前言
對數據進行排序或者篩選是數據分析不可或缺的組成部分。例如:將名稱列表按字母順序排列;按顏色對進行排序有助于快速直觀地顯示數據,并更好地理解數據,有助于組織并查找所需數據,有助于做出更有效的決策。用戶可以對一列或多列的數據按文本,數字以及日期和時間進行升序和降序。還可以按鈕自定義順序(如大,中,小)進行排序。大多數排序操作都是針對列進行的。下面就讓們一起走進不為人知的排序和篩選吧。
學習大綱(補充一個動態篩選)
一、基本用法
1、排序
排序前,人的眼睛需要上下移動多次,對數字進行比較,有一個反應時間;
排序后,視線從上而下自然移動,能更快一步發現最大值和最小值。
注意:一起篩選進行升序或降序。當排序提醒時用排序擴展選項。
2、篩選
2.1 篩選包含1的數字,在搜索框中輸入1即可。
2.2 篩選以1開始的數字,在搜索框中輸入1*,這里的*是通配符(wps沒有此功能),可以是任意多個字符
2.3 篩選以1結尾的數字,在搜索框中輸入*1,這里的*是通配符,可以是任意多個字符
2.4 篩選4位的數字:在搜索框中輸入????,四個,這里?是代表一個字符。
2.5 篩選以1開始和以8開始的數字中搜索框中輸入1*,點確定,再輸入8*,將當前的內容添加至篩選器打勾,再點確定。
2.6 精確篩選7,英文狀態下在篩選器上輸入"7"
2.7 篩選*,按~*,即可把帶*號搜索出來
這里解釋下“*”和“?”,這兩個是符號是excel中的通配符,“*”代表任意一個或者多個字符,“?”代表單個字符。
注意:“?”必須是英文狀態下輸入哦。
二、排序篩選進階
2.1 多條件的排序
選擇菜單欄工具欄下的排序按鈕—選擇數據任意單元格(默認選擇全部數據,注意中間不能有空行,如果有空行,數據只能選擇空行以上的數據)—選擇主要關鍵詞和排序依據,根據自己需求進行升序或者降序—添加次要關鍵詞
(大家根據需求添加更多條件)
2.2 按顏色排序
和2.1一樣,只是排序依據改成按單元格顏色排序,也可以按照字體顏色和條件格式圖標排序。
2.3 按顏色篩選
選擇數據內單元格的顏色,右擊鼠標,選擇篩選,按所選單元格顏色篩選
2.4 按單元格值篩選
選擇數據內單元格的值,右擊鼠標,選擇篩選,按所選單元格值篩選
三、自定義排序
正常情況下是按照拼音首字母排序。
舉例:
但我們想要按照總辦、財務部、人事部、銷售部排序呢,怎么辦,不要急。
首先我們要打開文件—選項—高級—找到編輯自定義列表—點擊進去,跳出自定義序列對話框—導入事先已經按照自己定義的排序(也可以直接添加)
小伙伴們是不是很溜啊,還有更精彩的呢。
四、橫向篩選
Excel里即然提供了豎向篩選,那么我們想辦法把表格倒置一下,原來的行變成列,列變成行。完成轉置有兩種方法。
方法1、選擇性粘貼—轉置
選擇原數據—復制—在轉置后數據區域—右擊鼠標—選擇性粘貼—轉置
注:轉置后數據不能聯動
方法2 、函數轉置。transpose函數可以把一個區域進行行列轉換。即然是公式,原表變化,公式結果當然也會跟著變化。這種方法是我們所要的。
選取區域后,在編輯欄中輸入=TRANSPOSE(C5:I10),光標放在公式結尾處,按ctrl+shift同時再按 回車鍵,再同時松開三鍵結束公式輸入。
注:transpose是一個數組公式,一定要三鍵結束。
五、數據透視表篩選
正常的情況下,點擊數據區域,進行篩選,是可以篩選的,但是數據透視表是不能進行篩選的,工具欄是灰色的。那怎么辦呢,告訴大家一個小技巧。
我在數據透視表旁邊的空格填充黃色,便于小伙伴們好理解。在數據透視表旁邊的空格(黃色填充區),選擇,找到數據工具欄下的篩選。點擊,OK了。
六、輔助列的應用
1、制作工資條,作為人事部門的你,是不是每個月都要做工資條呢,是不是問了工資條的排版傷透了腦筋了呢?下面我們來一起學習吧。
第一步:首先在數據最后建立輔助列,填充序號(在數據旁邊)
第二步:復制序號填充
第三步:復制在下方
第四步:將表頭復制在下方區域
第五步:對輔助列進行升序排列
注:如果工資條每行添加空行,要對輔助列復制三對。
2、篩選后粘貼
添加輔助列—添加序號按部門排序—粘貼—再將輔助列升序排列
七、高級篩選
1、單條件篩選
選擇數據任意單元格—選擇高級—默認選擇整個數據區域—方式選擇在原有區域顯示篩選結果—列表區域默認所有數據—條件區域選擇自己創建的條件—確定
2、多條件篩選
選擇數據任意單元格—選擇高級—默認選擇整個數據區域—方式選擇在原有區域顯示篩選結果—列表區域默認所有數據—條件區域選擇自己創建的多個條件—確定
3、篩選明細(進階)
點擊高級篩選—方式選擇將篩選結果復制到其他位置—列表區域選擇原數據—條件區域選擇自己創建的—復制到選擇表頭—確定
那么怎么實現根據條件的變化明細也跟著變化呢,這就要請出高大上的錄制宏了。
錄制宏的方法的昨天說到了,今天不詳細說了,來說一下步驟:
點擊錄制宏—定義宏名稱和快捷鍵—按照上方高級篩選明細步驟操作一遍—停止錄制—選擇條件—按定義好的快捷鍵—OK
八、動態篩選
1、首先我們要全選數據或者直接快捷鍵CTRL+T(制作高級表的表格樣式套用)
2、設計—插入切片器。
自由選擇你想要的內容,實現篩選。