5S管理起源于日本，是指在生產現場對人員、機器、材料、方法等生產要素進行有效管理。5S管理不僅對現場管理很有效，對于工作和個人生活也是非常有效的。5S管理法整理、整頓、清掃、清潔、習慣，僅從名字上基本就可以看出來要如何行動。5S管理法是一種實踐型的方法，沒有捷徑，只能腳踏實地的去做，去改進自己的工作和生活才有效。5S管理法對于工廠而言是一種長期投資，并形成文化，而對個人來說，則可以立即見效，如果形成習慣以后，也是極簡主義生活的一項有益實踐，讓工作有序，提高效率，提高生活價值。

整理是整理空間，整頓是整理時間，清掃清潔是讓個人用品保持清潔，最后形成習慣。雖然大多數的時候，我們的桌面是雜亂的，但我們還是能很快能找到所需要的文件，因為這是一種隱藏的秩序，但如果是有序的，是不是能找得更快一些呢？此外，桌面雖然可以亂，但是一定要保持干凈，如果有很多灰塵，有很多橡皮屑，是不是仍然感覺到工作不舒適？所以還要讓工作桌面盡量保持有序。例如利用文件夾，文件盒將不同文件分類存放，加上標簽，是一種非常好的方法。關于桌面內容的擺放，根據個人的喜好，擺放能讓自己愉快的東西就好，除了這些，如果有固定座位，建議張貼三張紙，第一，工作常用電話號碼，第二，項目目標，第三，鼓勵自己的一些話。

針對文件的5S管理，也有一些技巧。很多人的電腦桌面存放超過30個文件，遠看都是密密麻麻的，我從來不相信這是一種很高效的工作方式，桌面上的文件最多不能超過五個及當天使用的文件，其他都要及時進行整理。利用文件目錄的方式進行整理，把“要”和“不要”的文件進行歸檔。所謂“要”和“不要”，是根據時間性來決定的，每天使用的文件，肯定要放到容易讀取的地方，每年用的文件，基本就可以存放起來。在工作中，每天使用的文件沒有那么多，趁著對文件的熟悉每天用幾分鐘將文件略微整理，分類存放，當文件很多的時候，會極大的提高工作效率，此外，每天整理文件，還能有效避免文件的重復，最后不知道那個文件版本是有用的。

我們很少在個人文件的管理中采用配置管理系統進行版本控制，首先按照項目階段、軟件工程、生活方式的知識類別建立目錄，例如文件的目錄包括立項、計劃、執行、結束四大類，然后再是合同、會議、報告、需求、設計、開發、測試、驗收等分類管理，這取決于項目的復雜度，總之，是方便項目跟蹤的。文件整理以后，很清楚這個文件是那個階段使用的。如果文件屬于時間軸類型的，用“日期-文件名”的方式進行存放，例如“20170423-項目會議紀要”。如果是方案類的，則用“文件名+日期”的方式進行存放，如“項目方案-20170423”，如果同一天有不同的文件版本，則用“文件名-日期-時間“的方式進行升級，這樣容易避免使用V1，V2這種不清晰的方式，此外更能避免“終版”，“終終終版”這樣的問題，最后，我們只保留最后一個時間和日期的文件就夠了。以上例子看似簡單，其實很不容易養成這個習慣。另外，當有人需要你來幫助提供某個文件時，很容易快速定位。

現在有很多管理工具來管理文檔，例如OneNotes，EverNotes等，和將文件直接存放到電腦里相比，各有利弊，采用云形式的存儲和保存，最好需要實時在線，如果采用文檔數據庫的方式，做好備份，無論哪一種，自己習慣就好。我現在采用rtf多媒體格式+移動硬盤備份的方式保存文檔，利用電腦的操作系統全文檢索功能查詢文件，效率也非常高。為什么這樣管理呢？也是血淚教訓，當無處上網的時候，云是沒有用處的，當應用故障備份恢復失敗的時候，一切都沒有了。

文件有序以后，讓工作的過程變成極簡生活的組成部分。極簡生活還有一個特征是為生活做加減法，利用清掃清潔個人文件的方式，不斷對自己的文件做減法，當文件閱讀完畢，或寫完心得，這個文件的價值就沒有那么大了，或共享給他人，或直接刪除。如果這樣的文件還存放在電腦中，不知道下一次打開會是在什么時候，文件多了，文件不好找了，是無法創造愉快的個人工作環境的。