天下武功,唯快不破----讀《零秒工作》

《零秒工作》是《零秒思考》的姊妹篇。因為上一周讀的是《零秒思考》,所以《零秒工作》的閱讀相對輕松。這本書全名為《零秒工作:速度解決一切的麥肯錫工作術》。開篇前言提到兩個單詞:Fast和Early,配上封面的Speed,我將之組成為一個公式。

《零秒工作》 [日] 赤羽雄二 著

一、Fast + Early = Speed

Fast快,指的是單位時間里的工作效率。這里的快是一種速率,更是一種決斷力。我將之理解為《零秒思考》中的瞬間決斷力。零秒工作可以拓展為日常生活的方方面面,可以是職場中迅速決策是否跟進一單銷售,可以是知識付費平臺零秒決定是否加入學習,還可以是網購平臺迅速選擇是否下單購入,甚至只是日常決定是先做家務還是先陪孩子做作業。重視“快”字訣,可以迅速地推進一件又一件的事務,這是思維決策領域的“快”,亦是最重要的那個“道”。

技能上的“快”卻是包羅萬象,如何提高信息采集速度、如何提升打字速率進而迅速完成文檔制作、如何高效開會、迅速回復郵件、高效溝通等,不過是在“術器用”的層面。

另一個詞:Early早,指的是“提早”、“清早”等時序。完成工作的最佳時限是前一秒:你完成了。我不禁想起魯迅先生在三味書屋的書桌上刻下的那個“早”字,從此刻下一個信念,時時早、事事早!凡事提早、趁早完成,意味著時間充裕,有著反復修繕、修改的機會。大凡成功的人都深深懂得“趕早不趕晚”,早一步就領先一步,領先意味著先發優勢;能夠盡快參透“早”字的人,往往已先一步成功了。

早的另一層含義是“清早、早上”,這說的是“一日之計在于晨”。晨型人,在別人剛剛爬出被窩時,已經跑步運動歸來,已經閱書寫作一小時。每日早起,利用晨光,做讓自己增值的事,完成八小時之外那最關鍵的個人成長兩小時。一天、一月、一年的差別也許不大,五年、十年后就是截然不同的兩世界人。

“早”與“快”構成了“速度”的兩大基點。思維層面戰略上的“快”決定了行動上的迅速落地,技能實操層面的“快”則確保執行過程中的速度,而有意識的“提早、趕早”則成就了不可破的速度,成就了零秒工作。

二、提升工作速度的8個原則

怎樣提升速度?書中第二章提出了8個原則。

提升工作速率的8個原則:
原則1:首先形成整體印象
原則2:工作不要過于細致
原則3:掌握工作的要領
原則4:形成良性循環
原則5:對改善方法本身做改善
原則6:凡事提前
原則7:凡事先行一步
原則8:盡量避免返工

原則1:首先形成整體印象。”想要迅速地完成工作,就需要首先從戰略層面理解自己想要的工作的最終成果是怎樣的?為了取得最終成果需要做怎樣的規劃、步驟安排?考慮從什么地方著手才是最有效的?通過這份梳理,明確整體的目標方向,到具體執行時方不致于瞻前顧后、猶豫不決,而是一日千里,迅速奔向目標。然后在原則1的基礎上,再加入“原則3:掌握工作的要領”,在整體把控的基礎上,掌握工作中關鍵環節的操作要領。遵循這要領準則,有的放矢地逐步推進相關工作;進而做到“原則8:盡量避免返工”。盡管返工時有發生,但在事情剛剛不對勁時的返工與工作基本完成時的推翻重來卻是在速度上有著本質的區別。

原則2:工作不要過于細致。”認真細致是個好習慣,但過于細致卻極易本末倒置;這也是慣常所說的“完成比完美更重要”,更有可能是執行者未仔細思考便著手工作的問題。對于零秒工作,一定是出成果要比出完美的成果更高效。對于認真、細致的人而言,若只是一味地追究細節,講究“慢工出細活”,那極有可能以偏蓋全,在某一細節鉆牛角尖,卻在全盤方向上失去整體統籌。

原則6:凡事提前。原則7:凡事先行一步。”主要圍繞著“早”來提煉?!?strong>原則5:對改善方法本身做改善”,則是提速“快”的一種;嘗試改善方法的人不少,但是努力做到徹底改善的卻不多。當速率提升、效能呈現,就會出現相對理想的“原則4:形成良性循環”。我們應當主動規劃良性循環,但卻不應太過苛求;有一份“但行好事,莫問前程”的心態更易讓“良性循環”水到渠成。

三、提升工作速度與效率的具體技巧

1、收集各方信息的技巧:每日早晚在家中各取30分鐘閱讀信息,以確保了解各方動態、行業前沿訊息等。

2、快速錄入技巧:一是通過訓練盲打,實現電腦鍵盤任一健均可盲打輸入,可快速提升輸出效能;二是多使用常用快捷鍵,可無形中提升操作速率,節省時間;三是建立用戶詞匯庫,方便個人高速錄入,做到“快”!

3、定期提煉可復用“范文”:通過建立“范文文件夾”,實現已建文檔的二次利用。

4、定時斷網,提升專注力:可以每天幾次,每次斷網一小時,用于寫作等。

5、高效會議技能:一是將所有會議時間減半;二是將開會次數與出席人數也減少一半;三是使用白板、組織高效討論。

6、郵件處理技巧:一是收到郵件立即回復,即便是難以回復的郵件,突顯一個“快”;二是復雜問題直接電話交流,回應高效更能推進工作。

7、解決溝通障礙亦能帶動工作速度:一是做到認真傾聽不插話;二是會議發言歸納成3-4點,發言時可以看自己歸納的筆記;三是要直接傳達自己要表達的信息,不拐彎抹角;四是書面紀要共享會議決議;五是不居高臨下,要積極反饋;六是避免與“合不來、有惡意、病態”的人打交道。

《零秒工作》類似于《零秒思考》的應用實例。無論求“快”、求“早”、還是求“速度”,總是追求一份更高效能的決策、完成;正如武林高手的各類武功心法、內功、招式;快了,即便有破綻也能在瞬間彌補。正所謂“天下武功、唯快不破”;迅速落地一樁樁、一件件,想得清、望得遠、快執行,做到零秒工作!

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