據調查，高達78%的公司都在執行工作周報制度，但大部分管理者反映：這項制度似乎并沒有取得預期的效果。針對這個問題，筆者結合自己公司這項制度的演化做了一些思考。

首先，我們需要了解為什么很多企業都要求員工寫工作周報、開周會？不外乎三個原因：

第一：通過工作周報、周會，檢查員工的工作飽和度。

對管理者來說，了解下屬的工作飽和度是一個很重要的事情。以周為單位進行工作計劃與回顧，管控的粒度比天要寬，比月更細。從管理者的時間分配上來說，是最優化的。通過周報，組織者可以確認每個員工的工作負荷是否合理。用“土老板”的話說：公司花錢購買的其實就是員工每天那8小時的工作時間，我不能讓你閑著……

第二：通過工作周報、周會，對實際的工作進展和計劃對比，了解執行中的問題。

現在工作內容越來越錯綜復雜，公司制定的計劃往往和現實的進展不符，管理者需要及時知道工作執行的進展問題，以確保事情進展順利。

第三：通過寫周計劃、周總結，持續改善和提高員工的素質

不可否認，做出一個靠譜的計劃并認真執行是那些優秀人才都具備的一種能力。但在現實里，大部分員工都懶于主動思考工作，所以管理者要求員工寫工作周計劃、周總結，變向的強迫員工完成這個過程。

但為什么這項制度在具體落實執行的時候就走樣了呢？筆者認為是工具和形式的問題。以我們公司為例：

最初一開始，我們是通過開周會，來落實這項制度的。我們團隊8個人，每周五下午5點開周例會，計劃1小時完成。流程是：每個人花費3分鐘匯報上周做了什么，遇到了什么問題，下周計劃做什么。但執行了一段時間后，我發現有通過“周會”這種工具來管理有2個弊端：

一是口說無憑，不利于工作追蹤。每次員工講完下周計劃，你無法記下來。而大家可能也是臨時上會時隨便想了幾件事情，就匯報了。

二是時間成本比較高。公司有的人講話啰里啰嗦（往往越是績效差的人，匯報工作時間越長），原計劃3分鐘，但可能一講10分鐘，導致會議經常超時。這種高昂的時間成本，轉化為金錢：假如每個人平均時薪是80元，8個人開2小時的會就花掉了1280元的人力成本。隨著公司規模擴展到20人時，公司的周例會的效果就名存實亡了。

發現開周例會的這些弊端后，我決定讓團隊的人每周把周計劃寫下來。參考了很多網上的周計劃模板，我們自己也做了一個，如下圖所示：

但按照這種方式實行了一段時間后，又遇到了新的問題：員工填寫計劃周報比較及時，但管理者的評閱反饋很麻煩。你可以想象一下：我們團隊20個人，如果我想知道團隊成員的工作計劃，需要打開20封郵件20份excel表格才能知道，如果給他們評論，就更麻煩了。但我要是只看個別人的，一段時間后就發現，團隊認真對待這件事情的重視程度就大大降低了。用excel寫工作計劃的另一個問題是，往往員工寫完計劃發給我就再也不看了，直到周五要寫工作周報時才會再打開，而不是每天都去對照周計劃檢視自己的工作。

經過近兩年的實踐，我認為要想真正解決團隊工作周報制度形同虛設的問題，必須通過簡單好用的生產力軟件，這款軟件必須具備簡單明了、調整計劃快速方便、手機上能查看等特點。順著這個思路，找了很多款軟件，都不滿足……直到找到“日事清”這款軟件。它采用通過看板的方式管理工作計劃。所謂看板，可以理解為公司里面的白板。用看板管理工作計劃的最大好處是：工作可視化，調整方便。如下圖所示：

這種管理工作計劃的思路，反饋到軟件上，如下圖所示：

通過軟件，管理者可以一目了然每個人當前在做哪些任務，任務的計劃結束時間如何，當前進展如何。日事清還有一個創新是：工作計劃可以自動分解到日程，團隊做完工作計劃后，會自動將任務分解到每個人的日程里，完成日程后又會將工作的結果自動反饋給任務的下發者。

在互聯網發展如火如荼的今天，工作周報的制度也需要借助互聯網升級。以往企業要求寫工作周報，更多是站在管理者自己的角度來考慮如何將公司管控起來，對于基層員工來講，寫工作周報并沒有真的幫助他們提高生產力。但通過新一代的工作計劃與任務管理軟件日事清，這項古老的管理制度，會煥發新的一春！