本文來自 毒龍的程序人生 的投稿。
用OmniFocus實踐GTD一年多了，今年5月份在上海參加了一次GTD演講俱樂部活動，之前對于參考資料/將來也許/項目/上下文的設置、每周回顧如何高效地進行有一些困惑，參加演講活動后，有朋友給出了很好的建議，特別是看到了這篇國外IT人的強文，然后開始改造我的OmniFocus系統，感覺現在的OmniFocus系統更加清晰、方便管理，關鍵是更容易進行每周回顧。主要來說，是更充分地利用了項目文件夾Project Folder，上下文Context，單一行動Single Action，透視Perspective等功能，制定了每周回顧Review檢查表，從而使OmniFocus系統更加的高效。
一、項目文件夾Project Folder
在OmniFocus中有Folder的概念，可以把多個Project放在一起，實際上可以使用這個Folder很好地與GTD理念中2萬英尺高度的思想統一起來，用這種方法將所有項目歸類后，項目更有條理，每周回顧也就顯得更有條理了。一個人在工作、生活中有許多的職責范圍，我當前的項目文件夾是這樣的：
雜事：這個是OmniFocus安裝后自帶的，可以隨便修改名字，是一種Single Action，把一些互不相關、不需要回顧、也無法歸到其它細類中的雜七雜八的東西統統放在這里。
健康：身體是革命的本錢，必須要保持每天的鍛煉，不然無法保證正常的編程工作、生活、掙錢、游玩等等，隨著年齡的增大，對于健康也越來越重視。
高級程序員：作為一個IT人士，雖然現在軟件項目管理的角色更多一些，但寫代碼的能力一直不能丟，C#和Objective-C是我現在的主要編程語言，在Windows和Mac之間來回折騰其樂無窮。
家庭（父親/丈夫/親人）：作為一個兒子、一個孩子的父親、一個丈夫也有許多的職責，要孝敬老人、要教育孩子、要合理安排生活、處理家庭瑣事，這里面事項不太多，我統一放在一起管理。
金錢：有些項目可能會帶來額外的收入，放在這里管理，個人投資、理財的項目也放在這里。
項目負責人：在工作中要負責幾個重要項目，這些項目要逐一管理起來，根據項目的復雜程度，里面還要細分出許多子項目來。
個人修煉：讀書、提高時間管理水平、提高英語水平等等，放在這里。
朋友：與重要的朋友經常保持聯系，這些事情放在這里。聽說要找到一生中可以隨時探討交流的7個朋友，現在感覺已經有2個了，其他的還不能確定。
室副主任：在工作中要承擔一些管理角色，與項目負責人的職責不一樣，這里的職責主要是培訓管理、班組管理和室里的一些雜事。
業余愛好：一些業余愛好，比如打橋牌、下象棋等等，單獨管理起來。
項目成員：在工作中還要在其它項目中承擔部分工作，畢竟是為別人的項目服務，優先級設置得比較低。
用上面的辦法后，可以把這些職責按照優先級的順序排列起來，當然有些職責并不一定非要分出個1、2、3來，只要感覺前5項更重要就行了。這種排列的順序也保證了每周回顧時從上到下回顧一遍，重要的事情也是先考慮。
二、上下文Context
對于IT工作者來說，編程、思考和寫一些較長的文檔都需要專注，而且需要專注1小時以上才能收到理想的效果，所以需要把這類事情單獨設置一個上下文。所以我的上下文是這樣的：
專注（編程/寫作/思考）：放在第一位，一天中精力最充沛的時段安排給它；
瀏覽/查詢/閱讀：看書、查看網頁、閱讀資料等等不需要太多的腦力，畢竟現在網絡已經無處不在，在手機上、iPad、辦公室、家里都可以查閱；
打電話/發郵件/QQ：一般我用這三種方式聯系他人，在action的標題中標明是打電話還是發郵件，使事項更具有可執行性；
辦公室：有些事情必須在辦公室才能做；
家：有些事情必須在家里解決；
疲勞/無聊時：腦子不轉時還是可以做些事的，比如讀些花邊新聞、整理抽屜、備份資料、練習腹式呼吸、看看TED、看看博客等等；
會議/交談：召開會議，向他人匯報，遇見某人時要交流的事情放在這里
跑腿/外出：在超市、書店、出差時
等待：委托給某人時把事情設置為這種狀態，對于經常聯系的人，可以設置一個專門的子項，比如老板、下屬，不經常聯系的人沒必要專門設置一個子上下文，在標題中寫清楚即可，如“等待xxx：提交xxx申請報告”
將來也許：有些事暫時不能執行，設置為這種狀態，與暫停的項目綜合使用
三、參考資料/將來也許Someday/Maybe
個人修煉目標：設置為Single Action類型，把年度想要閱讀的書、提高英語水平等的目標放在這里。用這種辦法可以隨時提醒自己在這個職責范圍內的全年目標是什么，每周回顧時都感覺正在朝著這個方向前進。
項目1、項目2、……：根據個人不同，每個職責之下還有一些項目，有些項目處于正在執行狀態，有些項目處于hold狀態。
個人修煉雜事：設置為Single Action類型，把一些與個人修煉有關的雜事，不需要每周回顧的事情放在這里，比如一些用來培養習慣的周期性Action等等，這樣也減輕了每周回顧時的壓力。
個人修煉的想法：設置為Single Action類型，這個默認的狀態是設置為暫停狀態的，在每周回顧的最后，根據本周的任務飽和情況，看看這里面的有些項目是否可以孵化出來，有些事情條件成熟了，可以著手開始了。
用了這種方法設置后，有些內容并不需要單獨的設置為參考資料，設置為完成狀態的雜事，就可以算是一種參考資料。畢竟大量的參考資料并不適合用OmniFocus來管理，用Evernote還是比較適合的。
四、透視功能Perspective
透視功能是OmniFocus中的高級功能，可以用于將某些上下文組合起來查詢用，但我現在還沒有使用。只用了一種“最近完成”的透視設置。
實際上當你用Evernote記錄了每天的時間日志后，這項透視功能也不需要了。
五、每周回顧Weekly Review
以前在進行每周回顧的時候通常一個下午搞不定，現在用了上面的組織辦法后，再加上每周回顧檢查表后，通常能在1.5小時內完成。
回顧時要注意：確保是回顧，而不是做事，如果事情超過2分鐘，就記下來，而不是完成它。
我當前的回顧檢查表CheckList是這樣的：
打開MacBook，同步OmniFocus
清空iPhone中的照片、GetIdeaZ、iPhone上的掃描儀軟件、U盤，把OmniFocus中的INBOX中的內容也清空
清空工作記錄本
看Evernote中上周的主要內容，總結上周工作（對重要項目還可以統計一下花費的時間），匯總到《每月個人工作總結.doc》文檔中。這項任務通常要用20-30分鐘的時間。
看看未來1周的日程表，看看是否有需要提前準備的，或者需要提前處理，或者還不能轉化為行動的
看看等待清單，是不是已經完成了，或者需要催一下等待的人員？
點擊每個職責Project Folder，回顧其中的每一個項目（這項任務也比較費時）將已完成事項勾去。有時確實在忙于Do Action，有些完成的任務都忘了勾掉，每周回顧是一個非常好的時機。
修改某些action的標題，使它更具有可執行性
調整各個action之間的順序，使其能夠反應正確的Next Action
上下文是否合適？
需要調整重復周期？
回顧職責范圍內的創意部分，這個就對應于每個職責里面的“xx想法”部分，根據下周任務的多少和時機是否成熟來定。
另外還聽說有個觸發清單，還不太理解。
經過上述的一番打造，OmniFocus已經成為我一個可以非常依賴的系統，有種心如止水的境界。每天看看日程表上的預測事項，這些通常是有嚴格時間要求的項，有些是提醒今天要開始著手某件事情了，有些是必須今天完成的；再看看加了特別標注的事項，這些事情是對于個人年度計劃非常有影響的一個一個的子項；在選擇事項時，看一下“上下文”，早晨精力充沛時就先做那些需要專注的事情，把QQ之類的干擾性的軟件全部關掉，專注一小時之后，可以休息一下，活動一下，走動一下，執行幾條不需要費腦力的任務，收收郵件、查閱資料等等，如果有精力可以再完成一項專注的任務，這種辦法有點類似番茄工作法，只是時間上并沒有嚴格的限制。下班了，主要是陪陪家人、鍛煉身體、看書或查查資料。空閑的時候，隨時整理一下INBOX，寫上幾筆時間日志，這樣的一天就相當充實了。
周五下午如果沒有其它安排，是一個每周回顧的時間，按照檢查表執行完回顧任務后，感覺自己又朝著向往的目標前進了一步。總之，完美的系統也是一種輔助工具，它幫你在慢慢的執行過程中漸漸地找到人生目標，協助你充分利用時間，強化你的個人管理，不斷地朝著自己設定的目標前進。
