如何準確估算時間,高效完成任務——《把時間當做朋友》

制定計劃的時候最大的苦惱之一就是不知道怎么制定一個合適的計劃,也就是任務量如何確定。太多壓力很大完成不了,太少又沒有定計劃的必要。

事實上這是不能確定自己子一段特定的時間內可以完成多少任務造成的。也就是無法準確地估算完成一件事所需要的時間。有一個侯世達定律:做事所花費的時間總是比你預期的要長,即使你的預期中考慮了侯世達定律。

為什么會這樣?因為我們很容易忽視在執行任務前的一個很重要的步驟,那就是分清這項任務的屬性——是熟悉的還是陌生的。我們很容易從過往的經驗里知道完成一項熟悉的任務需要多長時間,但是我們并不擅長估計那些陌生的任務。由于我們記憶力只有我們熟悉的經理,而面對那些陌生的任務,我們很容易想當然地去估計,然而既然是陌生的,就必然包含很多我們無法預料的事情,結果我們的預期和現實就產生了差距。

當我們判斷一個任務屬于陌生任務時,接下來我們就可著手制定計劃了。為了使計劃靠譜,我們必須注重步驟,并且步驟越細越好。我按照書里的示范做了一個自己的計劃,八天的時間把《TOEFL核心詞匯21天突破》背三遍:

每次背一個新的單元(100個詞)大概45min,每天需要背三個新單元,第一次復習一個單元大概25min,第二次復習一個單元需要大概20min。(這個需要事先背一下,測試每個步驟的時間)

整體的安排是第一天背三個新單元;第二天再背三個新的單元,然后復習第一天背的三個單元;第三天再背三個新單元,然后復習第二天和第一天背的六個單元;之后第四、五、六、七天與第三天相同;第七天之后所有的單元都已經背過,所以第八天是收尾,只需要復習兩次第七天的三個單元和一次第六天的三個單元。

每次背完一個新單元可以休息15分鐘(這樣背一個新單元的周期就是1h),復習時對于第一次復習的單元,復習結束休息5分鐘(這樣第一次復習一個單元就是0.5h),第二次復習時,中間不休息(三個單元一共1h)。

背新單元的時間放在上午總共3h(1h *3),第一次復習前一天的三個單元放在下午,總共1.5h(0.5*3),第二次復習前第二天的三個單元放在晚上,總共1h(20min*3)。

這樣八天的時間消費就是:第一天3h, 第二天4.5h, 第三天到第七天每天5.5h, 第八天3.5h。

已經制定好計劃,接下來就是執行了。什么時候執行呢?不是越快越好,因為即使知道越快越好,也是一個含糊的概念,無法轉化為行動。正確的答案應該是——現在。

可是我們經常面臨一種情況,總是有一種“無法進入狀態”的感覺,或者總是覺得現在狀態不夠好,等狀態好了,我再去集中注意力做。

可是我們為什么面臨這樣的陌生的任務時更加難以進入狀態呢?貌似面對簡單的任務時我們也不會這樣。這是因為我們在恐懼些什么,有某些東西讓我們害怕,以至于我們遲遲無法進入狀態。

第一個是內在的恐懼:由于我們面臨的東西是不熟悉的,只要開始做,就會面臨做不好的風險。這也是我們做事效率低下的本質原因,我們總是逃避困難。而事實上,一件事情越是重要,越有價值,就會越困難。一個人成長的標志之一不就是越來越能處理更困難更有價值的事嗎。這樣看來,與困難和失敗的風險打交道是一個渴望成長的人的應該適應的常態。

第二個是外在的恐懼:我們過于在意外界的評價了。有一個有意思的現象,任何一件事情,現實里我們做好之前,我們的大腦就能穿越到以后想象到做好之后的樣子。所以,即使是能力極差的人,也覺得可以判斷別人有沒有做好。所以,一個認真做事的人在認真做事的開始后就必然受到來自四面八方的批評、不屑和嘲笑。也正是這些東西區分出了堅定地執行者和脆弱的執行者,后者還慢慢地有了”不求有功,但求無過“的心理。

事實上,沒有人一開始就做得好。某一天看了李笑來老師一開始公開寫作時發在網上的東西,頓時覺得有信心了許多。原來那些強者并不是天賦異稟,他們賴以生存的不是一開始就超過其他人的某項技能,而是從始至終持續的成長和積累。

所有的有效的執行都建立在認清這些事實,進而戰勝恐懼的基礎上。

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