文/花田半畝UMe
【摘要】：結(jié)合實際數(shù)據(jù)分析工作，簡要介紹了VLOOKUP函數(shù)的基礎(chǔ)應(yīng)用，重點介紹親測高效有難度的VLOOKUP函數(shù)高級應(yīng)用。最后分享我運用Excel的一點技巧。
畢業(yè)后，第一份工作是在一家互聯(lián)網(wǎng)公司做數(shù)據(jù)分析。
盡管和所學(xué)專業(yè)沒那么匹配，但我還是挺滿意。因為向來對數(shù)字很敏感，對常用統(tǒng)計軟件也都有所了解。
正式入職，發(fā)現(xiàn)面試時說的什么SPSS，Eviews統(tǒng)統(tǒng)都不用，基本就是用Excel。對于研究生畢業(yè)，第一份工作，我多少有些落差。既來之則安之，我心想用什么工具最方便，工作中應(yīng)該可以自己選擇。對于word和ppt還算熟練，Excel也就一般。多學(xué)點總不會差。
開始工作，我發(fā)現(xiàn)Excel的功能簡直太強大，我之前了解的僅是皮毛。尤其在更新到2013版后，操作更智能和快捷，數(shù)據(jù)量大時計算較費時。對于日常工作影響倒不大，借助Excel我的數(shù)據(jù)分析工作也很快上手。
除了宏不太會，工作之余也會多琢磨一些公式和操作。以至于同辦公室的同事，甚至外部門的同事都來找我?guī)兔鉀QExcel的問題。時間久了，領(lǐng)導(dǎo)特意讓我在部門內(nèi)部定期做教學(xué)分享。
我確實喜歡和數(shù)據(jù)打交道的感覺，從冗雜的繁瑣數(shù)據(jù)中分析出最終的結(jié)果相當(dāng)有成就感。在簡書上也看到了許多實用的Excel操作指南或技巧。
今天分享一個職場中最常用，功能強大，卻少有人掌握的VLOOKUP函數(shù)。很多文章都提到過這個函數(shù)的基礎(chǔ)應(yīng)用，此外還有一個高級應(yīng)用，是我在工作中遇到，親測高效快捷的有力工具。
VLOOKUP函數(shù)---最最最常用的查找函數(shù)
四個必備參數(shù)=（要查找的值，要查找的區(qū)域，返回數(shù)據(jù)在查找區(qū)域的第幾列數(shù)，邏輯值）
注： ?FALSE或0，則返回精確匹配，如果找不到，則返回錯誤值 #N/A（首選）
? ? ? ?TRUE或1，則返回近似匹配值，如果找不到，則返回小于第一個參數(shù)的最大值。
VLOOKUP函數(shù)的基礎(chǔ)應(yīng)用：一對一的匹配
理解上述文字很晦澀，用實例來說明。
例1： 下圖中左表為源數(shù)據(jù)：各類產(chǎn)品在三個城市的日銷售數(shù)據(jù)。
需求：查詢產(chǎn)品B和F在上海的銷售額。
因為提供的數(shù)據(jù)量很少，人工查找就能完成。但實際工作中數(shù)據(jù)量很龐大，人工查找費時費力且準(zhǔn)確率低。這時用VLOOKUP一秒搞定。
做法：在G2單元格內(nèi)，輸入公式，見紅框內(nèi)。回車后，出現(xiàn)結(jié)果；將公式復(fù)制或下拉至G3，同理可得結(jié)果。
參數(shù)解釋：
（1）“F2”為我們要查找的參照值，即在源數(shù)據(jù)第一列查找“產(chǎn)品B”。當(dāng)公式下拉復(fù)制時，自動切換為查找F3。 ? ?
（2）“A：C”指我們要在此范圍內(nèi)查找數(shù)據(jù)。該參數(shù)也可寫為“$A$2：$C$9”，即絕對引用。這樣可保證無論公式如何拖拽復(fù)制，數(shù)據(jù)源始終固定引用該區(qū)域。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?
（3）參數(shù)“3”指在選擇的數(shù)據(jù)源“A列-C列”范圍內(nèi)，要查詢的銷量在引用的第三列，即C列。
（4）FALSE，即精確查找。
這樣，通過應(yīng)用該函數(shù)，實現(xiàn)了產(chǎn)品型號和銷量一對一的匹配查找。
應(yīng)用該公式的硬性條件：
（1）必須保證需要查找的參照值與源數(shù)據(jù)格式一致。
即例1中：F列與A列完全一致，不僅內(nèi)容相同，尤其保證單元格格式一致，否則只會返回錯誤值 #N/A。如不一致，查找前需轉(zhuǎn)換成一致的格式。有時較難分辨。
（2）必須保證源數(shù)據(jù)表中的第一列沒有重復(fù)項。
即A列中沒有出現(xiàn)重復(fù)的產(chǎn)品類型。假如源數(shù)據(jù)中出現(xiàn)了多行“產(chǎn)品B”，那么在查找時只能返回第一次“產(chǎn)品B”出現(xiàn)時對應(yīng)的銷量。
當(dāng)（2）無法滿足時，查找不再是一對一，而是一對多的匹配。需要對VLOOKUP函數(shù)進行擴展才得以實現(xiàn)查找功能。
VLOOKUP函數(shù)的高級應(yīng)用：一對多的匹配
例2：下圖左表為客服中心的每日工作記錄，日積月累，這個表數(shù)據(jù)量龐大且信息冗雜。
需求：王丹和張鵬崗位變動，需將他們接待過的全部客戶匯總轉(zhuǎn)交其他同事維護。
數(shù)據(jù)量小手動篩選即可，使用透視表也可完成。這里我借助簡單的例子，介紹如何使用VLOOKUP完成。當(dāng)數(shù)據(jù)量龐大，這是較便利的方法。
做法：
第一步：將A列排序，在A與B列間新插入兩列。
第二步：計數(shù)。在B2輸入公式=COUNTIF(A$2:A2,A2)，回車，下拉即可。
目的是對A列中同一個名字的出現(xiàn)次數(shù)進行計算。如圖李珊出現(xiàn)了四次。
第三步：構(gòu)建輔助列。在C2輸入公式=A2&B2，回車，下拉即可。目的在于將A列B列的內(nèi)容合并。這時C列即為輔助列。保證了源數(shù)據(jù)的唯一性，此時已滿足VLOOKUP基礎(chǔ)應(yīng)用的第二個硬性條件。
第四步：進行匹配查找。在H2輸入公式=VLOOKUP($G2&H$1,$C$2:$D$18,2,FALSE)， ?復(fù)制公式至其他單元格即可得到結(jié)果。
與基礎(chǔ)應(yīng)用相比，僅參數(shù)1有變化，涉及相對引用和絕對引用問題。
參數(shù)1：將“客服姓名&序號“合并作為第一個參數(shù)。公式向右向下復(fù)制后，“客服姓名”行變列不變，所以鎖定列。“序號”列變行不變，所以鎖定行。即為：“$G2&H$1”。鎖定即絕對引用。（此處較難理解，操作中通過嘗試能夠理解透）
參數(shù)2：絕對引用C2至D18區(qū)域。即為：“$C$2:$D$18”，新數(shù)據(jù)源。
參數(shù)3：返回所選區(qū)域C2至D18中的第2列數(shù)據(jù)。即為：客戶姓名
參數(shù)4：FALSE，即精確查找。
第五步：將H2中的公式向下向右復(fù)制至K3，即得全部結(jié)果。可對比源數(shù)據(jù)表驗證是否正確。
在序號為4的單元格內(nèi)出現(xiàn)了#N/A值。表明沒有找到“王丹4”和“張鵬4”對應(yīng)的內(nèi)容，說明這兩人接待的客戶僅有3人。
這樣，通過其他功能輔助，實現(xiàn)了客服與客戶一對多的匹配查找。
總結(jié)：VLOOKUP的高級應(yīng)用是在基礎(chǔ)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，借助了COUNTIF和&函數(shù)，構(gòu)建輔助列，使得源數(shù)據(jù)表中第一列無重復(fù)。四個必備參數(shù)中僅參數(shù)1涉及絕對引用和相對引用，略有難度。
應(yīng)用Excel的技巧
1.填充了公式的單元格，在得到結(jié)果后，最好將計算結(jié)果轉(zhuǎn)換為“值”。
兩個好處：一是避免源數(shù)據(jù)的任何變動再次影響公式的計算結(jié)果；二是Excel本身計算較費時。如公式一直存在，每次打開該文件，或是刷新時都會重新計算，嚴(yán)重影響Excel運算速度。
2.Excel的數(shù)據(jù)承載量相對較小。2013版每個sheet能夠填充接近105萬行。
如果涉及較多sheet,數(shù)據(jù)量可想而知。因此在上一條的基礎(chǔ)上，必須及時保存，否則數(shù)據(jù)量大時Excel難免會出現(xiàn)重啟。畢竟多數(shù)人用的都是免費版，為了避免做無用功，及時保存很重要。這可是次次抓狂的經(jīng)驗教訓(xùn)。
3.Excel的功能很豐富，沒有哪一本書或是哪一個老師能夠完全教會所有功能。
更實際的是，從點到面去學(xué)習(xí)。比如說我介紹了VLOOKUP函數(shù)的應(yīng)用，其中涉及到了絕對引用的概念，以及countif函數(shù)的應(yīng)用，這時就引導(dǎo)你去學(xué)習(xí)新知識。
任何功能的組合都能起到耳目一新的作用。
4.Excel做不到死記硬背，多練習(xí)才利于掌握。
比如說，在工作中我給同事教過無數(shù)次VLOOKUP函數(shù)的應(yīng)用，當(dāng)時似懂非懂，勉強會用。想不到的是他們下一次遇到早已忘得一干二凈。在我看來是很簡單的一個公式而已，僅需掌握四個參數(shù)。關(guān)鍵是他們不常用，而我?guī)缀跆焯煊谩?/p>
任何技能都是如此。孰能生巧，才能更快掌握更多功能。哪怕是多記幾個快捷鍵，都會為你使用Excel加分不少。
多學(xué)一點技能，就能少求助別人，且讓別人來求助于你。普通離優(yōu)秀，永遠(yuǎn)差一項技能。
寫出來為分享，也為記錄。
PS：如果沒有看懂，或是覺得現(xiàn)在用不到我介紹的公式。沒關(guān)系，請收藏，因為工作后，無論做什么工作一定一定一定會用到VLOOKUP。
請尊重原創(chuàng)的辛苦。
歡迎分享，歡迎交流。
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