? ? ? 1876年《羅伯特議事規(guī)則》第1版在美國出版，這是一套給民間使用的議事規(guī)則。作者羅伯特畢業(yè)于美國西點軍校，曾任工程兵準(zhǔn)將。年輕時他主持社團會議，發(fā)現(xiàn)大家常常是抱著很美好的愿望來參會，結(jié)果卻吵成一團，達(dá)不成共識，讓他很沮喪。羅伯特潛心研究，于是就有了這樣一套給民間使用的議事規(guī)則。這套規(guī)則在問世后的一百多年歷史中，經(jīng)受了邏輯和實踐的考驗，并且不斷進(jìn)行修訂完善，逐漸成為對提高會議質(zhì)量和效率非常有價值的國際通用的議事規(guī)則。
? ? ? 羅伯特議事規(guī)則主要是針對與會代表平等參與決策的“圓桌會議”而設(shè)計的，但對于不同層級領(lǐng)導(dǎo)與下屬共同參加的“金字塔”式會議來說，也有很多可借鑒之處。一般而言，我們召開會議，既要匯聚眾人的智慧，又要保證決策的效率。在決策階段既要能使各種觀點充分辯論，又要能通過思想的碰撞，形成更好的行動方案；同時這種充分的溝通，也有利于決策后的執(zhí)行。當(dāng)然遇到議而不決又需要果斷決策的時候，領(lǐng)導(dǎo)干部要勇于承擔(dān)責(zé)任，果斷作出決策。筆者認(rèn)為，以下十條議事規(guī)則對于學(xué)校的日常會議而言也是有效的。
? ? ? 要提高會議的質(zhì)量和效率，可借鑒羅伯特議事規(guī)則的十項原則：主持中立；動議明確；先理解再辯論；舉手發(fā)言，面向主持；不超時；不打斷；不跑題；就事論事；表明立場；充分辯論再決策。
一、 主持中立
? ? 主持人在會議中的主要作用是維護(hù)會議的規(guī)則，使每個人能按規(guī)則發(fā)言，保證每個人發(fā)表觀點的權(quán)利，使會議能起到匯聚團隊力量的作用。很多會議中，領(lǐng)導(dǎo)常常既是主持人，也是決策人，如何能保持中立呢？這就需要他清楚地意識到自身肩負(fù)的這兩個角色，努力把這兩個角色扮演好。在實踐中，我們發(fā)現(xiàn)有的領(lǐng)導(dǎo)在會議討論階段，只做會議主持人，讓參會人能各抒己見，到最后領(lǐng)導(dǎo)才具體回應(yīng)參會人提到的問題、建議以及解釋采納或不采納的原因，最后再拍板決定。這樣使不同的觀點能在會議上得到表達(dá)，避免在執(zhí)行中不理解、不配合，影響執(zhí)行的效果。主持人是決定一個會議成功的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該學(xué)習(xí)主持的藝術(shù)，提高自己的領(lǐng)導(dǎo)水平。
二、動議明確
? ? ? 所謂動議就是行動的建議，而不是泛泛而如何運用羅伯特議事規(guī)則提高會議質(zhì)效。要提高會議的質(zhì)量和效率，可借鑒羅伯特議事規(guī)則的十項原則：主持中立；動議明確；先理解再辯論；舉手發(fā)言，面向主持；不超時；不打斷；不跑題；就事論事；表明立場；充分辯論再決策。對于行動性動議需要有時間、地點、人物、資源、行動、結(jié)果等要素；對于制度、規(guī)則等需要有具體的文本草案。有明確的動議是開好會議的關(guān)鍵。當(dāng)在會議中我們有意見時也要明確提出具體動議，便于參會人能理解發(fā)言人的意見。
三、先理解再辯論
? ? 我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)很多會議參會人爭執(zhí)不下，會議的氣氛很緊張，以為意見分歧很大，結(jié)果常常發(fā)現(xiàn)：爭執(zhí)的原因僅是雙方對信息理解上的差異或者是表述形式上的差異。雙方?jīng)]有能夠真正理解對方的意思就開始辯論，結(jié)果最后會議花了大量的時間只是澄清對議題的理解，而不是聚焦實質(zhì)性問題的討論。如果每個人都自以為是，就容易犯先入為主的錯誤。避免這點我們就要學(xué)會尊重議事規(guī)則，遵循規(guī)則將有利于我們學(xué)會傾聽，提高溝通的效率。
四、舉手發(fā)言，面向主持
? ? ? 舉手發(fā)言這條規(guī)則看起來很“小兒科”，但在實踐中我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)會議氣氛活躍時，每個人都想表達(dá)，如果主持人不夠強勢，很多人就開始爭搶話語權(quán)了。舉手，等到主持人請到再發(fā)言，這是對規(guī)則的尊重，也是對主持人和他人的尊重。發(fā)言的時候，面向主持人，這條規(guī)則在很多平權(quán)組織的會議中很難執(zhí)行。參會人習(xí)慣對著意見不同者發(fā)言，有時候甚至?xí)纬呻p方不再通過主持人獲得發(fā)言權(quán)，而變成兩個人的會議，或者大會變成三五成群的小會。面向主持人，會使發(fā)言者更理性地表達(dá)自己的觀點。
五、不超時
? ? 會議的決策權(quán)是由責(zé)權(quán)利關(guān)系決定的，但發(fā)言權(quán)是全體參會者擁有的。為了避免個人過多占用發(fā)言權(quán)，就應(yīng)有發(fā)言限時的約定。我們可以根據(jù)會議的情況，確定發(fā)言的時長。
? ? ? 實踐中，很多會議限定了發(fā)言時間，但在會議進(jìn)行中，主持人并未嚴(yán)格把握，出于“面子”等因素，對于嚴(yán)重超時的發(fā)言者并未堅決予以勸阻，導(dǎo)致會議前松后緊或整體嚴(yán)重超時。其實，勸阻超時者并非不給面子，這是對其他發(fā)言者的尊重，對經(jīng)常超時者提高發(fā)言水平亦有幫助。
六、不打斷
? ? 每個人正當(dāng)?shù)陌l(fā)言，其他人一般不要打斷，不管發(fā)言人說的多么沒有價值，你也必須聽下去。這是對發(fā)言權(quán)的尊重，也是對他人的尊重。不打斷的規(guī)則，也讓我們學(xué)會傾聽，在操作中很難實現(xiàn)的傾聽，用規(guī)則強制的方式就變得可操作了。需要指出的是，在會議進(jìn)行中，出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)打斷的情況是可以理解的，但以相對較少為好。這樣領(lǐng)導(dǎo)可以更加充分地傾聽下屬的意見建議，幫助自己科學(xué)決策。
七、 不跑題
? ? ? 跑題是會議中常常遇到的問題。例如，當(dāng)針對某個部門存在的問題發(fā)言時，會遇到當(dāng)事部門的強烈反應(yīng)：我們部門怎么就不作為了？然后列舉一大堆和議題不相關(guān)的事情，如此，會把會議帶偏，使需要討論的議題不能正常討論。跑題是需要主持人高度關(guān)注的事情，一個會議能否開得高效，很大程度上取決于主持人能否把會議控制在對當(dāng)前議題的討論上。
八、就事論事
? ? 在不少會議中，我們發(fā)現(xiàn)就事論事也很難做到。我們的會議常常陷入對他人動機的評判，而不是聚焦在解決問題方案的討論上。做到這一條的關(guān)鍵是把人和事分清，不糾纏于個人或者小團體的利益，而是就事論事，尋找更優(yōu)的解決方案。
九、表明立場
? ? 表明立場是較難做到的一條議事規(guī)則。中國人的傳統(tǒng)文化是含蓄委婉地表達(dá)不同意見，所以我們常常聽完了某人的發(fā)言但還是不知道他到底想要表達(dá)什么觀點。表明立場要求發(fā)言人先說贊成還是反對，或是部分贊成部分反對，或者有什么意見。比如：我贊成這個制度可以試運行，但是對于某部分我有三點修改意見。這種溝通方式上的改進(jìn)，將有效提升會議的效率。
十、 充分辯論再決策
? ? ? 怎樣能使會議既做到辯論，又避免冗長無休止的爭執(zhí)呢？我們可以在開會前約定每個人發(fā)言的時間和次數(shù)，也可以約定一個總的辯論時間。超過時間或者沒有人要求發(fā)言了，決策人就可以進(jìn)行決策了。我們前面已經(jīng)講過決策人就是需要對事情承擔(dān)責(zé)任的人，他在聽到不同觀點后，可以對需要決策的事項進(jìn)行再判斷，最后給出結(jié)論。我們也建議決策者對于沒有采納的建議給予回應(yīng)，使建議者知道決策者從哪些角度對他的建議進(jìn)行了考量，知道他的建議雖然沒有被采納，但是對決策產(chǎn)生了作用，以使建議者以后有積極性繼續(xù)提出建議。
