踐行時(shí)間管理以來，很多方面有或多或少的進(jìn)步和提升。最大的收獲，我認(rèn)為是學(xué)會(huì)了記錄、總結(jié)和反思。學(xué)會(huì)了自己在成長中迭代和學(xué)習(xí)…
踐行情況
時(shí)間管理系統(tǒng)：三件事打卡、OF系統(tǒng)和番茄工作鐘
上述幾項(xiàng)工具是時(shí)間管理“器”的主體。我都在總，但未形成合力，各項(xiàng)工具之間的銜接做的不好。
先說三件事打卡
三件事其實(shí)是很有效的管理工具。這一塊我做得是很不好的。往往每天早上起來拍腦瓜匆匆想幾個(gè)事情羅列上，然后趕緊打卡，后頭的一天便很少去回看。也就是說，三件事僅僅是形式上維持了。但其內(nèi)在的規(guī)劃性、指導(dǎo)性和約束力遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有形成。需要有戰(zhàn)略的視角，至少要對(duì)一周內(nèi)的事項(xiàng)有個(gè)梳理，形成任務(wù)清單，逐日分解落實(shí)，稱之為預(yù)算；同時(shí)需要有個(gè)分析反饋機(jī)制，每天分析總結(jié)預(yù)算執(zhí)行情況，優(yōu)化形成次日預(yù)算（待辦清單）。有了這兩個(gè)基礎(chǔ)，當(dāng)天的三件要事才是系統(tǒng)的和戰(zhàn)略性的。否則，每天起床后才去思考要做哪幾件事，可能導(dǎo)致：第一，遺漏或者疏忽一些重要的事項(xiàng)，第二，三件事并非真正重要，或者無法完成。總之就是導(dǎo)致這種“預(yù)算”流于形式，沒有形成應(yīng)有的指導(dǎo)性和約束力。
細(xì)致分析，三件要事的精髓是什么？每天確定三個(gè)重要（應(yīng)該是不緊急的，否則無須這種制度安排也必須被完成）的事情，在一天的常規(guī)事項(xiàng)之外盡量安排額外的時(shí)間精力確保完成。我的理解，根本在于，每天做一點(diǎn)重要但不緊急的事情，每天距離目標(biāo)前進(jìn)一點(diǎn)點(diǎn)——是的，這就是三件要事的精髓，因?yàn)椋匾痪o急的事情往往是真正起決定性作用的因素，而這種事務(wù)因其不緊急而被很多人認(rèn)為“不忙做”、“先放放再說”，結(jié)果一拖再拖，最終到了火燒眉毛已經(jīng)無力回天。
今天開晨會(huì)，有些小伙伴反映，三件事打卡只是早上起床后才匆匆想想，隨便寫幾個(gè)事件，后頭基本沒有怎么看。看來這個(gè)問題挺普遍的。總的來說，三件事打卡只是一個(gè)局部小程序，需要配套措施推進(jìn)。
OF系統(tǒng)
這個(gè)清單系統(tǒng)我已經(jīng)運(yùn)用的很熟練。會(huì)定期輸入和整理。一般是兩種情況，一是每周一次以及每天碎片時(shí)間批量錄入，二是事情發(fā)起或覺察的時(shí)候隨時(shí)錄入。用得比較多的是事件的“截止日期”功能。跟葉老師的講解和我最初的方法不同，每件事在錄入的時(shí)候，我都會(huì)暫估一個(gè)時(shí)間，這樣所有的事項(xiàng)按照時(shí)間設(shè)定就被歸入了不同的時(shí)間方格。方便觀察每天以及接下來一周需要完成的任務(wù)清單。當(dāng)然，沒有及時(shí)完成的可以隨時(shí)調(diào)整截止日期。目前沒有用好的是OF系統(tǒng)的情景功能。盡管給每件事貼上了這個(gè)標(biāo)簽。實(shí)際中很少按照這個(gè)維度做檢視。因?yàn)橹恍枰A(yù)測功能就夠啦，事件不太多，一目了然。
我的問題正如前述，沒有考慮到事項(xiàng)的情境標(biāo)簽。以致于有些事情本可以利用零碎時(shí)間完成的，占用了辦公室整塊的時(shí)間，而碎片時(shí)間卻無事可做，只好聽喜馬拉雅。關(guān)于零碎時(shí)間，主要是交通時(shí)間和等待時(shí)間，現(xiàn)在主要是聽喜馬拉雅，當(dāng)然，這也是一種有效的學(xué)習(xí)方式。當(dāng)卻不是高效的方式。所以，只能用來填補(bǔ)“無事可做”時(shí)的空檔。目前我的情形時(shí)，在清單中還有大量事件的情況下，還在很淡定的聽喜馬拉雅上的雞湯文章……
于是，進(jìn)一步改進(jìn)了預(yù)測功能，設(shè)置了“打開電腦開工”、“溝通協(xié)作”、“委托他人”等幾個(gè)常見的工作場景，
訓(xùn)練專注力的番茄工作鐘
我必須承認(rèn)，番茄工作鐘是一項(xiàng)科學(xué)的、有效的時(shí)間管理利器。同時(shí)也得承認(rèn)，我對(duì)這個(gè)工具的掌握恐怕還不及格。它的核心要求在保持一段時(shí)間注意力高度集中在某一個(gè)事情上。聚焦，是番茄工作法的核心。換言之，一個(gè)番茄工作鐘并非代表耗用了25分鐘，而是表示高度專注、精力聚焦了25分鐘。這兩者是有根本性差異的。前者僅僅是個(gè)時(shí)間的概念，而后者全身心投入工作和學(xué)習(xí)的狀態(tài)。
所以，需要保持對(duì)番茄工作的敬畏。不用去刻意追求吃掉番茄的個(gè)數(shù)，而首先應(yīng)當(dāng)確保番茄的品質(zhì)，在這個(gè)大前提下，再去追求數(shù)量。要做到這一點(diǎn)，就需要恪守番茄工作法的幾項(xiàng)原則：
1）一個(gè)番茄時(shí)間（25分鐘）不可分割，不存在半個(gè)或一個(gè)半番茄時(shí)間。
2） 一個(gè)番茄時(shí)間內(nèi)如果做與任務(wù)無關(guān)的事情，則該番茄時(shí)間作廢。
3）永遠(yuǎn)不要在非工作時(shí)間內(nèi)使用《番茄工作法》。（例如：用3個(gè)番茄時(shí)間陪兒子下的棋、用5個(gè)番茄時(shí)間釣魚，等等。）
4）不要拿自己的番茄數(shù)據(jù)與他人的番茄數(shù)據(jù)比較。
5）番茄的數(shù)量不可能決定任務(wù)最終的成敗。
6）必須有一份適合自己的作息時(shí)間表。
運(yùn)用番茄工作法的好處在于，通過外力確保在有限的時(shí)間內(nèi)高度專注的完成某項(xiàng)工作和任務(wù)；通過勞逸結(jié)合，確保較長時(shí)間的專注力以分配給更多的“青蛙”。
運(yùn)用番茄工作法的誤區(qū)：一是片面追求番茄的數(shù)量。踐行初期，專注力不夠，很容易被內(nèi)外因素打破，此時(shí)，由于貪圖番茄鐘的數(shù)量而繼續(xù)或者保留了這個(gè)不完整的番茄，結(jié)果就會(huì)導(dǎo)致更多爛番茄的出現(xiàn)。表面上看一天吃掉了8-9個(gè)番茄，事實(shí)上很多都不是嚴(yán)格意義上的番茄，沒有保持絕對(duì)專注的番茄只是短時(shí)期滿足了自己的虛榮心，實(shí)質(zhì)上沒有起到訓(xùn)練和提高自己專注力的作用。反倒助長了投機(jī)取巧的陰暗心理。二是沒有嚴(yán)格執(zhí)行番茄鐘的時(shí)間設(shè)定。該休息時(shí)沒有休息，該工作時(shí)又不能全力投入工作。番茄工作鐘助長勞逸結(jié)合，即工作25分鐘，休息5分鐘，如此循環(huán)往復(fù)。當(dāng)然這一點(diǎn)被人質(zhì)疑，認(rèn)為不符合工作規(guī)律。我個(gè)人很認(rèn)可這種設(shè)定。但實(shí)際執(zhí)行中，往往到了休息時(shí)間，手頭的工作還沒完成，就像多做一會(huì)；休息時(shí)間結(jié)束，又得去喝口水，如此，番茄鐘的內(nèi)部規(guī)律完全被打破。
如何將三者有機(jī)結(jié)合
概括起來，土豆、番茄燉青蛙。翻一下：首先形成一段時(shí)期的任務(wù)清單（一般以一周為視角，配合周檢視和一周規(guī)劃完成），將上述事項(xiàng)分門別類歸入清單和日歷系統(tǒng)；每天從清單系統(tǒng)確定三件要事，作為當(dāng)天的三件要事；進(jìn)而安排合適的時(shí)間，運(yùn)用番茄工作鐘，吃掉這些青蛙。
所以，三個(gè)系統(tǒng)中：OF系統(tǒng)屬于底層建筑，需要做實(shí)做細(xì)，要配合高空系統(tǒng)和印象筆記整體錄入，并不斷修正迭代；三件要事基于OF系統(tǒng)，但聚焦于當(dāng)天的視角，需要頂天立地，所謂頂天，指的是當(dāng)天確定的三件事需要于一段時(shí)期的整體規(guī)劃有序銜接，同時(shí)又能兼顧當(dāng)天的實(shí)際情況，配合恰當(dāng)合理的任務(wù)目標(biāo)；番茄工作鐘的安排也很有玄機(jī)，比如，當(dāng)天需要開一天的會(huì)，白體時(shí)間基本都是交給會(huì)場和觀眾的，不需要番茄鐘，也無法安排額外的工作，此時(shí)，可以安排的番茄基本只有早上和晚上。
記錄和反思系統(tǒng)：晨間日記和時(shí)間開銷記錄
晨間日記的寫作漸入佳境
踐行以來，堅(jiān)持記錄晨間日記，較為全面的記錄前一天經(jīng)歷的人和事，我重點(diǎn)記錄：①項(xiàng)目進(jìn)展、工作事務(wù)和研究生管理，②研究生指導(dǎo)，③學(xué)習(xí)精進(jìn)和個(gè)人修養(yǎng)，④家庭事宜，⑤人際關(guān)系，⑥財(cái)務(wù)和特別事項(xiàng)等，還特別設(shè)置需要反思的事項(xiàng)以及心得感悟，有就寫沒有不寫。
晨間日記寫作的時(shí)間不是很確定。前期主要集中在起早起床后，因需要占用的時(shí)間較長，調(diào)整到交通車碎片時(shí)間寫。其中，項(xiàng)目和工作事宜記錄的很詳細(xì)，家庭也記錄的比較清楚，主要是陪伴羚羊的片段，人際關(guān)系也記得挺清楚。由于更加熟練掌握手機(jī)輸入方法（雙手操作），打字速度加快，可以在APP短時(shí)間完成晨間日記寫作——效率提升，質(zhì)量和完成率得到保障。
同樣作為記錄系統(tǒng)的aTimeLogger
單從時(shí)間開銷記錄的精確性看，aTimeLogger更加勝任，也更專業(yè)。但因?yàn)檫^于精細(xì)，實(shí)際執(zhí)行中經(jīng)常搞完記錄。于是使用過程出現(xiàn)幾次反復(fù)。用一段時(shí)間就停了，停了一段時(shí)間還想再嘗試一下……目前我基本習(xí)慣了有意識(shí)和無意識(shí)的關(guān)注這個(gè)系統(tǒng)。也時(shí)不時(shí)的搞忘記更新狀態(tài)。好在對(duì)時(shí)間的感知力明顯增強(qiáng)，基本可以憑借感覺手動(dòng)改動(dòng)事件的起止時(shí)間，不會(huì)有太大的誤差。
ATL系統(tǒng)設(shè)置需要費(fèi)一番心思。一個(gè)是事件類別的設(shè)置，需要考慮到窮盡所有的情況，又不至于過于繁復(fù)。我是大致分為：睡眠、工作、用餐、交通/出行/購物、家庭＆家務(wù)&陪伴孩子，……上述不同類別，不完全滿足分類的要求，即彼此之間的界限不是很清晰，還需不斷優(yōu)化改進(jìn)。但目前基本能夠滿足需要的。況且還有很強(qiáng)大的備注做支撐，可以滿足準(zhǔn)確、詳實(shí)記錄時(shí)間開銷的需求。
基于日常事件的記錄，還提供了多種報(bào)表系統(tǒng)，比如對(duì)于每天的時(shí)間開銷，就有三種呈現(xiàn)方式：
如何將二者有機(jī)結(jié)合
前文提及，ATL系統(tǒng)為晨間日記寫作提供了很好的線索和素材。二者的關(guān)系類似于明細(xì)分類賬和總賬，或者賬簿和報(bào)表，一個(gè)是及時(shí)記錄各項(xiàng)活動(dòng)的發(fā)生，另一個(gè)是事后提煉總結(jié)重要的事件并加以分析反省。尤其是將ATL系統(tǒng)做扎實(shí)，記錄晨間日記時(shí)更具全局掌控感，能夠更加超然的對(duì)過往一天做全盤的總結(jié)、評(píng)價(jià)，進(jìn)而提出改進(jìn)措施。這種感覺非常棒！
工具篇總結(jié)
道術(shù)器用——說的是時(shí)間管理的四個(gè)方面，其實(shí)也是自上而下的四個(gè)層面。顯然，作為“器”的工具是處在末級(jí)的。換言之，工具本身只是個(gè)輔助手段。所有有人說，沒有手機(jī)和電腦，用紙和筆，照樣可以很好的踐行。關(guān)鍵的關(guān)鍵是，如果有這些的先進(jìn)的工具，可以節(jié)約時(shí)間精力又能提升效率，增進(jìn)好的體驗(yàn)，為什么不用呢？
話說話來，即便有了這么多的工具，會(huì)不會(huì)用和用到什么程度，最終還是取決于對(duì)時(shí)間管理“道”和“術(shù)”的理解。工具是將上述思想和認(rèn)識(shí)落地，進(jìn)而規(guī)范行為的手段。所以，首先對(duì)時(shí)間管理乃至生命管理有個(gè)整體的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而對(duì)于自己的行為有個(gè)系統(tǒng)的規(guī)劃，形成了細(xì)化和可落地的項(xiàng)目和事件，自然就會(huì)衍生出對(duì)特定工具的需求——這大概也是信息化實(shí)施的思路吧。
上述介紹的5個(gè)工具中，個(gè)人認(rèn)為，最基本是發(fā)揮預(yù)算管理功能的OF系統(tǒng)和預(yù)算執(zhí)行分析的晨間日記系統(tǒng)。一個(gè)是對(duì)事前對(duì)未來一段時(shí)期的事項(xiàng)作出總體規(guī)劃，一個(gè)是對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析總結(jié)進(jìn)而修正后續(xù)的預(yù)算安排。兩個(gè)系統(tǒng)相輔相成，最終達(dá)到提升個(gè)人戰(zhàn)略執(zhí)行力的根本目標(biāo)。
