原創：?王參謀?王瓊工作室 輸出的力量?

筆勝于劍，落筆無悔：點開商務英語寫作的金手指。大家好，我是王參謀。今天我想分享高效商務英語寫作的第一個竅門——找到有效的參照系統

我的微課主要參考了兩個模板：

?華爾街日報編輯們經常采用的商務英語寫作范式和要求；

?歐委會(European Commission)出臺的《?How to Write Clearly》文件，它主要為歐洲的公司、國際組織和機構提出了商務英語寫作的要求。

不過，這二者均是參考了語言學家、文體學家的理論基礎，如1984年Bobby D. Sorrels所著《Business Communication Fundamentals》，以及由Grice和Leech提出的英語溝通的準則。我們提煉出來，簡稱為“6C”的原則：

?Correct：?Grammatical

?Clear：?Easy to read

?Concise：?Simple

?Concrete：?Specific

?Complete：?Inclusive

?Courteous：?Polite

下面我們看幾個例子，對比一下：

?哪些符合“6C”的原則？

?哪些不符合？

?為什么？

然后從錯誤中吸取學習的要素，最后加以運用。

Ⅰ.Correct

運用正確的語法、格式、措辭、風格、語氣。

I. Correct

它要求我們不能出現嚴重語法錯誤，而上面這句“資深員工會受到公司新福利政策的影響”，其中有四個語法錯誤。

?“People”是集合名詞，后面應該接“were”。

?“effect”和?“affect”是商務英語中常用但經?；煜膬蓚€詞。前者“effect”是名詞，表示“效果”；后者“affect”是動詞，表示“產生效果、產生影響”。顯然此處應該用動詞“affect”。

?“well fare”是拼寫錯誤，應該是“welfare”。

?近年來，商務英語寫作體現的風格，特別建議減少使用被動語態，而多用主動語態。這與我們以前學習的語法有所不同，但是非常重要。

被動語態，文體風格比較官僚，只強調表示動作本身，而不強調動作發出者。可是在商務英語寫作中，我們應非常明確：

Who does what when?

?即：動作的實施者是誰？擔當人是誰？

所以寫作中鼓勵多用主動語態，少用被動語態。

Ⅱ.Clear

將意義表述得清晰明確，運用簡單易懂的句子和段落結構表達。?

?以上的句子里“long”的感知因人不同，所以商務英語寫作建議清晰化，能用具體數字表達最好。?

例如：公司成立45年了，有11個分公司以及三萬名員工。

?不要用過于正式的詞或者比較生僻的詞。有時候，溝通對方的母語并不是英語，我們用生僻詞，還要麻煩對方去查字典，花費更多的時間。

比如：在非專業財務場景下，“expenditure”?可以用?“cost”;?“approximately”?用?“about”?也完全可以。

Ⅲ.Concise

避免啰嗦的表達。

一般來講，電子郵件及文件打印出來，最好不要超過一頁A4紙。

現在越來越多的企業用PPT做工作匯報都要求1-Page，即一張幻燈片匯報法。

從1992年起，澳大利亞的律師率先提出了“簡明英語運動”，美國在克林頓政府期間也通過法律，要求使用簡明英語，因為很多合同、法律文件既冗長無比又不能輕易刪除，所以需要大量服務器存儲，耗費巨大資源。于是，商務英語寫作應簡明扼要。

所以，左邊一欄的句子很啰嗦，而右邊一欄的句子更加簡練。

Ⅳ.Concrete

要具體、明確、具象地表達。

建議能用具體的數據表達，就用數據，避免過多使用形容詞、副詞。

比如：

?In the near future——不久的將來

要具體說明時間：By 3：30 p.m. Friday, April。

?A significant increase——巨大的增長

要扎扎實實地匯報，增長數量是多少——A 24% increase。寫的內容要務實，不能務虛，要實在，不能“忽悠。”

Ⅴ.Complete

提供完整的相關重要信息，考慮周全。

如果要發一封郵件，收信人都有誰？誰應該在抄送里？這些都要考慮清楚。

如果收信人比較多，信息應該傳遞就得更加全面，不要因為一封信息不全的郵件招致后續的電話咨詢，從而降低工作效率。

左邊一欄是一個員工發的會議通知。結果收到了30多通電話的狂轟濫炸，質問、探詢。最后這個員工在企業和職場中留給別人的印象是“不靠譜，沒sense，寫個郵件都沒有受過訓練?！?/p>

所以，要寫就寫得完整清晰，如右邊一欄的表達，確保包含重要核心信息。所以要想想發出的內容是否周全。

Ⅵ.Courteous

禮貌表達，相互尊重，相互欣賞，相互理解。

有時，

中國同事寫的郵件把別人得罪了卻不知為何。主要原因可能是對一些情態動詞的駕馭還比較生硬。?

左邊一欄里的句子使用了過于強勢的情態動詞，而右邊一欄的句子是我們鼓勵參照的。

我建議：

?如果是向對方提要求，最好多用情態動詞的過去時態，如：“Could you please……”

?如果是自己征得別人的同意，更客氣的說法是：“May I……？”

要寫出高效的商務英語寫作，就需要了解什么才是高效的樣板。6C的原則可以快速在我們寫作時提供一個參照或檢查清單。先學習這樣的模版，再建立自己的風格。

筆勝于劍，落筆無悔：點開商務英語寫作的金手指。期待下一講與你相見。

王參謀

你在商務英語寫作中有什么困難或者心得嗎？歡迎與我們分享。