這幅圖的主要問(wèn)題在于邏輯混亂。很多項(xiàng)目的性質(zhì)等級(jí)不同，卻把它們放在了同等重要的位置上。里面甚至出現(xiàn)了各種交叉的箭頭，讓整個(gè)圖形看起來(lái)含糊不清。這也就是我為什么會(huì)花那樣久的時(shí)間去畫，卻把自己搞暈了的原因。

那么，項(xiàng)目管理中的這些的圖，究竟應(yīng)該怎么用呢？

項(xiàng)目管理的正確打開方式

在度娘的幫助下，我找到了一張干貨。

快收了吧~

這張圖，清晰而直觀地呈現(xiàn)出了項(xiàng)目管理的常規(guī)流程?？梢钥闯?，工作的第一步應(yīng)當(dāng)是建立工作分解結(jié)構(gòu)（也就是WBS圖），第二步才是建立工作網(wǎng)絡(luò)圖。

WBS工作分解結(jié)構(gòu)圖，可以先把一項(xiàng)大的項(xiàng)目分解成各個(gè)子項(xiàng)目，在掌握了子項(xiàng)目之間的關(guān)系之后，再去畫網(wǎng)絡(luò)圖，就不會(huì)像我之前那樣吃力了。

這張圖從那時(shí)候起，就一直貼在我的辦公桌前了。

所以，一開始，我應(yīng)該先畫WBS圖啦啦啦~

WBS工作分解結(jié)構(gòu)圖

WBS工作分解結(jié)構(gòu)圖——以可交付成果為導(dǎo)向，對(duì)項(xiàng)目要素進(jìn)行分組。它是項(xiàng)目管理中計(jì)劃過(guò)程的中心，也是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃等的重要基礎(chǔ)?！破誦y水菱醬

年中會(huì)WBS工作分解結(jié)構(gòu)圖

通過(guò)對(duì)剛才導(dǎo)圖和第一幅失敗網(wǎng)絡(luò)圖的分析，我將這項(xiàng)工作分成了確認(rèn)嘉賓、場(chǎng)地安排、采購(gòu)、流程制定和宣傳工作五個(gè)子項(xiàng)目，并將每個(gè)子項(xiàng)目都分解成了更加具體的工作。之后，又在每一項(xiàng)具體工作的后面，用字母標(biāo)注出了需要我負(fù)責(zé)和支持的部分（當(dāng)然是里面的字母B啦）。

這樣，我要做的工作就變得更加清晰了。

正確的網(wǎng)絡(luò)圖

在理清了各項(xiàng)工作之間的關(guān)系之后，我又用很短的時(shí)間便畫好了一幅網(wǎng)絡(luò)圖（方案一），并在圖中標(biāo)注了每項(xiàng)工作大致所需要的時(shí)間。

網(wǎng)絡(luò)圖——之前已經(jīng)科普過(guò)了你有認(rèn)真看嗎？——科普by水菱醬

原網(wǎng)絡(luò)圖和優(yōu)化后的方案二

這一次，可比上次的網(wǎng)絡(luò)圖清晰多啦！在畫完之后，我不禁開始思考，它的關(guān)鍵路徑是否可以優(yōu)化呢？

關(guān)鍵路徑——關(guān)鍵路徑通常(但并非總是)是決定項(xiàng)目工期的進(jìn)度活動(dòng)序列。它是項(xiàng)目中最長(zhǎng)的路徑，即使很小浮動(dòng)也可能直接影響整個(gè)項(xiàng)目的最早完成時(shí)間。關(guān)鍵路徑的工期決定了整個(gè)項(xiàng)目的工期?！破誦y水菱醬

經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單分析，我發(fā)現(xiàn)方案一中的“聯(lián)系A(chǔ)總”是與之后的“場(chǎng)地安排”相關(guān)聯(lián)的，但是它可以安排在開會(huì)之后，和“聯(lián)系B總”并行進(jìn)行，不需要安排在最前面。而“采購(gòu)物料”和“發(fā)布宣傳”兩件事情，也可以由不同的部門同時(shí)進(jìn)行。

于是，在經(jīng)過(guò)改進(jìn)之后，就有了上圖中的方案二。節(jié)省了足足有4天的時(shí)間，這樣準(zhǔn)備年中會(huì)的時(shí)間就更加充裕啦~

在收到郵件的第二天，畫完三幅圖（導(dǎo)圖、WBS圖和網(wǎng)絡(luò)圖）之后，我便立即和行政部、公關(guān)部的小伙伴碰面，和他們溝通工作的安排。我們一起在圖紙上標(biāo)注了大家的負(fù)責(zé)內(nèi)容和時(shí)間，大伙兒將圖紙復(fù)印下來(lái)人手一份，開始按照上面的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)備。

這樣的方式非常直觀，所以我們花了很短的時(shí)間就開完了會(huì)。能看得出同事們接納了我并不完美的手繪，心里感覺(jué)棒棒噠~

掌控進(jìn)度の利器——甘特圖

在和同事們開完會(huì)之后，為了順利地跟進(jìn)各項(xiàng)工作，我便對(duì)照前面的幾張圖，花五分鐘飛快地畫了一張甘特圖（常年手繪鍛煉，畫表格還是可以不用直尺噠）。

甘特圖——以圖示的方式，通過(guò)活動(dòng)列表和時(shí)間刻度形象地表示出任何特定項(xiàng)目的活動(dòng)順序與持續(xù)時(shí)間?？v軸表示項(xiàng)目，橫軸表示時(shí)間?！破誦y水菱醬

歪歪扭扭速效手繪甘特圖

在圖中，我用陰影標(biāo)注了各項(xiàng)工作需要完成的時(shí)間段，幫助自己更好地掌握工作的進(jìn)程。在之后遇到需要調(diào)整的部分，也可以直接在這張圖上表達(dá)出來(lái)。

畫完了這張圖后，我連帶之前的幾張圖一起，貼在了我的辦公桌前?？粗磺惺聞?wù)變得按部就班，心里也踏實(shí)多了。

但是，吞完了這只青蛙，還有一只呢。

那就是“主持與引導(dǎo)會(huì)議”……

行動(dòng)學(xué)習(xí)之共識(shí)建導(dǎo)法

行政小美女很快郵件發(fā)來(lái)了已經(jīng)同領(lǐng)導(dǎo)商議敲定的年會(huì)討論議題。我需要做的是，讓同事們?cè)谀曛袝?huì)的下午，用三小時(shí)的時(shí)間把這些議題討論消化一遍，并給出自己的理解和觀點(diǎn)。

看起來(lái)很簡(jiǎn)單，但實(shí)際上來(lái)執(zhí)行這項(xiàng)會(huì)議引導(dǎo)，對(duì)于當(dāng)時(shí)的我來(lái)說(shuō)還是小有挑戰(zhàn)的。一方面需要戰(zhàn)勝膽怯（畢竟還未入職，和同事們也都不太熟）；另一方面要有良好的引導(dǎo)技巧，帶領(lǐng)大家積極地投入到討論當(dāng)中去。

怎么辦呢？

我想到了兩個(gè)月之前參加過(guò)的，有關(guān)行動(dòng)學(xué)習(xí)的工作坊（在此感謝劉文迪老師提供聽課機(jī)會(huì)?。?。當(dāng)時(shí)課堂上所學(xué)的共識(shí)建導(dǎo)法，似乎很適合應(yīng)對(duì)這樣的場(chǎng)景。

共識(shí)建導(dǎo)法——一種能夠讓團(tuán)體成員主動(dòng)參與的引導(dǎo)技術(shù)，可以達(dá)到匯集大家思想；通過(guò)對(duì)話識(shí)別更大的類型；總結(jié)團(tuán)體的見(jiàn)識(shí)；達(dá)成決定性的共識(shí)的目的?！破誦y水菱醬

運(yùn)用這樣現(xiàn)成的方法，我就可以少一些自由發(fā)揮的局面。講清楚流程之后，引導(dǎo)大家進(jìn)行討論，這樣我的心理壓力也會(huì)減輕許多。并且這樣的方法還能夠達(dá)到很好的效果，簡(jiǎn)直是一石二鳥有木有~

想要知道為什么我聽完課就可以將知識(shí)全部用起來(lái)嗎？推薦閱讀我的另一篇文章：你只是在聽課，而我復(fù)制了整個(gè)流程

Workshop計(jì)劃表

在確定了會(huì)議討論的方式之后，更有挑戰(zhàn)的就是把控好整個(gè)會(huì)議引導(dǎo)的節(jié)奏了。一方面要關(guān)注大家的進(jìn)度，另一方面還要保證在限定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，要怎樣才能兩者兼顧呢？

導(dǎo)圖小能手小白迅速變身，成為培訓(xùn)小能手。以往的培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)告訴我，是時(shí)候搬出那張計(jì)劃表來(lái)了……

Workshop計(jì)劃表——來(lái)自《會(huì)議就要這樣開》這本書。表格內(nèi)容涵蓋了整個(gè)workshop（或培訓(xùn)）所需要的全部信息，非常的直觀好用~——科普by水菱醬

workshop計(jì)劃表

由于是手繪版草稿，為了方便修改所以內(nèi)容都是用鉛筆寫的，翻拍的效果不佳。

沒(méi)關(guān)系！來(lái)一張書上的原圖看看~

選自《會(huì)議就要這樣開》

圓滿收尾

在做好了這一切的準(zhǔn)備之后，年中會(huì)如期而至。

我在微信好友圈，記錄下了自己職場(chǎng)生涯的一個(gè)小小進(jìn)步：

嘚瑟的好友圈，猜猜哪個(gè)是我？

至于小白后來(lái)是否順利成為了專職員工，你猜呢~

后話

在貼出自己當(dāng)年畫的這些圖時(shí)，心里還是有一點(diǎn)點(diǎn)顧慮的。畢竟天外有天，總有人比你做的優(yōu)秀許多。這些圖表，都是通過(guò)讀書+度娘自學(xué)而來(lái)的，畫得倉(cāng)促，各種不周。

這篇文章，希望大家讀完，能帶給你一點(diǎn)點(diǎn)的啟發(fā)。

也歡迎你留言，質(zhì)疑或探討。我會(huì)盡量每一條都回復(fù)~

最后，還是想說(shuō)之前那句話：

每個(gè)人都有能力找到適合自己的工具和方法，來(lái)幫助自己變得更好。

手繪不一定比軟件強(qiáng)，但對(duì)我來(lái)說(shuō)會(huì)更加適合。

希望讀過(guò)之后，你也可以找到適合自己的學(xué)習(xí)方法。

水菱

20151010

于20151123重新編輯

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