了比較好的印象。而如果是認(rèn)識的人用下面的，直接提出要求或者你的問題
I would appreciate if you……
I may need your help on ……
Could you please ……
I would be grateful if you could...
I would be grateful if you could send me further information about...
2. 后續(xù)發(fā)郵件（follow up）
Thank you for your question (謝謝你提的問題)
Sorry for late reply. (抱歉回復(fù)晚了)
Just to confirm that（希望確認(rèn)一下……）
About xxx, hope to clarify that (關(guān)于xxx，有一點想要明確以下)
四、主體部分
主體部分沒有固定的語句，很多文章也總結(jié)，讓大家禮貌、清晰、專業(yè)，但是似乎缺乏可操作性的方法。這里有三句箴言可以讓你的郵件越寫越好：1. 少用I和We；2. 少用問號；3. 簡短。
1. 少用I和We
修改前I am very glad to talk with you last Friday and getting things rolling.? I think three fronts need to be taken care of for the upcoming event on May 15.
修改后It’s great talking with you last Friday and getting things rolling.? There are three fronts to be taken care of for the upcoming event on May 15.
比較明顯，就是把主語從兩個I換成了客觀的it和there， 前者看起來重復(fù)、拖沓，有點像小學(xué)生說話，后者就更加正式、專業(yè)。
看文章開頭的郵件，其實也有很多I和We開頭的，但是這樣的比例是比較正常的，因為很多句子還是要用I和We開頭，只不過是盡量減少，如果你起草玩了一封郵件，發(fā)現(xiàn)每一句都是I和We開頭，那就要修改一下了。
2. 少用問號
修改前Did I miss something?
修改前 Did I miss something? ed anything.?
前者就更有禮貌，后者在郵件中這樣用有點質(zhì)問別人的感覺，給人粗魯?shù)挠∠蟆?/p>
3. 簡短
修改前I’m thinking since Leon is working with the organizer regarding the forum, maybe he could also float the alcohol permission with the organizer at the same time.
修改后Maybe Leon could also float this the organizer since he is working on the forum with them.
? 修改后的就覺得更加一目了然，該表達(dá)的意思也都包括了。不過這里的簡潔并不是把所有能套在一起分句都套成從句，上面這個例子是恰好有一個因果關(guān)系的存在，所以我們直接調(diào)換了順序，減掉了冗余的詞語。如果是盲目地把句子改成從句套從句，看起來像是一句話，但是一句話就有一個自然段的，收信人讀完了要仔細(xì)想各個從句之間哪個限定哪個，反而起不到簡潔的目的。
文章開頭的范例郵件中也用了一些1，2，3，a,b,c,的小標(biāo)題，讓郵件內(nèi)容更加簡潔。
五、結(jié)尾
結(jié)尾也要盡量簡潔，不像是中文郵件的“敬頌春祺“”順頌商祺“這種肉麻的用語，英文的行文一定要簡單明晰。文章開頭的那個郵件案例，結(jié)尾是“Let me know if I missed anything. ” 這樣的結(jié)尾既不失禮貌，又不羅嗦，含有一定的信息量，把自己放在請教的位置，讓對方提醒自己有沒有什么遺漏。
可以給大家一些常見結(jié)尾：
· If there's anything I can do for you, please let me know.
· Looking forward to hearing from you
· I'd love to hear your feedback.
如果不知道說什么，最好的結(jié)尾，其實就是我們最常說的Thank you very much! 絕對不會出錯， 也不要認(rèn)為這樣讓人覺得你英文不夠好，沒別的話可說。
六、落款
然后落款，我們可能見到很多常見的格式，像是
Sincerely,
Yours faithfully,
Kind regards,
Yours truly,
Regards,
Best regards,
With best wishes,
但其實現(xiàn)實生活中用的最多的，就是直接寫自己的名字，上面那些可以在非常正式的郵件，像是在發(fā)給對方公司關(guān)于一項重要決定、文件的時候用，而日常與同事、上司、對方工作人員之間的郵件，直接寫上自己的名字就可以了，像是文章開頭的郵件案例那樣。 如果在日常商務(wù)場合每次都加上”Sincerely” “Yours”什么的，反而會讓人覺得很見外。
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