「iamblue：8、請(qǐng)問(wèn)可以分享一下工作手冊(cè)的使用方法嗎？」

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因?yàn)槊總€(gè)人的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容不同，選擇的手帳也是不同的，我對(duì)工作手帳的分享只是我自己的使用weekly的一個(gè)的心得。

因?yàn)楣ぷ鞯膬?nèi)容主要是部門(mén)的內(nèi)務(wù)資料的整理報(bào)送，負(fù)責(zé)的任務(wù)也是比較繁雜的。因?yàn)槿蝿?wù)比較多，又怕自己會(huì)忘記，從剛開(kāi)始工作我就有記錄自己工作任務(wù)的習(xí)慣。從一開(kāi)始隨意將環(huán)保紙訂在一起，用列清單的方式去記錄自己的to do，到后來(lái)用橫線(xiàn)本自制四象限的兩天一頁(yè)的筆記本，再到后來(lái)發(fā)現(xiàn)這種A5大小的weekly手帳本。這已經(jīng)是我的使用的第二本weekly的工作手帳。

關(guān)于手帳本的選擇

為什么我會(huì)選擇A5size的weekly作為我的工作手帳，我是從書(shū)寫(xiě)量和工作效率兩個(gè)維度去考慮。

書(shū)寫(xiě)量

作為工作手帳，主要記錄的是工作的中的一些的事項(xiàng)，在月歷寫(xiě)下領(lǐng)導(dǎo)同事的行程安排和一些重要事項(xiàng)的行程。而會(huì)議記錄我們是有專(zhuān)門(mén)的會(huì)議記錄本所以這本工作手帳里是不需要寫(xiě)會(huì)議記錄的。

記錄的方式主要也是以列清單打鉤的方式為主，根據(jù)我對(duì)自己工作量的評(píng)估，一天大概就是4-6個(gè)比較具體的項(xiàng)目（有時(shí)月初月末，會(huì)有一些常規(guī)性的工作任務(wù)，事項(xiàng)可能會(huì)多一點(diǎn)），還有一些其他事項(xiàng)像接聽(tīng)電話(huà)（平均一天20通）和接待上來(lái)辦事的人員（平均大概一天5個(gè)人，每人可能是10-15分鐘），這些基本都是不用記錄在的手帳本上，有的需要回復(fù)或者是想領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示的我會(huì)用便簽紙寫(xiě)下來(lái)，貼在手帳本上，完成之后再撕掉。

考慮到任務(wù)書(shū)寫(xiě)量不大，所以覺(jué)得普通的效率手帳對(duì)于我來(lái)說(shuō)，可書(shū)寫(xiě)的版面還是太多了。Weekly的書(shū)寫(xiě)位置還是比較適合的。

工作效率

很多時(shí)候工作的內(nèi)容是有連續(xù)性和實(shí)效性的，像我周一接到文件要做的這些任務(wù)，而任務(wù)的deadline是在周五，我只要在deadline之前完成就好。

因?yàn)樵職v頁(yè)的位置有限，如果有多項(xiàng)任務(wù)的deadline在同一天，月歷頁(yè)的位置會(huì)寫(xiě)不下。如果我在效率手冊(cè)deadline的當(dāng)天的頁(yè)面寫(xiě)上的，很可能我在周中的其他時(shí)間會(huì)忘記還有這分文件需要完成。而如果我將待辦事項(xiàng)記錄在收到文件的當(dāng)天不僅可能會(huì)忘記deadline，還會(huì)為當(dāng)天這么多的待辦事項(xiàng)感到焦慮。

所以為了更好地靈活安排自己的工作時(shí)間，我更愿意以周為單位去記錄著待辦事項(xiàng)，在周中合適的時(shí)間安排待辦事項(xiàng)而不是等到快到deadline再去完成。而且以周為單位去記錄待辦事項(xiàng)還有一個(gè)好處就是方便遷移，只要在周五下午，看看這周有什么未完成的工作，然后將這些任務(wù)遷移到下周的頁(yè)面就可以了。

手帳頁(yè)面的使用

周計(jì)劃頁(yè)面

書(shū)寫(xiě)內(nèi)容：每天的待辦事項(xiàng)以及寫(xiě)重要行程的安排

每天的待辦事項(xiàng)主要是以下的幾方面

1、每天的緊急任務(wù)（按照緊急程度）

2、有時(shí)限需要處理的文件（按照緊急程度和工作難度）

3、重要但是不緊急的事

之前和很多小伙伴交流的時(shí)候都會(huì)提及一個(gè)問(wèn)題就是，工作中幾乎是沒(méi)有緊急不重要的，領(lǐng)導(dǎo)突然說(shuō)要些什么數(shù)據(jù)或者是幫他做一件什么事，就要放下自己手上的工作去做，導(dǎo)致工作效率不高。其實(shí)我之前也是有這種感覺(jué)，但是后來(lái)的我發(fā)現(xiàn)我可以用一些方法一些工具去緩解這種緊急。

1、認(rèn)真研究自己工作職責(zé)。因?yàn)槲易约褐饕秦?fù)責(zé)內(nèi)務(wù)資料的整理，我整理的資料數(shù)據(jù)很多時(shí)候都是要作為領(lǐng)導(dǎo)決策的一些輔助性材料，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)時(shí)不時(shí)對(duì)問(wèn)我要一些數(shù)據(jù)資料。所以整理數(shù)據(jù)資料就成為我的重要不緊急項(xiàng)。這些工作平時(shí)都是么有固定的時(shí)限，但是一旦需要要整理也是比較麻煩和費(fèi)時(shí)，所以我需要及時(shí)更新數(shù)據(jù)，以免領(lǐng)導(dǎo)要數(shù)據(jù)的時(shí)候拿不出來(lái)，同時(shí)也會(huì)減少這種緊急任務(wù)帶來(lái)的焦慮感

2、瑣事集中處理。以前我總是接到一個(gè)咨詢(xún)電話(huà)就回答一次，但是現(xiàn)在我會(huì)讓咨詢(xún)?nèi)藢?wèn)題發(fā)到我郵箱，我每天集中時(shí)間一個(gè)時(shí)間去處理這些咨詢(xún)的回復(fù)。

3、巧妙利用工具。經(jīng)常和資料數(shù)據(jù)打交道的我，真的需要好好地感謝一下EXRECL的強(qiáng)大工作，無(wú)論是套打還是數(shù)據(jù)透視表都大大簡(jiǎn)化了我的工作，提高了我的工作效率。

重要行程

主要是一些會(huì)議的安排，主要寫(xiě)下時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議議題等

書(shū)寫(xiě)方式

主要是寫(xiě)待辦清單的方式。

空白頁(yè)面

書(shū)寫(xiě)內(nèi)容主要有分成3個(gè)部分

1、周to do（主要是列一些重要但是不緊急的事項(xiàng)，像我需要整理哪些數(shù)據(jù)，哪些資料，要做哪些工具的完善，自己哪些技能的提高）

2、記錄有deadline的文件任務(wù)信息

3、備注（一些需要向領(lǐng)導(dǎo)反映的問(wèn)題，其他部門(mén)好的做法，一些工作的想法）

在空白頁(yè)面我最喜歡的是“記錄有deadline的文件任務(wù)信息”這模塊，因?yàn)槭且灾転閱挝挥涗浰砸恢苁盏降奈募蝿?wù)可以一目了然，我也可以根據(jù)自己的時(shí)間已經(jīng)處理文件的難易程度靈活安排在什么時(shí)候完成任務(wù)。而且我還可以根據(jù)記錄，及時(shí)提醒相關(guān)的文件負(fù)責(zé)人去完成任務(wù)，減少因?yàn)樗硕绊懽约簣?bào)送資料的進(jìn)度。而且在周五查看工作任務(wù)和遷移未完成項(xiàng)目的時(shí)候也比較簡(jiǎn)單快捷。