有時候會被問到一句話：“你每天都在干什么？”因為現在算是我的假期，如果現在要我回答，我可能會說：“我每天都在看書啊，偶爾打打游戲……”接著可能被問到：“哦，那你看了什么書？大概講了什么內容？有什么收獲？”然后，我貌似也一時半會講不出個具體的所以然了。

在日常生活中，其實我們對時間的感知是主觀而感性的，并且因為天生具有自我防衛與自我形象維護的心理傾向，我們對于正面時間利用的評估往往高于實際，對于負面時間利用的評估又往往低于實際。簡而言之就是，我們感覺自己每天把大部分的時間都花在正事上，可事實卻是我們每天都有大把大把的時間被用于消遣和浪費。

最近一段時間正是這樣，由于主要的事情已經忙完了，現在我每天都有大量時間可以自由支配，會有想過利用這段時間做點有用的事，比如看些書什么的。可一段日子過后，我發現自己看書的進度和成果都低于預期，于是不禁懷疑自己每天到底在做什么事？分別用了多少時間？有多少時間用于創造價值？又有多少時間沒有得到妥善利用？

基于這一連串問題，我最近嘗試使用Excel記錄我一天24小時所有活動的耗時情況，并通過分析圖表和數據合理評估我當前的時間利用狀況，找出其中需要改善的問題。

接下來對具體方法和步驟進行闡述，主要涉及3個環節：統計一天耗時情況、繪制每日統計圖、統計長期耗時情況。

1?統計一天耗時情況

為了記錄一天中每件事的耗時情況，我構建了一張包含6個項目（列）的表格。

1.1起止時間

事項的開始和結束時間，每一個事項首尾相接，因此一個事項的結束時間也是下一個事項的開始時間。由于要記錄一整天的用時情況，所以第一個事項的開始時間為0:00，最后一個事項當天的結束時間也是0:00（24:00）。采用24小時制進行記錄，直接按照“時：分”的格式輸入每一個時點，Excel會將其自動顯示為相應的時間格式。

1.2事項

每一個時段從事的具體活動，不同時段可能會有相同的活動，這里暫時不用考慮去重，按照具體時段記錄相應事項即可。

1.3耗時(h)

計算每一個事項所消耗的時間，在Excel中將起止時間字段下的后一個時間減去前一個時間即可得到對應事項的耗時。由于相減的兩個數都是時間格式，因此相減得到的耗時也是以時間格式展現，即“時：分”。

1.4耗時(m)

前面一個耗時是時間格式，實際上是以小時為基礎進行統計，但我個人比較喜歡用分鐘作為計量單位，因此在這里還會有個單位轉換的處理，具體方法是用耗時(h)字段下的時間先后乘上24和60（乘上24是將“時：分”格式轉化為小時單位，乘上60是將小時單位轉化為分鐘單位）。最后一定要記得把耗時(m)這一列的單元格格式改成“常規”，否則無法正常顯示多少分鐘。

1.5事項合并

不同時段可能會從事相同的活動，在進行耗時統計的過程需要將相同的事項及耗時匯總。可直接將全部事項復制粘貼到“事項合并”列，并使用數據選項卡下的“刪除重復項”功能進行去重處理，注意要選擇“以當前選定區域排序”，這樣就不會對其他列造成影響。

1.6耗時合并

對重復事項進行合并后，需要對相應的耗時也進行合并。這里采用SUMIF函數，具體函數形式為SUMIF(range, criteria,

sum_range)，即SUMIF(條件區域，條件，求和數據區域)，這里的條件區域便是“事項”列下的各個具體事項，條件是“事項合并”列下已經去重的事項，求和數據區域則是“耗時(m)”列下的各事項耗時（注意此處的條件區域和求和數據區域的單元格需要絕對引用，這樣就能拖動復制所有耗時合并公式）。通過該處理，便能對不同時段相同事項的耗時求和匯總。

記錄完一天的耗時后，可以稍作驗算，即對其進行求和，如果最終結果為1440分鐘（即24小時），則說明該天的記錄是沒有遺漏或偏誤的。

2?繪制每日統計圖

選中“事項合并”與“耗時合并”兩列，在Excel中插入餅圖，得到以下圖示。借助餅圖，可以非常直觀而清晰地反映一天下來各項事務耗費的時間及其占比。比如我4月11號睡覺花了475分鐘（折合7小時55分鐘），占一天24小時的33%；打王者榮耀（一款手游）和看B站、看電影三個娛樂事項的總耗時為325分鐘（折合5小時25分鐘），占比23%；而我當天用于看書的總時長為291分鐘（折合4小時51分鐘），占比20%。所以我在4月11日耗時最多的三類活動分別是睡覺、娛樂、閱讀，三者總耗時占比已接近8成。

另外，也制作各時段事項耗時的堆疊條形圖，選中“事項”和“耗時(h)”兩列，在Excel中插入條形圖（應該還需要切換一下行列，這個自己容易操作），得到下面的圖形。通過堆疊條形圖可以清楚看到每個事項具體是在哪一時段進行，條形長度反映了事項的耗時長短，也在一定程度上體現了對時間的集中化利用程度；顯然，條形越長，說明有越多的時間被集中起來做同一件事，因此時間的集中化利用率也是更高的。

3?統計長期耗時情況

除了統計一天中做了什么事、分別耗時多少，也有必要從一個更長的時間跨度監測一些重要事項的耗時變動。比如，監測一段時間內每天的休閑娛樂耗時和學習耗時，對比兩組耗時，看自己這段時間內是學習花的時間多，還是休閑娛樂花的時間多；以及兩者的耗時又怎樣的波動趨勢，如果學習耗時持續走低，而休閑娛樂耗時一路走高，那么就值得警惕了。

為此，需要另外制作一張表格，如下圖，每一列都是一個事項（包括匯總事項），每一行的數據則分別代表每一天在每個事項上所消耗的時間。

這里需要使用一個三層嵌套的函數公式，分別是IF函數、ISERROR函數和VLOOKUP函數。從里往外講：

VLOOKUP是一種查詢函數，具體形式為VLOOKUP(查詢值，查詢數表，列索引號，匹配類型)，如下圖例，查詢值選中“看《長尾理論》”，查詢數表選中4月11日當天的“事項合并”與“耗時合并”兩列（絕對引用），因為“耗時合并”在查詢數表的第二列，因此列索引號為2，匹配類型為“精確匹配”，該項不填、填0、填“FALSE”都可以。

ISERROR是一種判斷函數，用于檢查一個值是否錯誤，返回邏輯值TRUE或FALSE。之所以要是用該函數，是因為在上一步使用VLOOKUP函數查詢的過程中，如果在查詢數表類找不到相應的查詢值，會返回錯誤信息，而錯誤信息在Excel中是無法用于計算的；但實際上如果找不到該事項，說明當天并未從事該事項，因此也沒有耗時，應該將其記為0。所以，需要在這里判斷VLOOKUP函數是否返回錯誤值，進而繼續后面的判斷。

IF是一種常用的條件函數，用法無需多說，這里使用IF函數的作用就在于，上一步如果由ISERROR函數判斷為錯誤值，則返回0，如果沒有錯誤，則返回VLOOKUP函數應該返回的值。

表格中有幾列數據是用紅色標記的，代表匯總項、例如，看《長尾理論》、看《未來簡史》、看《演講與口才》，本質上都是看書，因此將每行的這三項相加，構成“看書”這一耗時匯總項。

最后，選中需要進行繪圖比對的各列數據，在Excel中插入折線圖，并添加趨勢線及其表達式。由于我比較關注最近這些日子的睡眠、閱讀和游戲的時間，因此我選擇“看書”“睡覺(總)”和“打王者榮耀”三列數據進行繪圖統計，結果如下：

可以看到，每天睡覺的時長相對穩定，呈小幅下降趨勢；每天打王者榮耀的時間大體圍繞一個穩定值波動，有非常輕微的下降趨勢；每天看書的則處于波動上升狀態，并且最近兩天的看書時長已經超過了打王者榮耀的時間。從上述分析中可以得出一個比較積極的結論，我這段時期對時間的利用方式在進行優化，每天做正事（看書）的時間在增多，偷懶（睡覺）和娛樂（打王者榮耀）的時間在減少，盡管還存在比較大的波動，但趨勢是向好的，需要再接再厲。

4?小結

還是最初的那個問題：“你每天都在干什么？”我覺得時間管理的最終目的就是為了讓自己清楚地知道自己每天都做了哪些事，并且在此基礎上能夠學會合理規劃時間。因此解答“每天都在干什么”這個問題，實際上非常重要。切莫用自以為是的主觀感知來評價時間的利用情況，人的意識總是欺騙自己，缺少客觀事實和實際成果，誰都不能為你花大部分時間做正事的聲明提供佐證。這也是我為什么會想出上面的方法來統計日常耗時，算是一種客觀評價與審視。

不過還有一點需要說明，我個人認為本文所闡述的方法有其適用和不適用的場景。對于節假日，尤其是長假，該方法可以為我們了解自己日常的利用時間狀況、規劃假日作息計劃提供一定幫助。但是，在平時忙碌的學習和工作中，可能并不那么需要將每一個事項的耗時統計得這么清楚，一方面是因為沒有那么多閑工夫，另一方面是因為學習和工作本身就比較飽和，已經能夠保障有較多的時間是花在正事上。當然這個得看自己需求，清楚地掌握自己每天時間的利用情況，這總是件好事。