因由

作為一個頭馬（Toastmasters 89大區(qū)中文簡稱）的半新人，在17-- 18 年S中區(qū)BOSS Nancy的鼓勵與認可下，于201707 開始擔任S中區(qū)教育總監(jiān)（Program Quality）一職。

教育總監(jiān)的主要任務是負責COT以及中區(qū)秋季演講比賽，對于一個第一次做這個角色的我來說還是存在了很多挑戰(zhàn)，還好有BOSS支持，在上段時間順利完成任內(nèi)的兩場COT，特在此記錄兩次COT的項目經(jīng)驗，以供頭馬會員參考。

何為COT

COT 全稱Club Officer Training，即俱樂部官員團隊培訓。

在頭馬這個體系里面，俱樂部官員通常是半年（1月至6月，7月至12月）或一年（7月至次年6月）就需要進行整體官員團隊的換屆。在官員團隊換屆之后如何能持續(xù)的保證俱樂部的運營，持續(xù)的為會員進行高質(zhì)量的服務？

擁有90多年歷史積淀的頭馬給出的解決方案是COT，通過COT來為所有的新官員進行領導力、俱樂部運營方面提供培訓支持。通常以中區(qū)為單位進行組織與執(zhí)行，因此可見COT在頭馬體系中的重要性。

S中區(qū)的COT服務與本中區(qū)的20多家俱樂部，分別于20170716、20180114進行舉辦。

接下來我將通過以下6個方面進行這兩次的COT 進行一個對比總結，希望能給你們帶來幫助。

COT項目總結.png

項目內(nèi)容

COT 因為是頭馬官方指定的服務于俱樂部官員的培訓，因此官方指導在COT中必須包含以下項目：

• 89大區(qū)介紹
• 高質(zhì)量俱樂部（DCP）
• 俱樂部成功之道 （MOT）
• 官員小組討論

• 組委會感謝

  
  
  89 COT流程模板.png

鑒于S中區(qū)是一個新的中區(qū)，因此進行第一場、第二場COT之前特向俱樂部官員成員發(fā)放調(diào)研問卷，總結俱樂部官員需求，在官方指導的基礎上進行了相應培訓的內(nèi)容的調(diào)整。

在20170716 的第一場COT時，將大區(qū)介紹調(diào)整了為 89大區(qū)介紹&大區(qū)改革報告，并增加了

• Pathway Update教育體系更新
• Mentor Program導師計劃

在20180114的第二場COT時，增加了：

• Workshop- Evaluation To Motivate 點評工作坊
• Conference Promotion 重慶峰會宣傳

并在兩場COT培訓時，借鑒了培訓師行業(yè)相關經(jīng)驗，調(diào)整了官員小組討論的過程引導模式，真正的讓俱樂部的官員知道及明確接下來要做那些事情。

官員小組討論匯報-東莞英文頭馬.png

總結：由此可見，項目內(nèi)容不是一成不變的，而是要及時與項目干系人進行溝通并進行微調(diào)的，這樣才更有利于項目成功。

項目啟動

項目啟動時最重要的就是在接到項目進行項目團隊的搭建。

由于頭馬是一個非盈利的公益組織，因此所有的人員是沒有相應的薪資激勵的，如何在毫無金錢報酬的情況進行項目團隊的組建，這也是比較考校教育總監(jiān)真正的領導力的。

還記得中區(qū)老板Nancy以前與我溝通時所提到的，一定要把握對方的需求，滿足他，你就會得到你想要的。

基于這一準則，我在招募項目團隊時就已經(jīng)做好了非金錢的相關利益準備，比如我的項目管理工作坊、項目組織經(jīng)驗、鍛煉的機會等，并向在頭馬里比較活躍的人發(fā)出了項目團隊成員招募邀請。

但在第一次招募時因為還是因為第一次做非職責的項目團隊組建，沒有有效合理的劃分項目團隊職責，導致招募成效緩慢，還好在中區(qū)各位熱心人士的幫助下順利的招募完團隊。

在第二次進行項目團隊組建時，就比第一次好很多，直接定向邀請，在COT前一月就招募完核心成員三人，并開了項目啟動會，進行了大體的項目工作職責安排，并順利在COT開始前一周招募到了全部的工作人員。

由此可見有經(jīng)驗和沒有經(jīng)驗的差距有多大。

總結：在正式項目招募前，一定要明確項目范圍，結合組織項目過程資產(chǎn)及專家意見進行大概的項目團隊成員職責分工，然后進行定向成員招募。

項目規(guī)劃

兩次COT因為采用不同的授權方式，因此在項目規(guī)劃時用的方法也不一樣，第一次COT用的時一頁紙項目管理辦法，看起來很專業(yè)，實際上對于這種整體呈現(xiàn)只有一天的課程來說還是稍顯復雜。

20170716 COT 項目一頁紙.png

于是在第二場COT時只采用了簡單思維導圖進行分工，然后按照時間節(jié)點進行跟進，這樣效率反而更高。

20180114 COT項目分工.png

總結：針對不同的項目要采用相對合理的項目管理方法及工具，這樣才能取得時間、成本等方面的統(tǒng)一，切記：不能用大炮打蚊子。

項目執(zhí)行

一個項目的成敗不僅僅取決于項目的前期規(guī)劃，最重要的還是看項目的執(zhí)行落地情況。

采購風險

在第一場COT時，因欠缺實際的COT組織經(jīng)驗，結果導致在COT培訓當日，造成物料缺失，不得不去緊急采購物料，導致整體物料采購稍多，額外增加了COT整體成本。

而在第二次COT時，因為有第一場的經(jīng)驗，特在培訓開始前就與相應的培訓導師溝通需要材料及預估受訓成員數(shù)量，并結合當前物料存量進行新物料的采買，有效的控制了成本，提高了效率。

進度風險及應對

第二次COT的培訓當日還是出現(xiàn)了一個小風險，其中某環(huán)節(jié)培訓導師因為對交通預估不足，導致臨時遲到，差點影響到了整場COT的連貫性，還好組織成員與培訓導師及時的溝通，并調(diào)整了流程順序，將茶歇時間提前，完美的解決了本次風險，給組織成員點贊。

人員的工作安排

為了更好的進行項目執(zhí)行，在第二次COT培訓時借鑒了第一次COT因工作人員的工作安排不清晰而導致COT過程中產(chǎn)生了一些小細節(jié)問題并優(yōu)化了相應解決方案，讓所有的工作人員明確自己的工作內(nèi)容及職責，順利為COT貢獻自己的力量。

主持人

負責串起整場培訓，培訓開始時簡要介紹COT， 以及本次培訓的整體時間。在不同環(huán)節(jié)之間做串場。每一個環(huán)節(jié)開始前，先對演講嘉賓做一定的介紹，引入將要開始的環(huán)節(jié)。有兩個地方需要注意：

1. 在DCP環(huán)節(jié)之后是10分鐘的休息時間，10分鐘休息之后，是40分鐘的官員討論環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)不再以俱樂部為單位進行，而是以官員職位為單位進行，即不同俱樂部的同一個職位的官員坐在一起。因此在DCP環(huán)節(jié)之后，break之前，主持人請引導大家在10分鐘的休息時間就按照官員職位找好座位，屆時官員討論環(huán)節(jié)一開始，大家已經(jīng)就坐，不再耽誤討論的時間。
2. 在培訓末尾的致謝環(huán)節(jié)后（還沒散場前），主持人請引導大家填寫此次培訓的評估調(diào)查問卷。到時大屏幕上會出現(xiàn)二維碼，工作人員也會將問卷鏈接發(fā)到COT群里，請主持人引導大家掃描二維碼或點擊群里的鏈接填寫。
3. 同時在掃描環(huán)節(jié)，主持人請引導大家根據(jù)此次培訓的內(nèi)容結合自己/俱樂部情況做復盤。

時間官

負責舉牌及記錄時間，如演講導師對時間有特殊要求，請按照導師的要求給與導師提示。提示時，請將時間牌舉高，并持續(xù)一段時間，確保導師清晰知道自己的用時情況。為確保會議的正常用時，請嚴格按照agenda時間來計時。另，考慮到上午場開始的時間有可能延遲，如發(fā)生延遲的情況，請將時間順延。

簽到

在入場時，引導所有人在簽到表上簽字，并分發(fā)agenda。

過程輔助

在培訓的過程當中，輔助演講導師的內(nèi)容，根據(jù)導師的指示，及時分發(fā)材料（如打印資料， 大白紙， 便利貼， 馬克筆等），及回收材料，對于培訓過程中各俱樂部的需求給與幫助及引導，同時，輔助導師張貼資料（如有這種情況）等。需要在培訓過程中隨機應變，迅速應對各種突發(fā)情況和需求。

設備

負責在培訓過程中的電腦，音響，麥克風等設備的操作，以及PPT，視頻，及其他資料的放印。

攝影/錄像

負責用機器記錄下正常培訓，一共分兩個部分，錄像和攝影。錄像方面，在培訓開始前請找到最佳錄像位置，調(diào)試好機器，中途根據(jù)導師的走位或身高需調(diào)整一下機器，并一直確保機器的工作狀態(tài)。攝影方面，請用手機在培訓過程中拍攝些導師及各俱樂部討論的畫面，盡量覆蓋到每個導師及每個俱樂部。
另，請注意，攝影和錄像的資料請在下周二之前發(fā)給SAA，以做后續(xù)的總結和宣傳。

總結：沒有任何項目在項目實行的時候是完美的，需要組織成員時刻關注、及時溝通并提前做好相應的預案來進行項目進度的調(diào)整，同時明確相應工作人員的工作職責，避免因工作人員不明確工作內(nèi)容或者其他意外風險從而導致項目失敗。

項目監(jiān)控

一場完美的項目運行需要組織人員持續(xù)的對項目進度進行把控，而這兩次的項目過程中溝通做的都比較不錯，一直都在通過微信群的形式進行項目的持續(xù)跟進與監(jiān)控，還有中區(qū)老板也在間歇性抽查項目進度。

COT相關微信群.png

總結：任何一個項目，都需要項目管理人員時刻進行相應的項目情況溝通，避免風險、了解進度、優(yōu)化任務，最好在項目監(jiān)管的組織中安排第三方的相應監(jiān)管人員以及項目重要干系人的代表，這樣才能使整個項目公開、透明，避免因信息不同步導致項目失敗。

項目收尾

項目收尾也是項目的最后的一個階段，這個階段不僅僅是要進行整個項目的運作經(jīng)驗回顧，還要對整體的項目進行簡單內(nèi)容回顧，當然最重要的是在回顧中感謝所有參與的所有的項目人員進行感謝。

項目回顧

來自S中區(qū)PR Yolanda的COT 回顧推文.png

COT 回顧推文感謝部分.png

項目復盤

來自0114 下半場COT主席 Carrie的COT總結與復盤.png

項目成本

在經(jīng)過第一次COT的項目成本總結分析后，在第二場COT時有效的優(yōu)化了項目成本支出，使項目成本壓縮了近40%。

項目反饋

這兩次COT，因為創(chuàng)新的授課方式、培訓導師的專業(yè)性、事務官團隊的積極付出，得到了S中區(qū)俱樂部官員團隊的一致好評，摘抄部分如下：

俱樂部官員團隊反饋.png

中區(qū)老板反饋.png

事務官俱樂部官員反饋.png

20170716 現(xiàn)場反饋.png

20180114 現(xiàn)場反饋.png

感謝

再次感謝S中區(qū)俱樂部的伙伴們?yōu)镃OT奉獻了你們寶貴的時間。

20170716 COT 工作人員名單：

COT主席：趙思偉、鐘健媚
主持：林友珠，張姝
講師：黃勝藍、劉俊延、李鑫、王麗、梁羽晗、趙思偉、李收顏、張家瑞
前臺簽到：趙靜、劉艷
設備負責：陳利清
過程輔助：畢蔚、吳小燕、歐小清、李海琴
攝影：李俊、冼文駱、魏志姣
時間官：李金娜、梁玉麟
物資采購：劉艷、趙思偉

20180114 COT工作人員名單：

COT主席：費淑玉（上午場）、劉艷（下午場）

主持人：林友珠、李朵
講師：黃勝藍、趙思偉、蔡薇、李丹、丘神影、王麗、鄧健清、沈為
時間官：妙妙、王斌
簽到: 易劍平、鐘健媚
現(xiàn)場輔助2名：李收顏、佩真、廖文鳳
設備：費淑玉、劉艷
攝影/錄像1名: Candy Chen、鄧鵬
物資采購：鐘健媚、劉艷

后記

本來此文的初稿是應該在20170716那場COT之后就應該出來的……只能說怪自己太懶惰，在第二次COT結束之后才出了這個兩個同類項目的對比版本，希望你們能有所收獲。

不忘初心，砥礪前行。