因由

作為一個(gè)頭馬（Toastmasters 89大區(qū)中文簡(jiǎn)稱）的半新人，在17-- 18 年S中區(qū)BOSS Nancy的鼓勵(lì)與認(rèn)可下，于201707 開始擔(dān)任S中區(qū)教育總監(jiān)（Program Quality）一職。

教育總監(jiān)的主要任務(wù)是負(fù)責(zé)COT以及中區(qū)秋季演講比賽，對(duì)于一個(gè)第一次做這個(gè)角色的我來說還是存在了很多挑戰(zhàn)，還好有BOSS支持，在上段時(shí)間順利完成任內(nèi)的兩場(chǎng)COT，特在此記錄兩次COT的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，以供頭馬會(huì)員參考。

何為COT

COT 全稱Club Officer Training，即俱樂部官員團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)。

在頭馬這個(gè)體系里面，俱樂部官員通常是半年（1月至6月，7月至12月）或一年（7月至次年6月）就需要進(jìn)行整體官員團(tuán)隊(duì)的換屆。在官員團(tuán)隊(duì)換屆之后如何能持續(xù)的保證俱樂部的運(yùn)營，持續(xù)的為會(huì)員進(jìn)行高質(zhì)量的服務(wù)？

擁有90多年歷史積淀的頭馬給出的解決方案是COT，通過COT來為所有的新官員進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)力、俱樂部運(yùn)營方面提供培訓(xùn)支持。通常以中區(qū)為單位進(jìn)行組織與執(zhí)行，因此可見COT在頭馬體系中的重要性。

S中區(qū)的COT服務(wù)與本中區(qū)的20多家俱樂部，分別于20170716、20180114進(jìn)行舉辦。

接下來我將通過以下6個(gè)方面進(jìn)行這兩次的COT 進(jìn)行一個(gè)對(duì)比總結(jié)，希望能給你們帶來幫助。

COT項(xiàng)目總結(jié).png

項(xiàng)目內(nèi)容

COT 因?yàn)槭穷^馬官方指定的服務(wù)于俱樂部官員的培訓(xùn)，因此官方指導(dǎo)在COT中必須包含以下項(xiàng)目：

• 89大區(qū)介紹
• 高質(zhì)量俱樂部（DCP）
• 俱樂部成功之道 （MOT）
• 官員小組討論

• 組委會(huì)感謝

  
  
  89 COT流程模板.png

鑒于S中區(qū)是一個(gè)新的中區(qū)，因此進(jìn)行第一場(chǎng)、第二場(chǎng)COT之前特向俱樂部官員成員發(fā)放調(diào)研問卷，總結(jié)俱樂部官員需求，在官方指導(dǎo)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了相應(yīng)培訓(xùn)的內(nèi)容的調(diào)整。

在20170716 的第一場(chǎng)COT時(shí)，將大區(qū)介紹調(diào)整了為 89大區(qū)介紹&大區(qū)改革報(bào)告，并增加了

• Pathway Update教育體系更新
• Mentor Program導(dǎo)師計(jì)劃

在20180114的第二場(chǎng)COT時(shí)，增加了：

• Workshop- Evaluation To Motivate 點(diǎn)評(píng)工作坊
• Conference Promotion 重慶峰會(huì)宣傳

并在兩場(chǎng)COT培訓(xùn)時(shí)，借鑒了培訓(xùn)師行業(yè)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整了官員小組討論的過程引導(dǎo)模式，真正的讓俱樂部的官員知道及明確接下來要做那些事情。

官員小組討論匯報(bào)-東莞英文頭馬.png

總結(jié)：由此可見，項(xiàng)目內(nèi)容不是一成不變的，而是要及時(shí)與項(xiàng)目干系人進(jìn)行溝通并進(jìn)行微調(diào)的，這樣才更有利于項(xiàng)目成功。

項(xiàng)目啟動(dòng)

項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)最重要的就是在接到項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的搭建。

由于頭馬是一個(gè)非盈利的公益組織，因此所有的人員是沒有相應(yīng)的薪資激勵(lì)的，如何在毫無金錢報(bào)酬的情況進(jìn)行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建，這也是比較考校教育總監(jiān)真正的領(lǐng)導(dǎo)力的。

還記得中區(qū)老板Nancy以前與我溝通時(shí)所提到的，一定要把握對(duì)方的需求，滿足他，你就會(huì)得到你想要的。

基于這一準(zhǔn)則，我在招募項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)就已經(jīng)做好了非金錢的相關(guān)利益準(zhǔn)備，比如我的項(xiàng)目管理工作坊、項(xiàng)目組織經(jīng)驗(yàn)、鍛煉的機(jī)會(huì)等，并向在頭馬里比較活躍的人發(fā)出了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員招募邀請(qǐng)。

但在第一次招募時(shí)因?yàn)檫€是因?yàn)榈谝淮巫龇锹氊?zé)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建，沒有有效合理的劃分項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)職責(zé)，導(dǎo)致招募成效緩慢，還好在中區(qū)各位熱心人士的幫助下順利的招募完團(tuán)隊(duì)。

在第二次進(jìn)行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建時(shí)，就比第一次好很多，直接定向邀請(qǐng)，在COT前一月就招募完核心成員三人，并開了項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，進(jìn)行了大體的項(xiàng)目工作職責(zé)安排，并順利在COT開始前一周招募到了全部的工作人員。

由此可見有經(jīng)驗(yàn)和沒有經(jīng)驗(yàn)的差距有多大。

總結(jié)：在正式項(xiàng)目招募前，一定要明確項(xiàng)目范圍，結(jié)合組織項(xiàng)目過程資產(chǎn)及專家意見進(jìn)行大概的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)分工，然后進(jìn)行定向成員招募。

項(xiàng)目規(guī)劃

兩次COT因?yàn)椴捎貌煌氖跈?quán)方式，因此在項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)用的方法也不一樣，第一次COT用的時(shí)一頁紙項(xiàng)目管理辦法，看起來很專業(yè)，實(shí)際上對(duì)于這種整體呈現(xiàn)只有一天的課程來說還是稍顯復(fù)雜。

20170716 COT 項(xiàng)目一頁紙.png

于是在第二場(chǎng)COT時(shí)只采用了簡(jiǎn)單思維導(dǎo)圖進(jìn)行分工，然后按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行跟進(jìn)，這樣效率反而更高。

20180114 COT項(xiàng)目分工.png

總結(jié)：針對(duì)不同的項(xiàng)目要采用相對(duì)合理的項(xiàng)目管理方法及工具，這樣才能取得時(shí)間、成本等方面的統(tǒng)一，切記：不能用大炮打蚊子。

項(xiàng)目執(zhí)行

一個(gè)項(xiàng)目的成敗不僅僅取決于項(xiàng)目的前期規(guī)劃，最重要的還是看項(xiàng)目的執(zhí)行落地情況。

采購風(fēng)險(xiǎn)

在第一場(chǎng)COT時(shí)，因欠缺實(shí)際的COT組織經(jīng)驗(yàn)，結(jié)果導(dǎo)致在COT培訓(xùn)當(dāng)日，造成物料缺失，不得不去緊急采購物料，導(dǎo)致整體物料采購稍多，額外增加了COT整體成本。

而在第二次COT時(shí)，因?yàn)橛械谝粓?chǎng)的經(jīng)驗(yàn)，特在培訓(xùn)開始前就與相應(yīng)的培訓(xùn)導(dǎo)師溝通需要材料及預(yù)估受訓(xùn)成員數(shù)量，并結(jié)合當(dāng)前物料存量進(jìn)行新物料的采買，有效的控制了成本，提高了效率。

進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)

第二次COT的培訓(xùn)當(dāng)日還是出現(xiàn)了一個(gè)小風(fēng)險(xiǎn)，其中某環(huán)節(jié)培訓(xùn)導(dǎo)師因?yàn)閷?duì)交通預(yù)估不足，導(dǎo)致臨時(shí)遲到，差點(diǎn)影響到了整場(chǎng)COT的連貫性，還好組織成員與培訓(xùn)導(dǎo)師及時(shí)的溝通，并調(diào)整了流程順序，將茶歇時(shí)間提前，完美的解決了本次風(fēng)險(xiǎn)，給組織成員點(diǎn)贊。

人員的工作安排

為了更好的進(jìn)行項(xiàng)目執(zhí)行，在第二次COT培訓(xùn)時(shí)借鑒了第一次COT因工作人員的工作安排不清晰而導(dǎo)致COT過程中產(chǎn)生了一些小細(xì)節(jié)問題并優(yōu)化了相應(yīng)解決方案，讓所有的工作人員明確自己的工作內(nèi)容及職責(zé)，順利為COT貢獻(xiàn)自己的力量。

主持人

負(fù)責(zé)串起整場(chǎng)培訓(xùn)，培訓(xùn)開始時(shí)簡(jiǎn)要介紹COT， 以及本次培訓(xùn)的整體時(shí)間。在不同環(huán)節(jié)之間做串場(chǎng)。每一個(gè)環(huán)節(jié)開始前，先對(duì)演講嘉賓做一定的介紹，引入將要開始的環(huán)節(jié)。有兩個(gè)地方需要注意：

1. 在DCP環(huán)節(jié)之后是10分鐘的休息時(shí)間，10分鐘休息之后，是40分鐘的官員討論環(huán)節(jié)，這個(gè)環(huán)節(jié)不再以俱樂部為單位進(jìn)行，而是以官員職位為單位進(jìn)行，即不同俱樂部的同一個(gè)職位的官員坐在一起。因此在DCP環(huán)節(jié)之后，break之前，主持人請(qǐng)引導(dǎo)大家在10分鐘的休息時(shí)間就按照官員職位找好座位，屆時(shí)官員討論環(huán)節(jié)一開始，大家已經(jīng)就坐，不再耽誤討論的時(shí)間。
2. 在培訓(xùn)末尾的致謝環(huán)節(jié)后（還沒散場(chǎng)前），主持人請(qǐng)引導(dǎo)大家填寫此次培訓(xùn)的評(píng)估調(diào)查問卷。到時(shí)大屏幕上會(huì)出現(xiàn)二維碼，工作人員也會(huì)將問卷鏈接發(fā)到COT群里，請(qǐng)主持人引導(dǎo)大家掃描二維碼或點(diǎn)擊群里的鏈接填寫。
3. 同時(shí)在掃描環(huán)節(jié)，主持人請(qǐng)引導(dǎo)大家根據(jù)此次培訓(xùn)的內(nèi)容結(jié)合自己/俱樂部情況做復(fù)盤。

時(shí)間官

負(fù)責(zé)舉牌及記錄時(shí)間，如演講導(dǎo)師對(duì)時(shí)間有特殊要求，請(qǐng)按照導(dǎo)師的要求給與導(dǎo)師提示。提示時(shí)，請(qǐng)將時(shí)間牌舉高，并持續(xù)一段時(shí)間，確保導(dǎo)師清晰知道自己的用時(shí)情況。為確保會(huì)議的正常用時(shí)，請(qǐng)嚴(yán)格按照agenda時(shí)間來計(jì)時(shí)。另，考慮到上午場(chǎng)開始的時(shí)間有可能延遲，如發(fā)生延遲的情況，請(qǐng)將時(shí)間順延。

簽到

在入場(chǎng)時(shí)，引導(dǎo)所有人在簽到表上簽字，并分發(fā)agenda。

過程輔助

在培訓(xùn)的過程當(dāng)中，輔助演講導(dǎo)師的內(nèi)容，根據(jù)導(dǎo)師的指示，及時(shí)分發(fā)材料（如打印資料， 大白紙， 便利貼， 馬克筆等），及回收材料，對(duì)于培訓(xùn)過程中各俱樂部的需求給與幫助及引導(dǎo)，同時(shí)，輔助導(dǎo)師張貼資料（如有這種情況）等。需要在培訓(xùn)過程中隨機(jī)應(yīng)變，迅速應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況和需求。

設(shè)備

負(fù)責(zé)在培訓(xùn)過程中的電腦，音響，麥克風(fēng)等設(shè)備的操作，以及PPT，視頻，及其他資料的放印。

攝影/錄像

負(fù)責(zé)用機(jī)器記錄下正常培訓(xùn)，一共分兩個(gè)部分，錄像和攝影。錄像方面，在培訓(xùn)開始前請(qǐng)找到最佳錄像位置，調(diào)試好機(jī)器，中途根據(jù)導(dǎo)師的走位或身高需調(diào)整一下機(jī)器，并一直確保機(jī)器的工作狀態(tài)。攝影方面，請(qǐng)用手機(jī)在培訓(xùn)過程中拍攝些導(dǎo)師及各俱樂部討論的畫面，盡量覆蓋到每個(gè)導(dǎo)師及每個(gè)俱樂部。
另，請(qǐng)注意，攝影和錄像的資料請(qǐng)?jiān)谙轮芏鞍l(fā)給SAA，以做后續(xù)的總結(jié)和宣傳。

總結(jié)：沒有任何項(xiàng)目在項(xiàng)目實(shí)行的時(shí)候是完美的，需要組織成員時(shí)刻關(guān)注、及時(shí)溝通并提前做好相應(yīng)的預(yù)案來進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度的調(diào)整，同時(shí)明確相應(yīng)工作人員的工作職責(zé)，避免因工作人員不明確工作內(nèi)容或者其他意外風(fēng)險(xiǎn)從而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。

項(xiàng)目監(jiān)控

一場(chǎng)完美的項(xiàng)目運(yùn)行需要組織人員持續(xù)的對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行把控，而這兩次的項(xiàng)目過程中溝通做的都比較不錯(cuò)，一直都在通過微信群的形式進(jìn)行項(xiàng)目的持續(xù)跟進(jìn)與監(jiān)控，還有中區(qū)老板也在間歇性抽查項(xiàng)目進(jìn)度。

COT相關(guān)微信群.png

總結(jié)：任何一個(gè)項(xiàng)目，都需要項(xiàng)目管理人員時(shí)刻進(jìn)行相應(yīng)的項(xiàng)目情況溝通，避免風(fēng)險(xiǎn)、了解進(jìn)度、優(yōu)化任務(wù)，最好在項(xiàng)目監(jiān)管的組織中安排第三方的相應(yīng)監(jiān)管人員以及項(xiàng)目重要干系人的代表，這樣才能使整個(gè)項(xiàng)目公開、透明，避免因信息不同步導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。

項(xiàng)目收尾

項(xiàng)目收尾也是項(xiàng)目的最后的一個(gè)階段，這個(gè)階段不僅僅是要進(jìn)行整個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)回顧，還要對(duì)整體的項(xiàng)目進(jìn)行簡(jiǎn)單內(nèi)容回顧，當(dāng)然最重要的是在回顧中感謝所有參與的所有的項(xiàng)目人員進(jìn)行感謝。

項(xiàng)目回顧

來自S中區(qū)PR Yolanda的COT 回顧推文.png

COT 回顧推文感謝部分.png

項(xiàng)目復(fù)盤

來自0114 下半場(chǎng)COT主席 Carrie的COT總結(jié)與復(fù)盤.png

項(xiàng)目成本

在經(jīng)過第一次COT的項(xiàng)目成本總結(jié)分析后，在第二場(chǎng)COT時(shí)有效的優(yōu)化了項(xiàng)目成本支出，使項(xiàng)目成本壓縮了近40%。

項(xiàng)目反饋

這兩次COT，因?yàn)閯?chuàng)新的授課方式、培訓(xùn)導(dǎo)師的專業(yè)性、事務(wù)官團(tuán)隊(duì)的積極付出，得到了S中區(qū)俱樂部官員團(tuán)隊(duì)的一致好評(píng)，摘抄部分如下：

俱樂部官員團(tuán)隊(duì)反饋.png

中區(qū)老板反饋.png

事務(wù)官俱樂部官員反饋.png

20170716 現(xiàn)場(chǎng)反饋.png

20180114 現(xiàn)場(chǎng)反饋.png

感謝

再次感謝S中區(qū)俱樂部的伙伴們?yōu)镃OT奉獻(xiàn)了你們寶貴的時(shí)間。

20170716 COT 工作人員名單：

COT主席：趙思偉、鐘健媚
主持：林友珠，張姝
講師：黃勝藍(lán)、劉俊延、李鑫、王麗、梁羽晗、趙思偉、李收顏、張家瑞
前臺(tái)簽到：趙靜、劉艷
設(shè)備負(fù)責(zé)：陳利清
過程輔助：畢蔚、吳小燕、歐小清、李海琴
攝影：李俊、冼文駱、魏志姣
時(shí)間官：李金娜、梁玉麟
物資采購：劉艷、趙思偉

20180114 COT工作人員名單：

COT主席：費(fèi)淑玉（上午場(chǎng)）、劉艷（下午場(chǎng)）

主持人：林友珠、李朵
講師：黃勝藍(lán)、趙思偉、蔡薇、李丹、丘神影、王麗、鄧健清、沈?yàn)?br> 時(shí)間官：妙妙、王斌
簽到: 易劍平、鐘健媚
現(xiàn)場(chǎng)輔助2名：李收顏、佩真、廖文鳳
設(shè)備：費(fèi)淑玉、劉艷
攝影/錄像1名: Candy Chen、鄧鵬
物資采購：鐘健媚、劉艷

后記

本來此文的初稿是應(yīng)該在20170716那場(chǎng)COT之后就應(yīng)該出來的……只能說怪自己太懶惰，在第二次COT結(jié)束之后才出了這個(gè)兩個(gè)同類項(xiàng)目的對(duì)比版本，希望你們能有所收獲。

不忘初心，砥礪前行。