昨天，我們學過了關(guān)于效率的部分：一個模型，五種方法，幫你獲得啟動力與執(zhí)行力，形成行動的正循環(huán)。
只是我們在第一天就已經(jīng)學習過：只有效率是肯定不行的，你還需要注意所做事情的價值。
所以我們今天要學習的，就是這樣一件事：通過合理規(guī)劃，讓時間的價值沉淀。
這節(jié)課，我們會接觸一系列的時間管理工具。
我們平時是怎么做時間規(guī)劃的呢
就先寫時間規(guī)劃表，然后再去執(zhí)行呀！
比如上周五，我就給自己的周末定了兩個小目標：看完一本書，寫一份工作總結(jié)。
我寫了一份時間規(guī)劃表，設(shè)計了自己一整天的安排，張弛有度。
那……然后呢？
別提了，早上起來就犯懶，把鬧鈴給按了。然后再睜眼都已經(jīng)九點多，沒去跑步，也沒梳理工作，只看了會書。
下午放棄電影寫工作總結(jié)，發(fā)現(xiàn)有重要的文檔放在公司沒帶回來。心情煩躁，就刷起朋友圈。
吃過晚飯，和朋友出去散步，遇見一個新開的奶茶店，就進去點一杯，多聊了會。等再回家，已經(jīng)快九點。
等洗漱完再做回顧：天啊！自己好懶，什么也做不成，第二天還是別做計劃了。
于是周日就睡懶覺咯，周六晚也不用早睡，不如熬夜追劇……所以最后這個周末，書只看一半，總結(jié)也沒寫。
哈哈，在念大學的時候我也經(jīng)歷過你這種情況，正好能和大家談?wù)劇?/p>
情景分析
我的時間管理（1）
我最開始踐行時間管理是在大學時期。那是十多年前，智能手機都還沒出現(xiàn)。時光很慢，慢到我可以毫無顧慮地躺在草坪上陪野花曬一下午的太陽。
（一）
大學時代的時間管理
在經(jīng)歷過這樣一段時間后，我開始覺得不能就這樣任時間荒度。為了讓自己的每一天更加充實，我開始制定每日的時間規(guī)劃。
是不是和上面周六的規(guī)劃還蠻像的……你是不是也沒堅持下去哈哈哈哈！
是啊。因為這種規(guī)劃有著明顯的缺陷，我試過好幾次，一周都堅持不下去。
是什么缺陷呢？
時間表是一種我們從小用到大的時間管理工具，最典型的應(yīng)用場景就是學校的課程表。以至于，當我們在做個人時間管理的時候，也會習慣性地采用這個方案。
但是你有沒有想過，在學校大家需要在固定的時間一起去上課，所以才不得不用時間表這種形式。而其實，時間表并不適合作為個人的時間管理工具……
時間表的缺陷
1.時間表適用于那些高度流程化和可預計的工作上，一旦有臨時的增刪改，就很難靈活調(diào)整。現(xiàn)在可預計高流程化的工作，已經(jīng)越來越少了。
2.時間表的本質(zhì)是：規(guī)定某段時間做某事，它關(guān)注過程但不關(guān)注結(jié)果。這件事做得怎么樣不在考慮范圍內(nèi)，比如計劃閱讀1小時，結(jié)果只心不在焉看了十來頁。顯然，這不行。
3.如果時間表上某項任務(wù)沒能如期完成，很容易讓后面一系列的任務(wù)都崩盤，而且還會帶來“挫敗感”的消極情緒。
所以，應(yīng)該怎么辦才好？
（二）
《奇特的一生》給我的啟發(fā)
其實答案很簡單，不要再去規(guī)劃時間了，去規(guī)劃事項。
它背后的道理非常簡單：價值并非凝結(jié)在時間之上，價值凝結(jié)在這段時間內(nèi)你所做的事件上。
這是我在大二時，一本名為《奇特的一生》的書，告訴我的道理。
《奇特的一生》講的是一個前蘇聯(lián)人的故事，就是上圖中的這位柳比歇夫。他是位記者，也是數(shù)學家、生物學家或歷史學家?？傊?，他有著充實而生氣勃勃的一生。
但這些并不構(gòu)成他的奇特，柳比歇夫的奇特是對待時間的策略前無古人。
在柳比歇夫26歲時，開始記錄自己生活中每一件事花費的時間，然后做統(tǒng)計、分析、總結(jié)和計劃，不斷提升效率。他堅持了56年，直到逝世。
他這是在高精度地管理時間，做時間表并踐行嗎？
不。他是已經(jīng)記錄著，把自己當做實驗對象，先做統(tǒng)計再優(yōu)化工作：在閱讀、工作、寫作、科研等各個方面，自己分別做得怎么樣？怎樣做提高？
換個方式理解：他在量化地記錄自己做不同事情時，單位時間內(nèi)所產(chǎn)生的價值。然后，根據(jù)記錄的結(jié)果不斷做優(yōu)化，提高自己產(chǎn)出單位時間內(nèi)價值的能力。
滴水穿石，他必然會越來越了解自己，越來越擅長管理時間。
要求每個人都像柳比歇夫一樣，日復一日高精度地做記錄顯然不現(xiàn)實。但這帶給我們一個啟發(fā)：
既然我們的目標是在一定時間內(nèi)去創(chuàng)造更多的價值，那么我們應(yīng)該做的就是：規(guī)劃自己要創(chuàng)造多少價值，而非沿著一份既定的時間表往前走。
當你開始這樣想，時間就不再是一種束縛，而是可以幫助你創(chuàng)造價值的一種寶貴資源。
（三）
改進時間管理方法
基于這樣的技巧，我做了一項改進：我開始用待辦事項卡這種更簡單、可操作的方法來規(guī)劃每天要做的事：
如果按照上面的表格來做安排，時間就會變得很靈活，即便被別的事情打擾，我們也能從容應(yīng)對。
好奇一下，既然時間靈活，為什么還要寫出預估時間呢？
寫預估時間，是為了讓我們對自己做事的效率產(chǎn)生精確的感知。
比如，同一本書上次1小時讀了40頁，這次1小時讀了70頁。假設(shè)全書難度相當，你就可以推出自己的效率有提高。
就這樣，我在每天睡前都寫好第二天的待辦事件卡，第二天完成一個便打一個鉤。
因為每次打鉤都有很強的成就感，所以很快就養(yǎng)成了這個習慣，直到大學畢業(yè)。
明白了嗎，這就是昨天課上說的持續(xù)形成激勵感，讓“自我”和“感受”走在同一條路
只是在步入職場后，這種方法就顯得單薄。
為什么？感覺這個方法很好啊，簡單又實用，我現(xiàn)在就想用起來呢。
在校園時代，我們所做的事情都是相對可預期的——比如一整個下午都在上課/泡圖書館等等。但是在職場，要做的事在數(shù)量、難度、靈活程度上都有不少變化。
此時，待辦事項卡已經(jīng)顯得單薄。但好在，后來我又找到了方法。
情景分析
我的時間管理（2）
這種方法可能有些同學聽過，叫“番茄工作法”（可參考《番茄工作法圖解》）。但是，我仍然希望你能重新閱讀一遍——因為此刻的你，已經(jīng)對時間管理有了全新的認知，你能夠抓到這個方法的真正價值內(nèi)核。
番茄工作法是一種用于專注工作的時間管理方法，方法如下：
注意事項
1.番茄法僅適用于個人專注時間，不適合娛樂、外出、溝通討論等場景；
2.使用番茄鐘之前，請確認自己的時間不會被打斷。
番茄工作法
1.設(shè)定一個25分鐘的鬧鐘；
2.默念三二一（321法則），開始全身心投入工作；
3.用專注的狀態(tài)高效工作25分鐘，不允許走神；
4.如果做到了步驟3，就完成了1個【番茄鐘】；
5.如果在25分鐘內(nèi)走神/被打斷，則【番茄鐘失敗】，回到1重新開始；
6.每完成1個番茄鐘就休息5-8分鐘，然后用321法則開始下一個番茄鐘。
番茄工作法的精髓在于，它能幫我們大腦保持專注，讓每一分鐘都格外有效率。
你可能會發(fā)現(xiàn)，全神貫注的25分鐘完成的事務(wù)，平常狀態(tài)也許要花1個多小時。
另外，之所以設(shè)定25分鐘的時間段，是因為我們既可以短時間內(nèi)保持注意力集中，又可以在短時間內(nèi)完成目標，得到滿足感。
可以發(fā)現(xiàn)，執(zhí)行番茄鐘也可以形成一種時間管理的【正循環(huán)】，讓自我和感受走在同一條路上。
不僅如此，結(jié)合昨天的“任務(wù)分解”方法，番茄鐘將更加強大！
可見，番茄鐘除了可以幫我們更為細致地分解任務(wù)，以持續(xù)得到激勵，還能讓我們養(yǎng)成一種預估做事時間的思維。
所以，每個工作都可提前寫下預估番茄鐘個數(shù)，在實際完成后寫上實際所用番茄鐘個數(shù)。
當下次拿到相似的任務(wù)時，你就很清楚大概需要花費多少時間。
長期下來，你甚至能知道自己每天、每周、每月，以及每年能完成多少任務(wù)。
這種對時間的感知，能幫你追求以及分解更長遠的目標。
好，總結(jié)下番茄工作法的好處。
總結(jié)
1.促使我們大腦專注運轉(zhuǎn)，讓每一分鐘都格外有效率。
2.幫我們更為細致地分解任務(wù)，以持續(xù)得到成就感激勵。
3.讓我們養(yǎng)成一種預估做事時間的思維，有助于追求和分解更長遠的目標。
那新手一般一天能“吃”幾個番茄呢？
一般來說，我工作飽和的時候一天能完成15個番茄鐘。大家在剛開始練習這個方法的時候，建議先定一個小目標：每天完成4個。
你能非常明晰地感受到， 采用“番茄工作法”之后帶來的高效，甚至迷戀上這樣一種感覺。
我們知道，持之以恒是這世上最難做到的事之一。所以可能有的同學，在堅持使用了一段時間后，就將這方法束之高閣。
這沒關(guān)系，你要做的是記得存在這樣一種方法，當大量事務(wù)堆砌時，它能拯救你于水火。在你被救過幾次之后嘗到甜頭，便會對這方法產(chǎn)生依賴，從而養(yǎng)成習慣。
從待辦事項表，迭代到番茄工作法就結(jié)束了嗎？不，番茄工作法并非我們今日終點。等日子久了，你終究會發(fā)現(xiàn)“番茄工作法”的局限性。
番茄工作法能幫你把當日的時間規(guī)劃得高效有條理，但歲月如長河！以日為單位的價值積累，不能滿足你沉淀自己的需求。它不能做長遠的規(guī)劃，它不能做系統(tǒng)的記錄。
你需要一種能以“月”“年”為單位的工具，需要一個終極的系統(tǒng)的解決方案，在更長的時間維度上幫你做統(tǒng)籌，做管理，做價值沉淀的工具。它是“時間日志系統(tǒng)”。
隨堂講解
時間日志系統(tǒng)時間日志系統(tǒng)是我自己多年的實踐，并參考了一些主流的時間管理方法，最終形成的一套系統(tǒng)的時間管理解決方案，和大家分享。
這套系統(tǒng)的雛形，是我工作兩年后形成的，并在之后一直持續(xù)完善。這套系統(tǒng)讓我能夠游刃有余地處理繁雜的事務(wù)，進入“快+早”的時間管理正循環(huán)。
這套系統(tǒng)看上去會稍顯復雜，但使用后會發(fā)現(xiàn)其實并不難，即使是剛學習時間管理的同學，也能有明顯的效果。
下面我們先介紹下要用到的工具，再介紹使用的方法。
它們的功能如下：
功能
小便利貼：用來記錄待辦事項
A4紙張：按照特定的規(guī)則，分類粘貼小便利貼（規(guī)則在下文，A4紙打印模版在課堂后）
打孔器：給A4紙打孔
A4活頁本：把打過孔的A4紙裝訂成冊
其中關(guān)于A4紙，我們準備了以下四個模版。
A4紙模版
A4紙-收集箱：用來收集待辦事項
A4紙-今日待辦：用來收集當日待辦事項
A4紙-今日完成：用來記錄當日完成的事項，寫每日的復盤
A4紙-本周總結(jié)：用于做每周的復盤
下面，我們來挨個講不同的A4紙扮演的角色。在這個過程里，你也會順帶掌握這個系統(tǒng)的使用方法。
（一）
清空大腦，把事項放進收集箱
在處理每天的大量事務(wù)時，總有許多信息堆積在我們的腦海，讓我們難以集中足夠的精力去優(yōu)先解決最重要的事。
時間日志系統(tǒng)的第一步，是要清空大腦，將事務(wù)付諸筆端——記錄進收集箱（即規(guī)劃）。
在這時，你要根據(jù)我們第一天學到的知識：時間管理四象限法則，對這些事項進行分類。
如果一件事，它緊急而不重要，其特征是可以在短時間（如兩分鐘）內(nèi)完成或是授權(quán)別人完成，那就馬上去做，不要多拖延。
而對于不緊急不重要的，比如“刷一會朋友圈”，這種想法就該直接丟棄掉。
如果這件事是重要的，那么我們就要把它寫進便利貼，貼到A4紙-收集箱上。
“收集箱”分長期和短期兩種，短期的用于存放重要又緊急事件：如本周內(nèi)就要完成的事項；長期的用于存在重要不緊急事件：如未來的打算和想法。
我們來舉個例子。
一位形貌俊美的單身男性編輯，他在周一的早晨，清理了自己腦袋里想要做的事情。
那么做第一個判斷，這些事情重要嗎？顯然5和7就被篩選了出來，它們是不重要的。而12348都屬于重要的事情。
再問，這些事緊急嗎？顯然7是緊急的，那就上班后馬上去做。5是不緊急的，把這個念頭掐掉。
2348是緊急的，要把它們放進短期收集箱。16是不緊急的，要把它們放進長期收集箱。
而在學習時間管理四象限法則時，我們知道對于“重要不緊急事件”要定時間去完成。所以你也需要隔陣子檢查下長期收集箱，把一些放了太久的便利貼，轉(zhuǎn)移進短期收集箱。
注意：寫的事情應(yīng)該符合目標管理的SMART原則。
SMART原則是指S（具體）M（可衡量）A（可實現(xiàn)）R（和整體目標相關(guān)）T（有時限），比如“和學妹的關(guān)系有更良性的進展”就不符合這原則，它不具體、不可衡量而且還沒時限。但如果是“周五帶學妹看電影”這就會好很多。
（二）
今日待辦與今日完成
每天一早，我都會思考今天要做什么。把一些收集箱中的便利貼轉(zhuǎn)移到A4紙-今日待辦。
這時，你應(yīng)該發(fā)現(xiàn)了一個BUG：有的事情重要又緊急，可能剛被放進短期收集箱，又要被拿出來放進今日待辦。那還一定要走這樣一個流程嗎？
并不是。對于這類事情，你寫好便利貼后，可以直接放進“今日待辦”?！芭卸ㄖ匾跃o急性”的流程在心里走一遍就夠了。
注意：我不會將太多事項貼在“今日待辦”，而是先貼上少量事項，等做得差不多了，再補充貼上一些事項。否則容易造成自我期待過高的被動局面。
可以看到，“今日待辦”分成兩欄。左邊是不固定時間的區(qū)域，右邊是時間軸。
我會把需要固定時間的事項貼在右邊時間軸附近，例如“參與每周選題會”將在下午3點開始，我就把事項貼到時間軸對應(yīng)時刻上。不固定時間的事項就放在左邊。
接下來，一天的生活就開始了，固定時間的事項，我會在那個時刻完成；不固定時間的事項，我會根據(jù)3個問題來判斷當下要做什么。
判斷該做什么
我現(xiàn)在有多少時間？
我現(xiàn)在有多少精力？
什么事情比較重要？
根據(jù)這3個問題，我會靈活地從今日待辦的事件區(qū)域中選擇來完成。
每完成一件事，我都會把它從今日待辦轉(zhuǎn)移到“今日完成”表。
如果是用番茄工作法完成的事項，還會做上一個數(shù)字記號，來表示花費的番茄鐘數(shù)量。
像這樣一天下來，我就得到了一份當日記錄。在晚上睡前我還會對今日情況做一些復盤，為了能在未來做得更好。
（三）
本周總結(jié)
連續(xù)完成一周的“今日完成”后，就可以開始做本周總結(jié)了。
同時，我會在周日晚上統(tǒng)計本周的番茄鐘數(shù)量，兌換上周日和自己約定的獎勵。
注：提前和自己約定獎勵，可以讓“自我”和“感受”更長期地走在同一條路上。我習慣于用番茄鐘數(shù)量來兌換獎勵。這因人而異，同學們可以設(shè)定適合自己的獎勵方式，比如每天給自己打分，累計分值兌換獎勵。
好，我們回顧一下這個時間日志的流程：
這個系統(tǒng)的好處在于：我們永遠在做當下最要緊的事，且不會有疏漏；我們知道自己在每件事情上投入了多少精力，便于做優(yōu)化；此去經(jīng)年，這會是記錄你人生價值的第一手資料。
結(jié)合番茄工作法和“今日完成”，這套系統(tǒng)還能產(chǎn)生不可思議的作用。
我每月都會把這個月的“今日完成”裝訂成一本日志。長期下來，每兩年的時間日志就能塞滿一個文件夾。
日復一日， 年復一年的每日記錄。當你翻起過往的日志，看到一件件微小的事情，給你帶來了怎樣的改變，你就能夠?qū)r間形成更深刻的意識。
這一生，活得明白。
正如香港作家陶杰所說：
當你老了，回顧一生，就會發(fā)覺：什么時候出國讀書，什么時候決定做第一份職業(yè)，何時選定了戀愛，什么時候結(jié)婚，其實都是命運的巨變。只是當時站在三岔路口，眼見風云千墻，你作出選擇的那一日，在日記上，相當沉悶和平凡，當時還以為是生命中普通的一天。
下面，分享給大家A4紙的模版和“工具大禮包”。
工具大禮包
這里是課堂中出現(xiàn)過的時間管理工具以及模版。
以下是需要用到的工具：
以下是用到的模版：
需要保存模版的同學，可以先點擊圖片，然后長按圖片保存在手機。
或者在電腦上打開這個網(wǎng)址下載模版附件：http://dwz.cn/77hETd
但工具本質(zhì)上依然是工具，它能讓已經(jīng)擅長時間管理的人過得更輕松，卻不能讓本身自控力很差的人，秒變時間管理達人。
“時間日志系統(tǒng)”這種純實踐的方法，一定要執(zhí)行了才能看到效果。所以，今天的挑戰(zhàn)就是要大家親自嘗試用“時間日志系統(tǒng)”規(guī)劃一天，然后寫下自己的體會或疑問。
雖然目前有很多云筆記軟件，但我還是建議大家用紙筆做規(guī)劃，因為在紙上手寫操作對大腦的刺激更強，也更靈活。
當然，如果你感覺有困難，可以先從最簡單的形式做起，然后再慢慢升級。
例如，你可以先只用“收集箱”和“今日待辦”，熟練后再加上【今日完成】，最后再加上“本周總結(jié)”。
今天的信息量比較大，但卻是最重要的一課。
所以，明天將針對時間日志系統(tǒng)，講解和說明更多細節(jié)，讓大家能掌握得更牢固。
時間管理作為一門技能，最重要的就是實踐。
