為什么您公司的工作周報制度,形同虛設?

據調查,高達78%的公司都在執行工作周報制度,但大部分管理者反映:這項制度似乎并沒有取得預期的效果。針對這個問題,筆者結合自己公司這項制度的演化做了一些思考。

首先,我們需要了解為什么很多企業都要求員工寫工作周報、開周會?不外乎三個原因:

第一:通過工作周報、周會,檢查員工的工作飽和度。

對管理者來說,了解下屬的工作飽和度是一個很重要的事情。以周為單位進行工作計劃與回顧,管控的粒度比天要寬,比月更細。從管理者的時間分配上來說,是最優化的。通過周報,組織者可以確認每個員工的工作負荷是否合理。用“土老板”的話說:公司花錢購買的其實就是員工每天那8小時的工作時間,我不能讓你閑著……

第二:通過工作周報、周會,對實際的工作進展和計劃對比,了解執行中的問題。

現在工作內容越來越錯綜復雜,公司制定的計劃往往和現實的進展不符,管理者需要及時知道工作執行的進展問題,以確保事情進展順利。

第三:通過寫周計劃、周總結,持續改善和提高員工的素質

不可否認,做出一個靠譜的計劃并認真執行是那些優秀人才都具備的一種能力。但在現實里,大部分員工都懶于主動思考工作,所以管理者要求員工寫工作周計劃、周總結,變向的強迫員工完成這個過程。

但為什么這項制度在具體落實執行的時候就走樣了呢?筆者認為是工具和形式的問題。以我們公司為例:

最初一開始,我們是通過開周會,來落實這項制度的。我們團隊8個人,每周五下午5點開周例會,計劃1小時完成。流程是:每個人花費3分鐘匯報上周做了什么,遇到了什么問題,下周計劃做什么。但執行了一段時間后,我發現有通過“周會”這種工具來管理有2個弊端:

一是口說無憑,不利于工作追蹤。每次員工講完下周計劃,你無法記下來。而大家可能也是臨時上會時隨便想了幾件事情,就匯報了。

二是時間成本比較高。公司有的人講話啰里啰嗦(往往越是績效差的人,匯報工作時間越長),原計劃3分鐘,但可能一講10分鐘,導致會議經常超時。這種高昂的時間成本,轉化為金錢:假如每個人平均時薪是80元,8個人開2小時的會就花掉了1280元的人力成本。隨著公司規模擴展到20人時,公司的周例會的效果就名存實亡了。

發現開周例會的這些弊端后,我決定讓團隊的人每周把周計劃寫下來。參考了很多網上的周計劃模板,我們自己也做了一個,如下圖所示:


但按照這種方式實行了一段時間后,又遇到了新的問題:員工填寫計劃周報比較及時,但管理者的評閱反饋很麻煩。你可以想象一下:我們團隊20個人,如果我想知道團隊成員的工作計劃,需要打開20封郵件20份excel表格才能知道,如果給他們評論,就更麻煩了。但我要是只看個別人的,一段時間后就發現,團隊認真對待這件事情的重視程度就大大降低了。用excel寫工作計劃的另一個問題是,往往員工寫完計劃發給我就再也不看了,直到周五要寫工作周報時才會再打開,而不是每天都去對照周計劃檢視自己的工作。

經過近兩年的實踐,我認為要想真正解決團隊工作周報制度形同虛設的問題,必須通過簡單好用的生產力軟件,這款軟件必須具備簡單明了、調整計劃快速方便、手機上能查看等特點。順著這個思路,找了很多款軟件,都不滿足……直到找到“日事清”這款軟件。它采用通過看板的方式管理工作計劃。所謂看板,可以理解為公司里面的白板。用看板管理工作計劃的最大好處是:工作可視化,調整方便。如下圖所示:


這種管理工作計劃的思路,反饋到軟件上,如下圖所示:


通過軟件,管理者可以一目了然每個人當前在做哪些任務,任務的計劃結束時間如何,當前進展如何。日事清還有一個創新是:工作計劃可以自動分解到日程,團隊做完工作計劃后,會自動將任務分解到每個人的日程里,完成日程后又會將工作的結果自動反饋給任務的下發者。

在互聯網發展如火如荼的今天,工作周報的制度也需要借助互聯網升級。以往企業要求寫工作周報,更多是站在管理者自己的角度來考慮如何將公司管控起來,對于基層員工來講,寫工作周報并沒有真的幫助他們提高生產力。但通過新一代的工作計劃與任務管理軟件日事清,這項古老的管理制度,會煥發新的一春!

最后編輯于
?著作權歸作者所有,轉載或內容合作請聯系作者
平臺聲明:文章內容(如有圖片或視頻亦包括在內)由作者上傳并發布,文章內容僅代表作者本人觀點,簡書系信息發布平臺,僅提供信息存儲服務。

推薦閱讀更多精彩內容

  • 水珠,雨滴 雨滴,水珠 雨后最后的一滴雨珠 在屋檐 在凹凹的青瓦中間 搖搖欲墜地想要滴落 想逃開它的青瓦嗎 亦或是...
    山外有涼風閱讀 255評論 2 4
  • 不知道什么時候,我就有了一個作家夢,我想寫的不是那種高雅的深意的文學,而是簡簡單單的小說,純粹靠我自己的想...
    誰識明月心閱讀 208評論 0 0
  • “把客戶當家人,用心去對待”。類似的話,工作中我們經聽,我也經常說。但工作只是生活的一部分。工作和家人都很重要。今...
    酷蕎閱讀 1,026評論 0 0